做好时间管理 公司高管忙而不焦头烂额

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【大纪元2012年07月07日讯】(大纪元记者万君编译报导)由于经济复苏缓慢和管理层级减少,许多公司的管理人员面临着不断增加的工作量,他们每天不但要努力执行计划,还必须处理许多紧急情况,包括不断出现的电子邮件、电话、短信以及在线与虚拟会议。

所以,很多管理者总说:“我太忙了。”他们如何完成所有的工作而不焦头烂额呢?这已是一个刻不容缓的课题。

《华尔街日报》报导,谷歌公司执行副总玛理萨梅耶(Marissa Mayer)每隔几个月就安排为期一周的休息以纾缓压力,因为她平时每周工作90小时,尽管有时她的计划会被打乱。该公司其他高级管理人员也会找到方法来管理时间,使他们不但能够在长期目标上取得进展,而且也不会有焦头烂额的问题。

宾州马耳文的艾乐耳培训和咨询公司总裁麦克拉奇说,“高层经理人由于有太多要做的事情以至没有足够的时间去完成一些事”,他们经常忽视他们最重要的责任--改善经营。十年前,他每年进行25个时间管理研习会,现在已增加到每年约150个。

无数的领导讲座、书籍、软件和网站为许多高管提供不同的应对策略。专家说,初学者可通过严格的自我评估或编制的日常任务列表,来决定哪些事情对你是最重要的。

职业生涯参考书《走楼梯》(Take the Stairs)的作者、西南咨询公司的共同创始人罗里魏德恩说,有明确目标的老板能最终让其他人的目标与自己的目标一致。

他说,主要问题是优先权稀释(priority dilution):即紧急情况下,拖延最重要事项的执行,管理者要积极决定哪些事情不能做。自2008年以来,他的公司先后为800余人讲授了时间管理的概念。

对于紧迫性上瘾者如毕晓普来说,说比做容易。在2011年1月,位于加州佩塔鲁玛市的赫弗南保险经纪公司(Heffernan Insurance Brokers)高级副总裁毕晓普,每天在挣扎中处理280封电子邮件且往往为同事的危机所分心。她说,“我喜欢解决问题。”

然而,在经济衰退期间,毕晓普女士来自建筑行业客户的营业额已暴跌50%,她发现自己没有时间引进新客户。她的团队成员也面临类似的窘境。她说,她不得不重新聚焦销售业务并以身作则。

在魏德恩先生指导协助下,毕晓普女士将有助于营业额的活动进行排序,每周专门用两天来开发潜在客户。在那段日子里,有紧急需要的人仍然不时进入她的办公室,但她说她现在能够维持原则,并坚持她的首要任务。她说,她认识到,“十分之九的紧急情况可以等待”。

努力已见成效:毕晓普女士的佣金收入去年倍增至6万美元,而同年她团队的佣金同比也增长50%至60万美元。她说,在她显着的绩效中, 不动摇地运行优先事项“扮演着非常重要的角色”。

对于一些有时间饥饿症的经理,详细的日历往往比制定每日待办事项更有意义。时间管理培训师麦克.拉奇先生建议客户排定每月可提升生活目标的约会--例如,参加可能找到更好工作的社交活动。他还建议准备每周可供老板追踪的计划,如经常性收入报告和调度日常的项目,如果没有完成,最终他们将会有麻烦。

待办事项清单使宾州注册会计师协会的执行董事及首席执行官科尔根长期感到沮丧。他说,“我没将这些事情做完。”于是,拉奇先生帮助他把电子日历变成一个有效的规划工具。

他说,日历促使一定比例的会计师每季度和高管进行商议。高级管理团队在每月的对话前,审阅这些日历上的更新事宜。因此,团队会议很快变得“更有效且更好地注重策略问题。”

科尔根先生说他“花太多时间处理小事情”,后来他学会了如何有效委派任务。他还说,通过少量委派任务给他的副总,他的策略得到了更大的支持。同样重要的是,他赢得了时间开始出城访问。他相信,时间管理帮助他去年九月赢得了首席执行官的职位。

高管的求职网络ExecuNet在五月下旬市调了153个美国招聘者,得出的结论是增加高管工作量“是不可持续的”,因为雇主已将他们的领导层级压缩太扁平且时间太久了。

在某些情况下,繁重的工作可能损害健康。总部位于休斯顿的四个州的货运公司总经理克里斯汀.摩根一直睡不好,而且在马不停蹄的工作压力下,造成了她的高血压。这位全球起重机物流高管记得,“我所做的一切是工作,”“我从来没有有效的危机管理模式。”

大约在2009年开始,她的教练魏德恩先生劝她把重点放在“收获季节”上,仅短期工作繁忙。收获季节可持续几个小时至几个星期,“你把事情作完但别的都没做,”魏德恩先生解释说。“关键在于可以偶尔这样做,而非长期这样。”

今天,摩根女士说,她花点时间解决危机。她减重28磅,血压已恢复正常。

通常每周塞满60次工作会议的谷歌全球副总裁梅耶女士说,为抵消艰苦的时间表,并确保她仍然文明对待同事,她打算大约每6个月有一个星期最好到新的区域去旅行。

她说,部分原因是,知道她将要离开办公室,会迫使整个公司的运作系统到位,以便保持工作的顺利开展。然而,由于忙于全球知名餐馆评鉴杂志《Zagat》的收购工作,迈尔女士不得不搁置去年八月去克罗埃西亚旅行的计划。“我应该前往克罗埃西亚,”她说。她在随后的电子邮件中补充说,“这是正确的选择”,她会重新安排八月份的假期。

(责任编辑:张东光)

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