职场小秘方:创造力让沟通更有效率

文/晓峯

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自从在《大纪元》发表“发挥你的创造力”文章以来,许多读者反映对他的创意思考有许多帮助,但创意出来了,却在跨部门沟通时遭遇重大困难,不知该如何解决,问我有没有跨部门沟通的好方法?

事实上,虽然有好的创意,却很难跟相关部门达成共识,因为每个人都有不同的价值观和需求,有时容易错误地解读他人的态度与想法,所以跨部门要达到能认同并支持你的创意,就得靠充分的沟通与协商。

那么该如何做呢?在这里笔者提供一件发生在自己身上的案例,供读者参考,希望大家能从中有所启发,进而发挥创意找出解决沟通症结的方法,让跨部门合作,一起完成更有效率的作业流程。

2003年我在税务机关工作,全力勾画全新的网路申报作业,当时网路申报思维十分落伍,纳税义务人经过身份认证,网路传输申报书及相资料到中心,中心收档后,传输到各地税务机关资讯科,资讯科套表列印B4申报书后送各主管业务科,然后业务科在申报书盖上收件章,再通知义务人来领取已盖收件章的申报书。

所以,当时所在地区只有21家采网路申报,都是国营事业或大型厂商勉强配合政策办理,一点都不符合网路申报免出门全程网路服务标准。

我规划的网路申报,是义务人网路上传输完,经检核OK,网路直接回传加盖收件章之申报书给义务人,即完成网路申报,但要作到这个要求,首先要将网路申报的申报书改为A4格式,可是当时A4列表机比B4列表机价格相差7倍,营业人成本考量与因应未来国际趋势,我预估B4必将淘汰。再则,一定要能网路上直接套印收件章,因此,我在规划会议中提报规划与作业流程规范。

会议中,有位代表反对,因为当时他们研究过A4申报书,讨论后已经被否决掉了,我询问否决的理由,回答竟然是:“因为A4格子太小,手写不进去。”我说,A4专用于网路及媒体申报,是以雷射印表机印出,没有手写的问题。

另一位代表又主张,申报书网路直接回传加盖收件章容易被伪造。我反问,“以现在人工方式,我割下一张已申报的收件章贴到未申报的申报书上面,影印后,是否也可伪造成已申报的申报书?”因为我认为,伪造是人的刑责问题,并不是采网路套印收件章与否的问题。

然而,资讯中心反对,因为资料传输到中心,要盖上中心收件章,如果要面对全国纳税义务人的询问,这是资料中心无法应对的事实。

我解释,“不是盖中心的章,我们会以义务人的地址,盖上所辖税捐机关的收件章。”会议中我说明,税捐机关资讯科可绘制网路申报书与收件章印模,撰写程式套印,因此与会者皆同意由我们机关主导,在申报系统中先行试办,试办成功后,再推行全国网路申报系统。

结果我们推行的非常成功,最后连外包厂商,也到我们机关来学习全套作业模式,最后连申报书与收件章印模全套copy,我们资讯科的同仁开心地说,“他们应该付我们版权”。其实整个建构过程归功于跨部门创造力的沟通。

言归正传,如何做出跨部门创造力的沟通,首先要做好“深度交流”。在还没开协商会之前,我就与各部门主办该事项的核心人员“深度交流”,了解他们认为不可行的症结所在,并提供解套方案,尝试与实际作业层人员中取得了共识,确保方案的推行。

至于高阶层方面,通常在会议中他们不会下决断,因为万一失败了,被派代表出席的与会者就得要负所有责任,所以我最爱用“试办”两个字,假若试办失败,他可以不用负任何责任,这是试办单位失职;若试办成功,那么他就是开路先锋,所以用“试办”两个字,是跨部门应对的好计策,只要长官同意了,你就可以大胆地放手去冲刺。

事隔多年,每次跟一起发起这个创新案的资讯科同仁聊起这件事,还自我庆幸此一决定,应验了一句“人不轻狂枉少年”的俗谚,不过套句国父孙中山先生曾经说过的话,“我们是做大事而不是做大官”,在创新的过程中你要有做烈士的情怀,就算是失败了,至少我们也曾努力过,这一遭也算没白走。@*

●职场小秘方:发挥你的创造力
●掌握六要诀 你也能成为职场常胜军
●【带人心法】帮员工找“对”的工作

责任编辑:曾晏均

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