公司新创的项目越来越多，但是人员却无法增加，每个单位主管都会感觉人力越来越吃紧。该如何解决呢？以我多年的经验，就是将工作简化，概分为两大项：一、简化作业流程；二、简化工作项目。
笔者建议，先试着简化作业流程，因为这影响层面大效益高；实在不行，再进行工作项目简化，对比较没效率的工作项目或执行后成本大于效益的工作项目，予以简化或者不做，让人力用在刀口上。
如何简化作业流程？笔者分享一个自己的亲身经历，希望能启发管理者的思考，进而做出更洽当的决策。
多年前，我调任到一个新单位，单位人力实在吃紧，因此决定将所有同仁的工作内容进行全面分析，试图找出是否有多余人力的脉络，可以处理日渐增加的工作项目。
透过分析发现，有两位同仁的职务是属于例行工作事务，他们的工作主要内容是接受纳税义务人的申请，厘正电脑系统资料，再发文给纳税义务人核准申请事项，而这个发文的动作，作业量非常大，所以就占用了两个人力。
注意到这个作业流程了吗？接受申请、登录电脑厘正、发文，这样三段式作业程序，最繁杂的部分，是处理发文系统。所以，我重新设计新的作业流程，把原有的申请书重新设计为A4纸张大小，中间以圆点横线分隔为两部分，上方为申请联，下方为核备联，所以又刻了一个核备原子章，中间有可拨动的日期。
然后，再将作业流程重新设计，申请人以新表格填写，承办同仁接受申请，现场于核备联盖上戳章，再撕下交给申请人收执，如此简化了发文的动作。申请人也很高兴，当场提出申请，就能收到核备联，不用再旷日废时的等待核准公函，简化纳税义务人处理程序。
这个新的流程让工作简化，不但节省人力与发文纸张，也节省了邮资，更给申请人提供最快速、最便利的服务，最后只需要1/2个人力，处理电脑登录与厘正，解决当时人力吃紧的问题。所以简化作业流程是提升人力很好的秘诀，可以提供更好的服务，让服务更有效率。
简化作业流程在管理学上有个学术名词叫“流程再造”，主要的原理是在于，以往可能局限于人工作业、批次作业，造成流程上的设计不符合快速、稳健、即时反应的原则。所以，审视作业流程有否改进的空间，这就是流程再造。而针对每一个步骤进行分析，哪边的流程可以更有效率的处理，然后绘制出新的作业流程图，就可以进行流程再造。
前面的案例与理论分享，希望对管理者有所帮助，好好审视你现在所有的工作项目中，是否有流程再造的地方，若能有所调整应该会让各工作项目更有效率。@*
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责任编辑：曾晏均
