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管理拾穗:一加一等于多少

作者:曾涣钊

做好专案管理也许并不太难,先专注好手上的一件事,做完了再做第二件事。(photos.com)

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若问小学一年级初学算术的小学生一加一等于多少?标准答案是二。这是无庸置疑的。但是在现实的环境里,特别是在专案管理的情况,一加一可能就不等于二,它可能是小于二的任何数字,也可能是零。

一个人若被指派做一件工作或负责一个专案时,他的主管忽然又加了另一件事给他做,现在他同时要处理一件事或专案。表面上看来,主管这样做是想提高有限资源的使用率,让每个人的产能得以发挥到最大(俗话不是常说“能者多劳”吗?)。

但事实上,一个人在处理一件工作或专案时,再加上另一件工作时,他就得放下原本处理到一半的工作,改做另一件工作。而被迫放下的工作,一旦延误某些时日之后,不紧急的事就会变成紧急,若有人来追问第一件工作的进度,他只好放下手上第二件工作,回头重拾第一件工作。当第一件工作又完成一部分时,老板来追问第二件工作的进度,他又只好赶快找起第二件来做。就在拿起和放下之间,完成工作或专案的时间就会延长。拿起和放下的次数越多,工作或专案完成的时间就会越往后延。因此一个人若依顺序,每次只专注于一件事或只负责一个专案,这件工作或专案就可提前完成。若同时负责二件工作或二个专案,很有可能这二件工作或专案都无法在预期的时间内完成,而一事无成。

许多管理者身兼数职,每天参加许多工作或专案的检讨会议。表面上,每天的工作行程,从早到晚排得密密麻麻,分分秒秒都没有浪费,非常的充实,但是负责的工作或专案则往往无限期的延后。这情况让我们想起在马戏团里观看表演空中抛球的特技,当表演者手上只有一个球时,他可以很容易的接住。如果空中同时有二个球,这也难不倒他。但是若空中同时有三、四、五个球,就难保有一个球不会摔下。而其中如果有一个球不小心掉落,而他必须弯腰去捡这个球时(他不能搞砸任何一件事),其他的球也都会同时掉在地上,他无法完成任何一件事。因此1+1+1+..的结果,可能是零。

做好专案管理也许并不太难,先专注好手上的一件事,做完了再做第二件事。同时想完成许多任务或专案,可能到后来一事无成。另外一个重点是管理专案的目的是在确保每一个专案可以如期完成,而不是充份利用每一项资源。(管理迷思之五)@

摘编自 《管理拾穗部落格安瑟管理Arthur  提供

责任编辑:武晓玫

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2019-06-06 1:12 AM
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