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與規劃相關的思考法

圖解思考最厲害的38種思考法(4)

我們做一件事,不論是自己的事情或是職場上的工作,除非你都能自己獨自完成,否則你都需要其它的資源投入來協助你(圖 :photos.com)

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3.運用「EFFECT分析法」規劃工作所需要的資源

我們做一件事,不論是自己的事情或是職場上的工作,除非你都能自己獨自完成,否則你都需要其它的資源投入來協助你,這些資源可能是人員、資金、設備或是一項專業知識,例如:你可能需要團隊其它成員的協助才能完成一項專案、你可能需要請教專家才能了解如何換上新的水龍頭、或是你需要三百萬元的資金才能實現創業的夢想……等。

所有這些牽涉到「資源」的事情,你都需要在事前先找出來,進行規劃,並加以列管整合;接下來是,有沒有一個簡便的方法可以讓我們找出並規劃好計劃所需要投入的資源,這裏介紹一種「EFFECT分析法」,可以幫助你完成任務,它是六個英文單字的字首縮寫,分別是Energy(能量)、Funds(資金)、Free Time(時間)、Expertise(專業能力)、Conditions(條件)與Things(物資),這是一種「清單」核對的概念,方便你在做任何事情前,都可以先「想清楚」─到底需要哪些資源?要多少資源?又要如何取得?並「說明白」─拿著EFFECT清單與團隊的人員進行溝通與討論。

「EFFECT分析法」的內容與做法

思考「EFFECT分析法」的同時,也可以讓你事先規劃三個重要的任務:「設定目標」、「配置資源」與「分派責任」,依據這些任務,最後你就能推演出一套具體可行的行動方案;在分析的過程中,如果你已做出一套「甘特圖」、「計劃評核圖」或「關鍵路徑圖」…..等安排工作流程的圖表,可配合一起來看,會更加周延與清楚,現在將EFFECT分析法的六個資源要項說明在下面:

Energy(能量)

這是所要花費的力氣、精力的抽象總稱,牽涉事情、人員與時間等層面,執行某項行動是需要一個人短時間、輕鬆地投入就能完成?還是要耗費大量精力、神情專注地才能完成工作?例如:以五分鐘時間拆解一個小型洗手台與以三天時間執行挖土機的挖掘作業,兩者在行動上所需投入的精力明顯不同。

你要仔細檢查每個行動細節所要花費的精力,並以文字進行描述。

Funds(資金)

需要多少資金?資金的來源在哪裏?這兩個問題一定要想清楚。

資金不是一個籠統的數字,應該是精算之後的結果,如果沒有這筆資金或資金不足,就要想辦法填補資金缺口,才能推動待辦中的事項。

在企業中執行專案,動用的是來自企業提供產品或服務的銷售盈餘或是自有的營運資金,在政府是動用年度預算或特別預算的方式,至於其它的單位或非營利性的組織,有時則要透過募款的方式才能取得所要的資金。

Free Time(時間)

指每個步驟所需要花費的時間,由於時間無法像其它資源可以複製,因此,在原有的完成期限下,執行步驟A所需要的時間如果不夠,就只有延長完成期限或是挪用步驟B與步驟C的執行時間,這表示步驟B與步驟C的工作時間將被壓縮。

Expertise(專業能力)

這是指做事的「方法」,每個步驟需不需要某些特別的知識與技術?如果你自己不具備這些知識與技術,就要自己去學或是聘請專業的個人或團隊來執行,企業的一般常態性專案通常都以內部人員任務編組的方式組成,因為這是他們熟悉的產業領域;但在某些專門接國際大型專案的企業,例如:在大型建築案件或國際機場得標的建築師事務所,有些執行專案的成員就要外聘或委外發包。

這是資源規劃所需要的「軟體」,後面第六項的Things(物資)則是指「硬體」方面,兩者恰為對比。

Conditions(條件)

有些行動步驟需要某些特定條件的配合,才能順利展開,這些特定條件可分為「人為」與「非人為」兩大因素,因為人的原因所造成的影響,就是人為因素,例如:人員招募不順、訓練不足導致的延遲,非人為因素則指自然界的因素,例如:連日下雨或風速過強導致吊車的物品吊掛作業延遲;所有牽涉條件的行動,都應該有應變的備案,如果發生以上情形,方案B或方案C可以派上用場(方案A為原始方案)。

Things(物資)

每個步驟需要哪些適當的「硬體」才能進行?包括:原物料、機具、設備…..等,都必須在清單中詳細記錄這些硬體名稱、規格與數量,例如:需要「35公噸的砂石車3台」執行運載作業。

當你以EFFECT分析法規劃好所需要的資源後,還要做兩件事:

A.記錄資源取得的方式

面對EFFECT中的六項資源,你都要自問:目前是不是已經擁有這項資源?放在哪裏?如果目前缺少這項資源或是資源不夠,要如何取得?要透過什麼人或是什麼方法才能拿到?如有必要,你要另外準備一份取得這項資源的行動方案,並指定專人負責。

B.為每個步驟找到負責人

每個步驟都要指定一位負責人,負責人會指派任務給部屬或第三者來執行,這就是組織中明確的權責劃分。




(圖 :臉譜出版社 提供)

總之,當你用過「EFFECT分析法」後,等於整件事情的流程與運作,在你的腦海中走了一遍又一遍,產生對事情或工作的「規劃能力」,也能幫助你將概略的計劃轉變成一套紮實的行動方案,強化後續的「執行力」,並為所有的行動步驟決定「責任歸屬」(有負責的人員擔起責任),使整個工作進行得更為順暢。@(待續)

摘編自 《會圖解思考的人最厲害!寫報告、提企畫案、開發新產品、解決問題,一生受用無窮的38種思考法!》 臉譜出版社 提供

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2012-06-04 12:33 AM
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