提高线上开会效率 会前准备掌握6个重点

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【大纪元2020年05月05日讯】(大纪元记者李敏楠综合报导)疫情期间在家工作时间变多,但公司事务仍需讨论,怎么办?网络视频会议即刻成了公司继续运营必不可少的利器,无论公司规模大小都能派上用场。

家居环境放松惬意,网络沟通毕竟不同于面对面交流,会议组织者如何使参与者们像在公司办公时一样投入?参与者又如何能集中注意力,配合好使会议达到预期效果,助公司在疫情困难时期有效运作?让我们一起看看提高网络会议效率和效果的贴士吧。

如果您是一名负责召集网络会议的组织者,那么需要考虑的事项和注意的细节比普通的会议要略多一些。在组织视频会议前,问问自己以下几个问题可帮助您理清思路。

在家开线上会议,若能事先做好准备,可以节省时间,提高会议效率。(Fotolia)

1. 视频会议有必要召开吗?

当前整体经济受疫情冲击下滑,公司在压力下运营,需要更谨慎地平衡好资金投入和产出的关系。如果事情通过邮件或电话即可以解决,切莫采用相比要费时费力的网络视频会议。

2. 发出议程和会议规则了吗?

和以往的面对面开会一样,网络视频会议的议程也需要提前发出,以便参加者可以提前阅读,做好功课。

不同目的的会议,开会的规则也有差异,因此至少在会议的前几天就应该把相关规则发给受邀参加会议的人。如会议是讨论方案的,需提前考虑整理出评定方案的关键要素和评分标准。

3. 是否有人需要帮助?

不是每个人都曾经参加过网络视频会议,尤其是年长的人。在会议前,需要问问电脑上是否已安装相应软件,是否需要资讯人员透过远程帮忙?如果对方视频有问题,一时无法解决,要提供电话拨入参加会议的方式。电话拨入虽不如视频影像能看到对方的效果好,但至少可保证网络会议正常进行。

只要考虑到此类细节,就不用担心会议前临时出情况,不仅手忙脚乱,还会耽误会议按时开始。

4. 会议中要注意什么?

如果会议包括平时不太熟悉的同事,或公司以外人员,会议主持人安排简短的自我介绍能有效帮助大家互相熟悉,融洽会议氛围。

自我介绍后,建议主持人说明会议规则,询问大家是否都清楚,是否建议大家都把手机调到静音等等。如果参加网络会议的人反应不热烈的,不妨可以点名问一问,确保大家都在听,都理解会议将怎么开。会议开场处理好了,对下面会议的顺利进行非常有帮助。

会议期间,与会者各抒己见时容易跑题,所以主持人要心中有数,引导讨论扣题;如与会者相对沉默,要用启发和问问题的方式鼓励发言。注意,要避免发言只局限在某几个人的情况,只要鼓励所有与会者参与,积极沟通,会议也才能达到预期目的。

切莫忘记,如果会议较长的话,最好安排5-10分钟休息时间。冗长的会议容易让大家觉得疲劳,效果也会打折扣。

主持线上会议需注意与会者的反应,确定大家熟悉会议规则,也要避免跑题等等。(Fotolia)

下面几点是在家参加网络视频会议一般需要注意的事项,和是否是会议组织者无关。

5. 开视频选好位置和着装

不在一个会议室开会已经很挑战,开启视频不仅有助大家沟通,还有助于保持大家的注意力。想一想开启摄像头后,别人除了看到你之外,还能看到什么,如果背景过于花花绿绿是否会影响别人的注意力?隔音效果是否可以,隔壁孩子玩耍的声音是否会影响到会议?座椅是否够舒适?尤其是对1小时以上的会议。

在家衣着可以很随便,但开视频会议就要注意,至少上半身的穿着要得体。

6. 开会了!专心听讲

会议期间,建议只开视频会议的工具,暂时把邮箱和网络即时信息的软件关闭,免得邮件和消息进来时分散你的注意力。

此外,受邀参加会议的人员需要提前阅读会议议程和规则,如有问题纪录下来,提前发邮件给组织者,或在会议中适当时机提出。会议前,还要准备好纸笔,这样需要记笔记的可拿来就用,因为这时用电脑纪录不一定方便。◇

责任编辑:茉莉

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