【大紀元2012年10月14日訊】（大紀元記者蘇菲編譯報導）為甚麼井井有條是很重要的？專業家政服務機構——有序生活的組織領導者愛絲特爾說：「有研究表明，一個生活混亂的人每個工作日有20％的時間花在尋找東西上，這是一個巨大的對生產力的浪費，當你計算一下一天裡損失了多少生產力，你就會知道浪費的時間無法挽回來做重要的工作，因此聘請一個專業的組織策劃者是一種投資，不僅能幫你省心，更能提高你的工作效率。」
她說我的工作區最明顯的問題是我沒有一個好的收納裝置。「你有存儲空間，但它並沒有被最有效的利用以發揮最大作用。」她解釋說：「當你有一個小空間時，你必須要仔細考量空間中擺放的每一樣東西，一定要充分利用空間放置真正重要的東西。你沒有空閒的空間可以浪費在不必要的事情上。」
但是，每樣東西似乎都是必要的。我不喜歡扔辦公室的東西，怕有一天我可能還會用到它們。也就是說，如果我真的想收拾殘局，我要調整我的想法，遵循愛絲特爾的整理四步曲，來將物品變得有序。
*第1步：清理
「清除任何不應該放在櫃子裡佔據空間的東西，不重要的、過時的或你已經不需要的東西。」 愛絲特爾說。我的空間清理過程可以說是無情的。如果我在三個月內沒看過這個東西，它就會被扔進垃圾筒。
*第2步：創建一個「工作流系統」
「檢查一下你的工作方式，」 愛絲特爾建議：「有甚麼樣的信息來源？你需要保留哪些信息？你怎麼處理它們？最後，你怎麼清除這些信息？」她解釋說，問自己這些問題可以幫助你創建一個「工作流系統」。單講我的辦公室的修整，愛絲特爾解釋為甚麼在我的辦公桌上，她放了一個來自Indigo的漂亮的垂直分揀櫃。「你是一個依賴視覺的人，」她說：「這意味著你工作中的分類項目和常規項目必須是非常明顯的，就在你的面前。」
*第3步：獲取合適的工具
你所需要的工具取決於你的工作，但不管你做甚麼，你需要有一個基礎整理的裝備，對你來說能有效滿足日常需要。 「人們最大的錯誤是在購買存儲或組織工具之前，他們沒有好好考慮自己真正的需求。」 愛絲特爾說：「一旦分析了你的工作區域究竟需要甚麼，然後再開始思考你需要甚麼樣的存儲裝備。」一些建議包括存儲抽屜和多媒體箱，可以為零散的紙張和印有抬頭的信箋提供時尚和有序的存儲空間。存儲盒還可以作為臨時儲備裝置。垂直分揀機，台架和文件夾存儲架都是有用的工具，可以方便的組織和放置文件。
*第4步：創建一個文件歸檔系統
同樣，怎樣歸檔文件也取決於你做甚麼樣的工作。但是，一旦你已經建立了一個可行的歸檔策略，請務必將文件進行正確的分類並貼上適當的標籤。例如，愛絲特爾堅持自己為所有文件做標籤，並且在盒子上標注信息如「信頭」，「新聞資料袋」，「雜誌」，「CD-ROM光盤」，等等。現在，辦公桌上的每一個文件也都有家可歸了。
