檔案管理的通病
經常有主管抱怨秘書的檔案管理做不好，東西找不到，找到了又是舊的資料，這也許是秘書的方法不正確，可是也有可能是其他的問題，譬如說：
(一) 無健全的組織系統
公司內部的組織系統不斷的變革，使得檔案的歸屬單位經常修改，致使最後移交的時候，誰也不知道檔案花落誰家。
(二) 檔案人員素質低落
管理檔案的人員沒有接受過專業的訓練，所以按照自己的想法去做。或者是找個不相干的人去管理檔案，致使檔案系統十分紊亂。
(三) 缺乏科學化的檔案分類法
所謂科學化的檔案分類方式，是要按照國際慣例來分類，同時依據公司的組織規模來設計，例如按照公司的功能類別，或是按照公司的企業文化發展模式來決定，都必須層層考慮在內。
(四) 無完備的索引
有很多檔案設立，但是任誰也找不到，那就等於零。檔案管理的原則是，任何人隨著檔名，就可以輕易的找到所需的資料，而且資料還是最新的才行。
(五) 缺乏檔案管理制度
無論任何最小的組織或者單位，在建立之初，都要有自己的檔案管理制度，規定一些必要的建置與檔案流程，保存期限等等，這些制度也必須明令公佈。有關完整的檔案管理制度法規，請參照本書最後的附錄。
檔案管理的制度
在一個公司中，檔案管理的工作不應隨便交給新人，而應由對公司的組織文化及歷史有足夠了解程度的人來做；而其實際之檔案管理與鑑定流程，可依下列程序進行：
1.建立公司組織圖
對於商業檔案之鑑定，首要的第一步，即是先建立公司的組織圖，從組織圖可窺出整個公司各例行業務之全貌。
2. 建立公司文件的目錄清單
(1) 全宗原則：依據各部門而列出相關檔案，有些較小的公司並無部門之編制，此時，則依「功能」別來區分；同一部門或同一功能業務而產生之檔案應放在一起，且應依據其原始順序排列，此即所謂的全宗原則。
(2) 文件系列為單元：在全宗原則下，再按照該文件的功能、主題或其他特性而形成各種文件系列，如帳本、會議紀錄等。
通常，在一個公司裡，常見的文件系列類型有：會議紀錄、往來書信、股份記載書、法律文件、財務文件及統計資料等。
而每種文件系列下，又可區分為許多副文件系列，例如：就會計檔案而言，又可分為帳本、各種財務報表、發票等；書信又可依年代、往來客戶之公司名稱或其他標準而分；而會議紀錄則又可依不同委員會、工作團體或年度會議來分。
(3) 檔案盒標籤之製作：每個文件系列之檔案整理好後，可放入檔案櫃，並應在盒外做一標籤，給予明確、清楚的描述，所描述的內容可包括：公司和部門的名稱、文件系列的名稱、文件所涵蓋的起迄日期、保留期間和保存地點、檔案的件數、檔案產生者等等。
3. 定下檔案保存期限及決定其銷毀日期
建立了檔案的清單後，接下來的工作，就是要進行訂下檔案保存期限及決定其銷毀日期的檔案的鑑定工作，這種經過鑑定的檔案稱為「scheduled records」。
通常檔案鑑定工作主要的參考資訊，是來自於檔案的目錄清單（inventories）。因此，目錄清單的詳細與否，對於檔案的鑑定和分析工作，有很重要的影響。
在分析過文件內容後，再參考公司的行政、會計、財務及法律需求，即可定下該檔案的處理計畫（Records Creation Plan, RCP），此計畫即為檔案的歸檔、儲存、保留、銷毀等過程之準則。
在設定公司檔案的保存期限時，需參考公司行政上之需要及法律上之規定，一般而言，有個趨勢是設為十年。
但對於那些屬於日常性例行業務的檔案，可以在保存二年、三年、或是五年後即可銷毀。檔案的銷毀應定期舉行，最好在每年的年初。
為了確保檔案的機密不外流，在銷毀前，最好先檢查核對銷毀清單，以確定該銷毀之檔案均已銷毀。@(待續)
摘編自 《優質秘書養成術》 書泉出版社 提供
