【大紀元2015年01月01日訊】（大紀元記者凌妃編譯報導）每天收到的Email多到沒有時間每封看？寄出去的Email常被退回來，原因是收信人的郵箱爆了？美國《赫芬頓郵報》（The Huffington Post）2014年12月29日報導了5招高效人士常用的Email處理方法，讓工作更有效率。
1. 設定每天查看與回覆電子郵件的時間
一天內可選擇幾次快速查看電子郵件，先過濾是否有重要且緊急事件必須馬上處理，也可以順手將垃圾郵件刪除。
專家建議，一天只需要2個比較長的時段專心處理郵件。美國加州大學的一項研究發現，那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率，而心理上的壓力也比較輕。
2. 優先處理重要的電子郵件
優先並即時處理重要且緊急的郵件，並在信件中將意思表達清楚，因為不是每個人都會有時間仔細閱讀每封郵件。
專家建議，將電子郵件的重要性與緊急度按優先處理順序分類，先處理重要且緊急的電子郵件，不重要又不緊急的可緩點做。
3. 電子郵件只傳送簡易、可快速處理的事情
電子郵件適合當天回應、簡單處理的信件，若是你有更重要的事或決定要做，這時以電話聯繫或是面對面的討論更適合。見面三分情，還有聲音對決策是有影響力的，都會讓複雜的事情更快速被解決。此外，當電子郵件中的文字表達模糊時，往往容易被誤解。
4. 將電子郵件分類
將電子郵件依不同屬性做好分類，可以大大提升工作效率。你可以當自己的郵差，創建個人化的文件夾，若以寄信人來分類，如：客戶郵件、公司郵件、部門郵件、朋友郵件或是社團郵件等；若以主題來分類，如：工作郵件、旅遊郵件、促銷郵件、線上購物郵件或是醫療郵件等。
還有，趕快退訂不再使用的垃圾郵件。垃圾郵件的數量過多，即使每天刪除，也是很浪費時間。
5. 直接回信 不要拖
在每天固定時段處理電子郵件時，可馬上回覆者就立即處理，信件內容不需冗長或是華麗無實。簡潔訊息，有時即使只是簡單的幾個字，如：「謝謝」、「知道了」都能讓你建立信譽。**
責任編輯：林妍
