COURTEOUS（謙恭）＞ make sure the letter is written in a sincere and polite tone.
寫信時要多從對方的立場考量，而非僅從自身想法出發，語氣上將可更尊重對方。措詞要有禮且謙恭，及時地回信也是禮貌的表現。
例句
○ We have received your letter of 26 July with many thanks.
（我們很感謝收到您於7月26日寄出的信函。）
○ It’s our great pleasure to send you our latest catalog.
（能寄給貴公司最新型錄是本公司最大的榮幸。）
○ You will be particularly interested in a special offer on page 2 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 26 July.
（您將特別對附上的最新型錄中第二頁的特別優惠有興趣，該型錄是您於7月26日的來函中索取的。）
○ You earn 3% discount when you pay cash, and we will send you the brochure next month.
（當您付現時，可享九七折折扣。我們將於下個月寄目錄給您。）
X We allow 3% discount for cash payment. We won’t be able to send you the brochure this month.
（我們允許客戶付現時享九七折，我們無法於本月寄目錄給你。）
CORRECT（正確） ＞ avoid any mistake in grammar, punctuation mark or spelling.
應避免犯任何文法、標點符號以及拼字上的錯誤。為有效杜絕拼字錯誤，可以利用word所提供的「拼字檢查」作全面的核對。
（1）避免用詞錯誤
X As to the steamers sailing from Kaohsiung to San Francisco, we have bimonthly direct services.
此處bimonthly用法會產生歧義：可以是twice a month（一個月兩次）或者every two months（兩個月一次），建議改寫為：
○ 1. We have two direct sailings every month from Kaohsiung to San Francisco.
（每個月從高雄到舊金山有兩次直航班。）
○ 2. We have semimonthly direct sailing from Kaohsiung to San Francisco.
（每半個月從高雄到舊金山有一次直航班。）
（2）注意詞語所放的位置
1. We will be able to supply 6 cases of the item only.
（我們將只能夠供應六箱商品。）（可能有多項商品。）
2. We will be able to supply 6 cases only of the item.
（我們將只能夠供應該項商品六箱。）（只有一項商品。）
（3）注意句子的結構
1. We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.（我們昨日已將你於5月20日寄出的航空信件中所要求的5個樣品寄出。）
2. We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20. （我們已將你於5月20日信件中所要求的5個樣品以空運寄出。）
摘自五南文化事業機構出版《商用英文：最佳商務往來溝通藝術》
(http://www.dajiyuan.com)
