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与规划相关的思考法

图解思考最厉害的38种思考法(4)

我们做一件事,不论是自己的事情或是职场上的工作,除非你都能自己独自完成,否则你都需要其它的资源投入来协助你(图 :photos.com)

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3.运用“EFFECT分析法”规划工作所需要的资源

我们做一件事,不论是自己的事情或是职场上的工作,除非你都能自己独自完成,否则你都需要其它的资源投入来协助你,这些资源可能是人员、资金、设备或是一项专业知识,例如:你可能需要团队其它成员的协助才能完成一项专案、你可能需要请教专家才能了解如何换上新的水龙头、或是你需要三百万元的资金才能实现创业的梦想……等。

所有这些牵涉到“资源”的事情,你都需要在事前先找出来,进行规划,并加以列管整合;接下来是,有没有一个简便的方法可以让我们找出并规划好计划所需要投入的资源,这里介绍一种“EFFECT分析法”,可以帮助你完成任务,它是六个英文单字的字首缩写,分别是Energy(能量)、Funds(资金)、Free Time(时间)、Expertise(专业能力)、Conditions(条件)与Things(物资),这是一种“清单”核对的概念,方便你在做任何事情前,都可以先“想清楚”─到底需要哪些资源?要多少资源?又要如何取得?并“说明白”─拿着EFFECT清单与团队的人员进行沟通与讨论。

“EFFECT分析法”的内容与做法

思考“EFFECT分析法”的同时,也可以让你事先规划三个重要的任务:“设定目标”、“配置资源”与“分派责任”,依据这些任务,最后你就能推演出一套具体可行的行动方案;在分析的过程中,如果你已做出一套“甘特图”、“计划评核图”或“关键路径图”…..等安排工作流程的图表,可配合一起来看,会更加周延与清楚,现在将EFFECT分析法的六个资源要项说明在下面:

Energy(能量)

这是所要花费的力气、精力的抽象总称,牵涉事情、人员与时间等层面,执行某项行动是需要一个人短时间、轻松地投入就能完成?还是要耗费大量精力、神情专注地才能完成工作?例如:以五分钟时间拆解一个小型洗手台与以三天时间执行挖土机的挖掘作业,两者在行动上所需投入的精力明显不同。

你要仔细检查每个行动细节所要花费的精力,并以文字进行描述。

Funds(资金)

需要多少资金?资金的来源在哪里?这两个问题一定要想清楚。

资金不是一个笼统的数字,应该是精算之后的结果,如果没有这笔资金或资金不足,就要想办法填补资金缺口,才能推动待办中的事项。

在企业中执行专案,动用的是来自企业提供产品或服务的销售盈余或是自有的营运资金,在政府是动用年度预算或特别预算的方式,至于其它的单位或非营利性的组织,有时则要透过募款的方式才能取得所要的资金。

Free Time(时间)

指每个步骤所需要花费的时间,由于时间无法像其它资源可以复制,因此,在原有的完成期限下,执行步骤A所需要的时间如果不够,就只有延长完成期限或是挪用步骤B与步骤C的执行时间,这表示步骤B与步骤C的工作时间将被压缩。

Expertise(专业能力)

这是指做事的“方法”,每个步骤需不需要某些特别的知识与技术?如果你自己不具备这些知识与技术,就要自己去学或是聘请专业的个人或团队来执行,企业的一般常态性专案通常都以内部人员任务编组的方式组成,因为这是他们熟悉的产业领域;但在某些专门接国际大型专案的企业,例如:在大型建筑案件或国际机场得标的建筑师事务所,有些执行专案的成员就要外聘或委外发包。

这是资源规划所需要的“软体”,后面第六项的Things(物资)则是指“硬体”方面,两者恰为对比。

Conditions(条件)

有些行动步骤需要某些特定条件的配合,才能顺利展开,这些特定条件可分为“人为”与“非人为”两大因素,因为人的原因所造成的影响,就是人为因素,例如:人员招募不顺、训练不足导致的延迟,非人为因素则指自然界的因素,例如:连日下雨或风速过强导致吊车的物品吊挂作业延迟;所有牵涉条件的行动,都应该有应变的备案,如果发生以上情形,方案B或方案C可以派上用场(方案A为原始方案)。

Things(物资)

每个步骤需要哪些适当的“硬体”才能进行?包括:原物料、机具、设备…..等,都必须在清单中详细记录这些硬体名称、规格与数量,例如:需要“35公吨的砂石车3台”执行运载作业。

当你以EFFECT分析法规划好所需要的资源后,还要做两件事:

A.记录资源取得的方式

面对EFFECT中的六项资源,你都要自问:目前是不是已经拥有这项资源?放在哪里?如果目前缺少这项资源或是资源不够,要如何取得?要透过什么人或是什么方法才能拿到?如有必要,你要另外准备一份取得这项资源的行动方案,并指定专人负责。

B.为每个步骤找到负责人

每个步骤都要指定一位负责人,负责人会指派任务给部属或第三者来执行,这就是组织中明确的权责划分。




(图 :脸谱出版社 提供)

总之,当你用过“EFFECT分析法”后,等于整件事情的流程与运作,在你的脑海中走了一遍又一遍,产生对事情或工作的“规划能力”,也能帮助你将概略的计划转变成一套扎实的行动方案,强化后续的“执行力”,并为所有的行动步骤决定“责任归属”(有负责的人员担起责任),使整个工作进行得更为顺畅。@(待续)

摘编自 《会图解思考的人最厉害!写报告、提企画案、开发新产品、解决问题,一生受用无穷的38种思考法!》 脸谱出版社 提供

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2012-06-04 12:33 AM
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