賴昭宏:提升工作效率的關鍵要素

更新: 2006-07-24 04:22:02 AM   標籤:tags: 工作效率

【大紀元7月24日訊】每次到了寒、暑假的最後一天,新聞常會報導小朋友趕寫作業的「慘痛經驗」,不僅小孩緊張,父母也跟著忙翻天。直到長大後,進入社會工作,面對上司老早就要求的企劃案,也是趕在截止時的最後幾天才交出。

相信大部份的朋友是這樣的!但相對的,我們也常發現,有人卻能夠把事情處理的正確快速、條理分明;相同的24小時,要如何能有效地提升自我的工作效率呢?

答案在人對時間的認知上。偉大的哲學家蘇格拉底曾說:「黃金時刻在我們生命之流中滾滾而過,但我們卻只看到一些砂礫;天使常常來造訪我們,但我們卻在他走後才知道。」很多人花費許多時間,但有時卻得不到應有的成果,等到時間過了後,才開始懊悔。

「Time and tide wait for no man.」,面對每天接踵而來的大小事,為了掌握時間優勢,可考慮「簡單化原則」,一次處理一件事情,處理好後,再去處理其他別的事,這樣一來,才可以專心於一件事情上,把它做好。其次為隨身攜帶小冊子與筆,利用瑣碎的時間,像是等車或走路、運動的時間,把曇花一現的瞬間靈感寫出來。以下提供學生或是上班族的朋友幾點提高效率的方法:

【提高自我辦事效率】

首先先確立這個月工作的大方向,再訂立這禮拜應該完成的事項,放在每天都會看到的明顯處,目標一但經仔細思考之後,切勿優柔寡斷!一步步的去執行。其次考慮目前的我有哪些可用的資源;此又可分無形的或有形的資源,無形的資源像是同學、朋友或是認識的人,在人際關係的處理問題上,應多拓展人脈。有形的資源像是圖書館的資料、網路、投資購買電子儲存設備,資料備份,才不會因為檔案流失而浪費時間與精力。

【提高開會效率】

在各開會的過程中,常常會發現有許多是冗長而不必要的多餘時間。歸咎其原因,可發現是會議時間公佈太快,致使人員來不及準備、參與開會的員工事前沒做功課、員工缺乏參與感所致。「有效的會議」為避免上述情況外,在每次開會前,應先確立這次開會的目的、為何事而開?在會議進行中,委派員工擔任記錄,登錄此次會議的重要事項(包含:參與員工、時間、地點、目標結論與執行方式等),於每次開完會後,印製給每一個員工共同遵守。有時可透過腦力激盪等方式,指出最適當的方法。且開會的時間應選在各個相關人員皆在場,如此才能夠貫徹政策。誠如英特爾董事長葛洛夫所說(Andrew S. Grove):「你絕對無法避免開會,但你可以讓會議更有效率。」

「認清問題就等於已經解決了一半的問題。」,重視個人與整體工作效率的提升,不僅讓個人對於工作更有熱忱感,更會讓個人在職場上的魅力加分!適當的壓力,無形中產生一股動力,確實是可以提高工作效率。高效率不是「趕」、「快」,更不是盲從,而是按步就班地把細節排定在自我合理的時間內,依照進度去達成!@
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