做好時間管理 公司高管忙而不焦頭爛額

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【大紀元2012年07月07日訊】(大紀元記者萬君編譯報導)由於經濟復甦緩慢和管理層級減少,許多公司的管理人員面臨著不斷增加的工作量,他們每天不但要努力執行計劃,還必須處理許多緊急情況,包括不斷出現的電子郵件、電話、短信以及在線與虛擬會議。

所以,很多管理者總說:「我太忙了。」他們如何完成所有的工作而不焦頭爛額呢?這已是一個刻不容緩的課題。

《華爾街日報》報導,谷歌公司執行副總瑪理薩梅耶(Marissa Mayer)每隔幾個月就安排為期一周的休息以紓緩壓力,因為她平時每週工作90小時,儘管有時她的計劃會被打亂。該公司其他高級管理人員也會找到方法來管理時間,使他們不但能夠在長期目標上取得進展,而且也不會有焦頭爛額的問題。

賓州馬耳文的艾樂耳培訓和諮詢公司總裁麥克拉奇說,「高層經理人由於有太多要做的事情以至沒有足夠的時間去完成一些事」,他們經常忽視他們最重要的責任--改善經營。十年前,他每年進行25個時間管理研習會,現在已增加到每年約150個。

無數的領導講座、書籍、軟件和網站為許多高管提供不同的應對策略。專家說,初學者可通過嚴格的自我評估或編制的日常任務列表,來決定哪些事情對你是最重要的。

職業生涯參考書《走樓梯》(Take the Stairs)的作者、西南諮詢公司的共同創始人羅里魏德恩說,有明確目標的老闆能最終讓其他人的目標與自己的目標一致。

他說,主要問題是優先權稀釋(priority dilution):即緊急情況下,拖延最重要事項的執行,管理者要積極決定哪些事情不能做。自2008年以來,他的公司先後為800餘人講授了時間管理的概念。

對於緊迫性上癮者如畢曉普來說,說比做容易。在2011年1月,位於加州佩塔魯瑪市的赫弗南保險經紀公司(Heffernan Insurance Brokers)高級副總裁畢曉普,每天在掙扎中處理280封電子郵件且往往為同事的危機所分心。她說,「我喜歡解決問題。」

然而,在經濟衰退期間,畢曉普女士來自建築行業客戶的營業額已暴跌50%,她發現自己沒有時間引進新客戶。她的團隊成員也面臨類似的窘境。她說,她不得不重新聚焦銷售業務並以身作則。

在魏德恩先生指導協助下,畢曉普女士將有助於營業額的活動進行排序,每週專門用兩天來開發潛在客戶。在那段日子裡,有緊急需要的人仍然不時進入她的辦公室,但她說她現在能夠維持原則,並堅持她的首要任務。她說,她認識到,「十分之九的緊急情況可以等待」。

努力已見成效:畢曉普女士的佣金收入去年倍增至6萬美元,而同年她團隊的佣金同比也增長50%至60萬美元。她說,在她顯著的績效中, 不動搖地運行優先事項「扮演著非常重要的角色」。

對於一些有時間飢餓症的經理,詳細的日曆往往比制定每日待辦事項更有意義。時間管理培訓師麥克.拉奇先生建議客戶排定每月可提升生活目標的約會--例如,參加可能找到更好工作的社交活動。他還建議準備每周可供老闆追踪的計劃,如經常性收入報告和調度日常的項目,如果沒有完成,最終他們將會有麻煩。

待辦事項清單使賓州註冊會計師協會的執行董事及首席執行官科爾根長期感到沮喪。他說,「我沒將這些事情做完。」於是,拉奇先生幫助他把電子日曆變成一個有效的規劃工具。

他說,日曆促使一定比例的會計師每季度和高管進行商議。高級管理團隊在每月的對話前,審閱這些日曆上的更新事宜。因此,團隊會議很快變得「更有效且更好地注重策略問題。」

科爾根先生說他「花太多時間處理小事情」,後來他學會了如何有效委派任務。他還說,通過少量委派任務給他的副總,他的策略得到了更大的支持。同樣重要的是,他贏得了時間開始出城訪問。他相信,時間管理幫助他去年九月贏得了首席執行官的職位。

高管的求職網絡ExecuNet在五月下旬市調了153個美國招聘者,得出的結論是增加高管工作量「是不可持續的」,因為雇主已將他們的領導層級壓縮太扁平且時間太久了。

在某些情況下,繁重的工作可能損害健康。總部位於休斯頓的四個州的貨運公司總經理克里斯汀.摩根一直睡不好,而且在馬不停蹄的工作壓力下,造成了她的高血壓。這位全球起重機物流高管記得,「我所做的一切是工作,」「我從來沒有有效的危機管理模式。」

大約在2009年開始,她的教練魏德恩先生勸她把重點放在「收穫季節」上,僅短期工作繁忙。收穫季節可持續幾個小時至幾個星期,「你把事情作完但別的都沒做,」魏德恩先生解釋說。「關鍵在於可以偶爾這樣做,而非長期這樣。」

今天,摩根女士說,她花點時間解決危機。她減重28磅,血壓已恢復正常。

通常每週塞滿60次工作會議的谷歌全球副總裁梅耶女士說,為抵消艱苦的時間表,並確保她仍然文明對待同事,她打算大約每6個月有一個星期最好到新的區域去旅行。

她說,部份原因是,知道她將要離開辦公室,會迫使整個公司的運作系統到位,以便保持工作的順利開展。然而,由於忙於全球知名餐館評鑒雜誌《Zagat》的收購工作,邁爾女士不得不擱置去年八月去克羅埃西亞旅行的計劃。「我應該前往克羅埃西亞,」她說。她在隨後的電子郵件中補充說,「這是正確的選擇」,她會重新安排八月份的假期。

(責任編輯:張東光)

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