遠距工作者必備6項軟實力 AI也難取代你

作者: 佐依Zoey

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從新創與外商公司的需求了解到可投資的硬實力技能後,我們就要來聊聊身為遠距工作者最重要的「軟實力養成」。

如果我們把硬實力比喻成自由入座活動的入場門票,那軟實力就是能夠讓你入場後快速通關且盡早選位的VIP票券。能夠進到場內的人,都是有一定實力且有實質技術的人才,優秀的人才很多,實力堅強背景很硬的人也很多,你會的技能其他人也都有,那你究竟有什麼特別之處?有什麼加分條件呢?

這其實是我們每一個人都必須考慮的現實問題。隨著資訊流通的速度壓縮,養成一項技能所需要的時間成本也越來越低,有些人可能是非本科系,後天養成的設計師,跟你一樣有美感、有熱情,也會一模一樣的應用軟體,甚至要求的薪資還比你低,那樣的話,我們的決勝關鍵會是什麼呢?答案就是:軟實力。

換個角度想想:AI 革命的到來指日可待,所有機器人與人工智慧都能夠在專一領域上做深度學習,甚至用更短的時間,完成比人類更優質、更少出錯率的任務。但是,目前的機器人開發依然是以「專才導向」為目標做設計,我們希望這些科技幫手能以非常明確的目標,高效地完成非常明確的專案,但這樣的人工智慧就難以同時處理多個矛盾的任務。

例如,假設你是一位專案經理,同時也有另一個機器人作為另一位專案經理,這位機器人做事比你快、出錯率比你低,但這些都只停留在完成任務的階段;同一時間,你雖然花更多的時間在與各部門的人員溝通上,但你總是很顧慮底下團隊的心情,你會幫員工說話、爭取機會,你總是記得在佳節的時候送禮給客戶,你會主動問候、關懷合作夥伴,你甚至可以感受出客戶沒說出口的顧慮,並體貼的幫客戶思考第三選擇。你想想看,身而為人,你會比較喜歡和哪一類型的專案經理一起工作呢?

因此,雖然人工智能的世代已經來臨,但我相信人類也沒有那麼容易被取代,我們反而會走向更高端、更細緻的服務,而你需要具備的能力,就不能再只是專一特長而已,若只有單一專長,就算沒有被機器取代,也可能會被其他同輩甚至是晚輩給取代。我們要的,就是將自己訓練成為所謂的「T型人才」,T字上方的橫槓為軟實力,下方的直槓為某個領域的特殊技能。我們還是要擁有一個以上的專業作為個人的技能主軸,但是,同時也要是能夠具備多樣軟實力的通才。

T型人才。(如何出版社)

在遠距工作上,我認為有六個非常重要的軟實力需要去培養,它們分別是:「主動積極、工作效率、表達能力、自我管理、個人風格、溫柔細心」。

1.主動積極

主動積極是史蒂芬.柯維(Stephen Covey)在《與成功有約:高效能人士的七個習慣》一書中所提到的第一個重要習慣。主動積極乍聽之下容易,做起來卻不是那麼簡單,你現在仔細想一想,身邊有哪些親朋好友是特別積極、特別主動的?相信你肯定已經淘汰了某一部分的人了,對吧?

在遠距工作上,如果我們總是以被動消極的心態來處理職務,一定會大大地耽誤工作效率,哪一間公司會想要僱用一個既不主動又不積極的員工?儘管你工作能力再好,都可能因為這樣消極的態度而成為不適任的人選。

因此,主動積極與心態和信念有關,想要成為一個主動且積極的人,首先,你可以先去看看史蒂芬.柯維的所有著作,並且去了解如何養成成長型心態;再來,你選擇的工作也非常重要,一份你不相信、沒興趣且只是想要糊口的工作,一個再主動的人都難以拿出積極的態度來面對它。所以,調整自己看事情的心態並選擇那些對你有意義的工作,主動積極的態度就有機會出現在你身上了。

2.工作效率

工作效率包含判斷能力、決策速度、時間管理與專注力。想要高效工作,你必須知道要如何分析出子專案、細項優先次序應該如何安排、哪件事比較急?哪件事可以晚點做?怎麼做是最有效的?如何應用手上的時間?有突發狀況時要怎麼應對?是否可以加快做決定的速度?是否能夠減少分心的次數,更專注的完成手上的任務?

