商用書信收件對像不外是企業顧客、經銷商、配銷商、供應商等合作夥伴，此外也可能是公司同事或者是一般消費者。所以，在準備或撰寫商用書信時，想看看如果你是收信者，你期待收到什麼樣的信件內容？交辦事項都詳列清楚或解決了嗎？要傳遞的訊息明確表達了嗎？信件格式正確嗎？設身處地為對方著想時，企業要建立起良好的顧客關係就輕而易舉！
商用書信撰寫準則
Heading － give your letter a heading which will make it easier for the reader to understand your purpose in writing.
下標題：在書信起始時，下一簡潔標題，例如：報價，以表示去函目的或緣由，讓對方在最短的時間內就可以一目瞭然來信目的。
Plan ahead － decide what you are going to say before you start to write a letter. Because if you don’t do this, the sentences are likely to go on and on until you can think of a good way to finish.
計劃書寫內容：書寫信函時先草擬大綱，列出去函目的與交辦事項，哪些重點該提，哪些內容可以省略。事前擬稿可避免龐雜無章的內容。
Short sentence, short words － use short sentences and short words that everyone can understand.
儘量使用簡潔有利的句子與單詞，讓對方可以很快瞭解來意。
Number each paragraph － put each separate idea in a separate paragraph. Number each of the paragraphs which will help the reader to understand better.
段落分明：商用書信忌不分段落，將所有想表達的內容一股腦兒宣洩。建議為了讓讀者更瞭解書信內涵，不同主題必須分段闡述。
Think about your reader
書信內容與出發點永遠以客為尊，時時奉「顧客至上」為圭臬。
撰寫書信時，需注意內容是否符合下列5Cs：
CLEAR（清晰） ＞ your reader can see exactly what you mean.
意思表達需明確。
COMPLETE（完整） ＞ make sure all the necessary information is included.
一封商業信函內容必需完整，如：邀請函應詳細說明時間、地點等。
CONCISE（簡潔）＞ your customer is probably a busy businessman with no time to waste.
想看看：或許你的客戶是一位忙碌的生意人，他的寶貴時間是不容恣意浪費的。所以，一封簡潔易懂的書信，對他而言就益顯重要。
（1）簡潔語句的運用
We wish to acknowledge the receipt of your letter…
可簡潔為：We appreciate your letter…（我們感激您的來函…）
Enclosed herewith please find two copies of…
可簡潔為：We enclosed two copies of…或Please find enclosed two copies of…（隨函附上兩
份…）
（2）短句或單詞的運用
Enclosed herewith —–> enclosed
at this time —–> now
due to the fact that —–> because
a draft in the amount of $2,000 —–> a draft of $2,000
摘自五南文化事業機構出版《商用英文：最佳商務往來溝通藝術》
(http://www.dajiyuan.com)
