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時間管理達人:正向應對會議的四大法則

呂宗昕

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正向應對會議的四大法則—哈佛大學的心理測驗
會議,未必要將其視為洪水猛獸。
逃避會議,會被老闆視為異類。
正向面對會議,才能成功制服會議。

哈佛大學的心理測驗

哈佛大學曾進行一項有趣的心理測驗。授課的教授問班上學生:

在第一個世界裡,你一年賺五萬元美金,別人才賺兩萬五千元美金。

在第二個世界中,你一年才賺十萬元美金,而別人賺二十萬元美金。

假設兩個世界的物質條件及生活狀況均相同,你要選擇哪一個世界?

結果出乎意料地,大多數學生都選擇第一個世界,他們寧願口袋裡的薪水少一點,卻期望自己與他人相比可占有相對的優勢。

讓我們以類似的問題來問自己:

在第一家公司,你一天上班十個小時,別人僅需上班八個小時。

在第二家公司,你一天僅需上班八個小時,別人卻要上班十個小時。

假設兩家公司的薪資皆足以滿足你在生活與物質上最基本的需求,那麼,你會選擇哪一家公司?

相信絕大多數的上班族均會選擇第二家公司。因為應該沒有人樂意見到自己比別人更忙,也沒有人喜歡看到別人比自己更閒。

「我覺得自己好像不是上班族耶!」一個年輕人告訴我。

「那你是什麼族?」我問。

「我覺得自己是『開會族』!」他略帶無奈地說。

如果將大部分的上班時間都耗用在開會上,就沒有足夠的時間可完成正事。在第二章中,曾提及「三抓三放」的概念:

抓大事、放小事
抓正事、放雜事
抓要事、放閒事

其實很多時候,屬於小事、雜事及閒事的會議屢見不鮮。當然亦有針對大事、正事、要事的會議,但往往只占會議總數的一小部分。因此我們可將「三抓三放」的概念應用於會議上:

抓大會、放小會
抓正會、放雜會
抓要會、放閒會

對於大會、正會、要會,應主動參加,並在會議上適時發表意見;對於小會、雜會、閒會,則應盡量減少出席,以節省自己的時間。

正向應對會議的四大法則

為了管好自己的時間,對於開會,我個人有幾項原則。簡述如下,供你參考:
1 能不去開的會,盡量不要去。
2 能不召開的會,盡量不要開。
3 能提前離席的會,盡量提早離開。
4 能提前結束的會,盡量提早結束。

我本身很幸運地在開會這件事情上,享有較多的「主動權」。

但是礙於長官關愛的眼神或嚴格的要求,上班族有時很難拒絕參與一些會議,或是無法提起勇氣開口要求提前離席,這或許是因為主管與部屬對於會議的認知不同所致。但是,為了達到更高的工作績效,你應該積極爭取選擇開會的「主動權」,為自己的工作時間「謀福利」。

對於經常被動地遭到「徵召」出席會議的上班族,我提供一個示意圖,說明「正向應對會議的四大法則」建議如下:

高精度圖片

側面瞭解開會之目的

並非每會必開、有會必到的人,就是一個稱職的上班族。在開會之前,先側面瞭解會議之目的,探知此次會議的主題是否與自己負責的業務有直接相關。如果開會的議題與自己的關連性甚低,則應予以適當篩選。

委婉向主管或上司請示

一旦確知自己並無參加某項會議的必要,請在事前主動向主管說明不需與會的理由。以充分的理由加上良好的溝通態度,相信必能取得上司的諒解。

麻煩其他同事代為出席

若遇到重要會議,卻無法抽空出席,應央請同事扮演「替身」代為出席。出席意味著對議題的重視,也代表著對主持會議者的尊重。可將個人意見及欲發言內容,委託同事代為陳述,適時適地表達意見及提供建言。

善用開會的時間

如果是不得缺席的會議,除了聆聽發言者的重要陳述外,其實在意見交換、文件傳遞、議案交替等過程中,尚有許多可供善加利用的空檔時間。我們未必要明目張膽地將公文帶進會議室內處理,但是可以利用這些空檔時間,規畫會議結束後的工作事項,安排工作的優先順序,思考尚未釐清的問題,或是構想因應會議結論應做何種調整。

越是懂得善用開會時間的人,越能減少會議對自身的無形耗損。

開會或許是上班族無可避免的宿命。

但是,積極主動應對會議,將會改變自己的工作命運。@

摘自 《時間管理黃金法則》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)

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2009-01-13 9:55 AM
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