我個人認為,高效工作是一個任何人皆可養成也都應該要養成的軟實力,且就績效導向的企業而言,高效工作可說是勝任職務的必備條件,尤其從事遠距工作時,你越有效率,就有機會做到工作與生活的平衡。如果取得工作與生活的平衡對你而言夠重要,那你勢必就會更珍惜、更有毅力且更有責任感的將這個能力鍛鍊起來。

好消息是,從事遠距工作的確有助益工作效率的鍛鍊,畢竟你做快一點,剩下的時間就是自己的;事情做好一點,還有機會加薪、升職或爭取更多公司福利、得到更多案源⋯⋯等等,可說是一舉數得且雙贏的技能。

市面上有許多分享與時間管理、高效工作有關的書籍,我個人推薦的有:《間歇高效率的番茄工作法》《把問題化繁為簡的思考架構圖鑑》《大腦整理習慣》《遠距工作模式》與《下班後1小時的速效學習攻略》⋯⋯等,而我們在後續的章節也會分享怎麼樣把遠距工作做得更好,讓你投入20%的成本,卻能獲得80%的成效。

遠距, 視訊, 面試
視訊會議中,良好的溝通能提昇職場競爭力。(Shutterstock)

3.表達能力

一位遠距工作職員在外商公司任職時會碰到多個團隊(甚至跨國籍、跨時區)的緊密合作,而在新創企業上班的遠距工作者,則會面臨 Fast-Paced 快節奏、快步調、快決策的溝通挑戰,因此,如何快速切入主題、講話是否有重點、能否明確提出具體解決方案、能否聽出主管的話中話、能否用簡明扼要的方式來主持與參與會議,就會是遠距工作的一大考驗,而這當然也有機會成為你脫穎而出的加分條件之一。

同樣的,我也認為表達能力是一種能夠被訓練、被優化且任何人都能靠刻意練習來持續進步的一種技能,而遠距工作的好處之一,就是你極有可能是非即時的遠端溝通,這就代表,我們大有機會做足事前準備。

無論是文字、視訊的會議、訊息、討論或報告,遠距工作者大多可以在會議前得知大略的討論主題與要點,而通過充足的準備,也能夠練習一下表達方式與梳理重點,擁有良好表達能力的人,通常工作效率與合作流暢度都能更好,那它自然也是種為你加分的軟性技能。

4.自我管理

自我管理的項目攸關到私人生活、同儕關係與職涯發展。其實,工作與生活的平衡並不是將兩者完美分割,而是緊密的結合著,尤其當你真的開始在家工作後,你一天的行程很可能會是私人與工作行程同時混搭,你的私生活中過得如何,也會大大的影響工作表現。舉凡睡眠、飲食、運動、娛樂,以前在辦公室上班時,你可能可以有固定的上下班、午餐時間,但在家工作之後,你很有可能會忙到忘了吃飯、忘了喝水,又或者是工作效率太差,造成必須晚睡來完成工作,早上又起不來,再次影響了工作的進度,造成惡性循環。而當你的工作場域是家裡時,我們一個人一天的活動量也會大幅下降,少了通勤與跑業務的各種差事,叮嚀自己每天運動也成為自我管理的重要環節。

除此之外,一個人在家工作的缺點之一就是社交的缺乏,你可能要自己更主動地去參加與產業相關的聚會,要和同事真的出來見面、一起到咖啡廳工作,同時,你也要在業餘的時間進修相關的技能,加強自己各方面的專業,才不會默默地走入舒適圈而停止進步。自主管理其實有點像主動積極,但管理層面更廣,也要求你要更進取、更自律的去設計除了工作以外的生活。

我們每個人的人生重要基石都環環相扣著,包含親密關係、職場生活與個人生活,假設你和你的另一半在上班之前因故起爭執,其實也會影響著你的工作表現,因此,以往的觀念裡,或許我們能將這些基石畫分得很清楚,但在未來的社會中,我們的外在成就永遠是建築在內在成就之上,想要強化工作表現,應該先從私人生活的細節中開始做調整。

5.個人風格

無論是否從事遠距工作,擁有特別的個人風格一直都是加分條件之一,因為它提高了你的不可取代性,有些故事只有你能說,有些事情只有你能做。尤其如果你想要從事設計、藝術或任何與創作有關的產業,發展出自己的特色就變成你的職責之一。

