【大纪元4月6日讯】（大纪元记者李景和编译）微软总裁比尔‧盖兹创业30年，成为世纪名人与巨富，他在最近的《财富》杂志发表一篇自述，说明他如何身体力行，大量地使用数位工具来经营企业。
盖兹说，与30年前微软创业之时相比，就会发现我们今天的工作模式已经在转型，在逐渐接近所谓的数位工作模式了。
盖兹的办公室没有多少纸张。办公桌上有一个由三个萤幕所组合成的一个大“桌面”，他可以把一个萤幕上的某个项目拖曳到另一个萤幕上。他说，一旦你进入了大萤幕的世纪，你再也不会想走回头路了，毕竟它直接影响到整个生产力。
左边的萤幕列出电子邮件，中间的萤幕通常是一些正在阅读且必须回复的邮件，右边的则是浏览器。这样的安排让他一览全局，在作某项工作时，随时可发现有新进来的信息，而且在开启邮件时，仍然可以连结到与邮件有关的事项。
在微软，电子邮件是最常用的沟通工具，使用频率胜过电话、书面文件、部落格（博客）、公布栏，甚至开会（语音信箱与传真也都整合到邮件信箱了）。
盖兹每天平均收到100 封电子邮件。使用过滤机制，只有特定等级的邮件才会直接进入他的信箱，比如他所回复过的寄件人、英特尔与惠普等合作友厂的旧识、以及他认识的人。不过，助手会把其未经核准的寄件人名单列示一份，让他知道有谁来信，这样，盖兹就可以知道人们的称赞、抱怨或者咨询。
盖兹说，我们面临的挑战不在于怎样利用电子邮件进行有效的沟通，而是能否确实把时间花在至关重要的邮件上。我使用类似“收件规则”的工具，按照信件的内容与重要性，把它们加上记号或群组起来，以利于检索。
盖兹使用电子邮件、桌面档案夹以及线上日历处理日常事务。每当他来到办公桌前，他就可以专注于加上标记的邮件、检查监查专案进度与特定部落格的档案夹。
微软Outlook软体的右下角有一个来信提示的图志。盖兹很自律，除非是急迫的邮件，他都不去理睬。
保持专注是一个问题，这牵涉资讯超载。另一个问题是资讯欠载。被大量的资讯所淹没并不意味着拥有适当的资讯，或者我们接触到的是适当的人士。
盖兹使用一种叫做 SharePoint 的工具来处理资讯，它可以建立一些网站来统整若干特定专案，这些网站中包含了计划、时程、论坛与其它讯息；任何人都可以透过几个滑鼠按键就完成建站工作。
目前，盖兹准备过“思考周”。五月的一周里，他要闭门读取近百篇来自微软内部员工关于公司与未来科技议题的文章。这项工作，他已经持续作了12多年。过去是采用书面报告，盖兹是唯一的阅读和评论者；而现在，整个流程采用数位化，而且开放给整个公司员工。
盖兹认为他现在能很有效率的选择适当的文章来阅读，然后加注电子评论，让员工立刻能阅读的到。
SharePoint 让盖兹得以和许多员工接触。盖兹认为它像是个超级网站，允许多人来编写、讨论，比发送电子邮件的例行作业更为开放，它也会在你感兴趣的议题上吸引你的注意力。
另一项对盖兹生产力有大幅提升的工具是“桌面搜寻”，它改变了盖兹从个人电脑、公司服务器或互联网上撷取资讯的方式。随着硬碟容量和网路频宽的提升，盖兹在个人电脑和服务器中累积了大量形式不一的资讯，有电子邮件、文本、影音档、数据库等等。
他不必逐一检视各个档案匣去寻找某个文件里的片言只语，只要在工具列上键入关键词搜索，在电子邮件和各种文件中检索出条件符合的内容就都会呈现出来。电话号码和电子邮箱也用同样的方式搜寻。
盖兹很少使用纸张，新闻有90%来自线上；开会想记下事情时，使用Tablet PC，它能和办公室的电脑同步化，所以盖兹随时能掌握所需要的档案资料。想要记下头脑中冒出来的词组只字，也可以使用一个叫OneNote 的软体，所以盖兹的记事本也都是数位形式。
盖兹办公室里保留有一项低科技的设备，就是白板。他还有一些漂亮的彩色笔，在和大家进行脑力激荡时，甚至于独自思考时，可以写在白板上，感觉也很好。
一些微软办公室里的白板，甚至还能够把面板上的图案复制下来、传送到电脑中，颇像大型的Tablet PC。目前盖兹还没有，也许明年他会换一个。
盖兹最后说，我的日子多半排满了会议行程，所以在白天里能够腾出片刻写下我的想法就觉得很奢侈了。但是有时还是没有空，在晚上孩子们就寝后，如果能坐在家里浏览还没有回复的信件，就很不错了。如果整个星期都很忙，我会在周末送出长而思考周全的电子邮件。当人们周一上班时，会发现我忙了一个周末，他们收到了很多的电子邮件。
(http://www.dajiyuan.com)