至於我們究竟該如何培育特別的個人風格?我認為就從多方位的視角開始培養起。想要擁有多種看事情的角度,簡單來說,就是要先擁有一個精采且多樣化的人生。如果我們的日常全都只有工作,那肯定也無法做出什麼太有創意的事情。因此,除了工作的產業,你得開始接觸更多跨領域、跨文化、跨屬性的項目,例如你可以多多了解歷史故事、多聽音樂、看電影,經常出外旅遊、參加博物館、嘗試不同國家的食物、從事戶外活動、嘗試極限運動、做手工藝、當志工、寫寫文章、閱讀奇幻小說⋯⋯等。

無論你在做什麼樣的行業,如同自我管理一樣,我們都是得先活好,把自己的生活過得精采,我們才有更多的素材庫去激盪出新的創意、新的想法,而個人的風格也是透過看得夠多、試得夠多,才能夠漸漸開發出所謂的原創,讓你越來越難被取代。

6.溫柔細心

以上五項遠距工作必備的軟實力,你可能多少都聽過、看過,也大概能夠猜到,但最後一項「溫柔細心」是我遠距工作近五年來體悟非常深刻的一點。

我雖然不是神經真的很大條,但也不太算是一個細心的人,在遠距工作初期,我就經常因為自己的粗心大意,而造成溝通誤會、做白工等來回跑的事件。現在的我認為,作為一個細心的人或個性比較體貼的人,真的在遠距工作上的表現會比較好,這些人就是因為心思細膩、做事謹慎周到,所以可能會 Double-check、會將表單上的細節註明清楚,他會縮短網址、整理排版,讓觀看者感到舒服,他也會標記色號、將重點畫上螢光筆,節省合作者與主管思考的時間。

有的時候,正是因為一些粗心小錯,讓整個工作進度大 delay,例如我以前就經常遇過他人傳送 Google 文件給我時,忘了開啟 Google 權限,導致檔案無法開啟的情況,而且,這件事發生的頻率絕對遠比你想像中還多!你可能會在想:「怎麼會忘了這種事呢?怎麼會傳錯連結呢?這不是一件很簡單的事情嗎?」事實上,越簡單的事情,我們就越容易因為掉以輕心而犯下不該犯的錯誤,這樣的錯誤雖小,但累積起來卻很可觀。有時候正是因為字型或字級設定錯誤,或者是圖片忘了置中這樣的無聊小事,而大大的損耗了你的能量,你不僅會覺得:「為什麼我每天都在處理這種雞毛蒜皮的事?」之外,也可能因為心情受影響而更加的浮躁,尤其如果又有時差的阻礙,一點小錯,就可能會落後了一天的進度。

另外,因為遠距工作難以感受到對方的情緒、感受,有時候也看不到對方的表情,在用字遣詞或語氣上也很可能造成誤會,會讓對方不小心腦補成其他意思,因此,如果能夠更有自覺地將語氣設定得溫柔一些,適時抽換用字,也許可以讓與你共事的人更加舒服,工作起來更加順暢。

你可能在想:「如果我本身就是個粗神經且大喇喇的人該怎麼辦呢?」我相信,只要你螺絲吃得夠多,鐵板踢得夠痛,你就會願意更加細心的處理遠距工作,因為我就是個實際的案例。有些時候,我們確實會因為個人的性格不同,而有不同的做事方式,但假設你今天是一位高敏感族群,和一個本身就有點遲鈍的人相比,你就是得做更多的練習來降低自己的焦慮感,因此,我認為變成一個細心的人沒有什麼妙方,就是多留意、多上心,自然能夠減少工作上的人為錯誤。

以上便是我認為從事遠距工作最重要的六個必備軟實力,這些軟性實力都能夠透過後天培養、鍛鍊或留心來持續進步,所以它們都不是什麼與生俱來的才能,意思就是你絕對能夠透過足夠的訓練而越做越好。當然,所有人都能夠透過後天訓練來加強軟實力,但唯有做了才知道,其實要堅持下去且時時刻刻地提醒自己並不是這麼容易的,這是一場心理戰,比的就是恆毅力與決心,而我相信會買這本書來看的你,絕對擁有比其他人更上進的心,也更願意為自己的夢想付出努力,因此,加油囉!未來的無限可能在前方等著你。

(網站專文)

本文摘自<啟動遠距工作,設計你的理想生活,如何出版社>

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責任編輯:陳真

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