远距工作者必备6项软实力 AI也难取代你

作者: 佐依Zoey

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从新创与外商公司的需求了解到可投资的硬实力技能后,我们就要来聊聊身为远距工作者最重要的“软实力养成”。

如果我们把硬实力比喻成自由入座活动的入场门票,那软实力就是能够让你入场后快速通关且尽早选位的VIP票券。能够进到场内的人,都是有一定实力且有实质技术的人才,优秀的人才很多,实力坚强背景很硬的人也很多,你会的技能其他人也都有,那你究竟有什么特别之处?有什么加分条件呢?

这其实是我们每一个人都必须考虑的现实问题。随着资讯流通的速度压缩,养成一项技能所需要的时间成本也越来越低,有些人可能是非本科系,后天养成的设计师,跟你一样有美感、有热情,也会一模一样的应用软体,甚至要求的薪资还比你低,那样的话,我们的决胜关键会是什么呢?答案就是:软实力。

换个角度想想:AI 革命的到来指日可待,所有机器人与人工智慧都能够在专一领域上做深度学习,甚至用更短的时间,完成比人类更优质、更少出错率的任务。但是,目前的机器人开发依然是以“专才导向”为目标做设计,我们希望这些科技帮手能以非常明确的目标,高效地完成非常明确的专案,但这样的人工智慧就难以同时处理多个矛盾的任务。

例如,假设你是一位专案经理,同时也有另一个机器人作为另一位专案经理,这位机器人做事比你快、出错率比你低,但这些都只停留在完成任务的阶段;同一时间,你虽然花更多的时间在与各部门的人员沟通上,但你总是很顾虑底下团队的心情,你会帮员工说话、争取机会,你总是记得在佳节的时候送礼给客户,你会主动问候、关怀合作伙伴,你甚至可以感受出客户没说出口的顾虑,并体贴的帮客户思考第三选择。你想想看,身而为人,你会比较喜欢和哪一类型的专案经理一起工作呢?

因此,虽然人工智能的世代已经来临,但我相信人类也没有那么容易被取代,我们反而会走向更高端、更细致的服务,而你需要具备的能力,就不能再只是专一特长而已,若只有单一专长,就算没有被机器取代,也可能会被其他同辈甚至是晚辈给取代。我们要的,就是将自己训练成为所谓的“T型人才”,T字上方的横杠为软实力,下方的直杠为某个领域的特殊技能。我们还是要拥有一个以上的专业作为个人的技能主轴,但是,同时也要是能够具备多样软实力的通才。

T型人才。(如何出版社)

在远距工作上,我认为有六个非常重要的软实力需要去培养,它们分别是:“主动积极、工作效率、表达能力、自我管理、个人风格、温柔细心”。

1.主动积极

主动积极是史蒂芬.柯维(Stephen Covey)在《与成功有约:高效能人士的七个习惯》一书中所提到的第一个重要习惯。主动积极乍听之下容易,做起来却不是那么简单,你现在仔细想一想,身边有哪些亲朋好友是特别积极、特别主动的?相信你肯定已经淘汰了某一部分的人了,对吧?

在远距工作上,如果我们总是以被动消极的心态来处理职务,一定会大大地耽误工作效率,哪一间公司会想要雇用一个既不主动又不积极的员工?尽管你工作能力再好,都可能因为这样消极的态度而成为不适任的人选。

因此,主动积极与心态和信念有关,想要成为一个主动且积极的人,首先,你可以先去看看史蒂芬.柯维的所有著作,并且去了解如何养成成长型心态;再来,你选择的工作也非常重要,一份你不相信、没兴趣且只是想要糊口的工作,一个再主动的人都难以拿出积极的态度来面对它。所以,调整自己看事情的心态并选择那些对你有意义的工作,主动积极的态度就有机会出现在你身上了。

2.工作效率

工作效率包含判断能力、决策速度、时间管理与专注力。想要高效工作,你必须知道要如何分析出子专案、细项优先次序应该如何安排、哪件事比较急?哪件事可以晚点做?怎么做是最有效的?如何应用手上的时间?有突发状况时要怎么应对?是否可以加快做决定的速度?是否能够减少分心的次数,更专注的完成手上的任务?

我个人认为,高效工作是一个任何人皆可养成也都应该要养成的软实力,且就绩效导向的企业而言,高效工作可说是胜任职务的必备条件,尤其从事远距工作时,你越有效率,就有机会做到工作与生活的平衡。如果取得工作与生活的平衡对你而言够重要,那你势必就会更珍惜、更有毅力且更有责任感的将这个能力锻炼起来。

好消息是,从事远距工作的确有助益工作效率的锻炼,毕竟你做快一点,剩下的时间就是自己的;事情做好一点,还有机会加薪、升职或争取更多公司福利、得到更多案源⋯⋯等等,可说是一举数得且双赢的技能。

市面上有许多分享与时间管理、高效工作有关的书籍,我个人推荐的有:《间歇高效率的番茄工作法》《把问题化繁为简的思考架构图鉴》《大脑整理习惯》《远距工作模式》与《下班后1小时的速效学习攻略》⋯⋯等,而我们在后续的章节也会分享怎么样把远距工作做得更好,让你投入20%的成本,却能获得80%的成效。

远距, 视讯, 面试
视讯会议中,良好的沟通能提升职场竞争力。(Shutterstock)

3.表达能力

一位远距工作职员在外商公司任职时会碰到多个团队(甚至跨国籍、跨时区)的紧密合作,而在新创企业上班的远距工作者,则会面临 Fast-Paced 快节奏、快步调、快决策的沟通挑战,因此,如何快速切入主题、讲话是否有重点、能否明确提出具体解决方案、能否听出主管的话中话、能否用简明扼要的方式来主持与参与会议,就会是远距工作的一大考验,而这当然也有机会成为你脱颖而出的加分条件之一。

同样的,我也认为表达能力是一种能够被训练、被优化且任何人都能靠刻意练习来持续进步的一种技能,而远距工作的好处之一,就是你极有可能是非即时的远端沟通,这就代表,我们大有机会做足事前准备。

无论是文字、视讯的会议、讯息、讨论或报告,远距工作者大多可以在会议前得知大略的讨论主题与要点,而通过充足的准备,也能够练习一下表达方式与梳理重点,拥有良好表达能力的人,通常工作效率与合作流畅度都能更好,那它自然也是种为你加分的软性技能。

4.自我管理

自我管理的项目攸关到私人生活、同侪关系与职涯发展。其实,工作与生活的平衡并不是将两者完美分割,而是紧密的结合著,尤其当你真的开始在家工作后,你一天的行程很可能会是私人与工作行程同时混搭,你的私生活中过得如何,也会大大的影响工作表现。举凡睡眠、饮食、运动、娱乐,以前在办公室上班时,你可能可以有固定的上下班、午餐时间,但在家工作之后,你很有可能会忙到忘了吃饭、忘了喝水,又或者是工作效率太差,造成必须晚睡来完成工作,早上又起不来,再次影响了工作的进度,造成恶性循环。而当你的工作场域是家里时,我们一个人一天的活动量也会大幅下降,少了通勤与跑业务的各种差事,叮咛自己每天运动也成为自我管理的重要环节。

除此之外,一个人在家工作的缺点之一就是社交的缺乏,你可能要自己更主动地去参加与产业相关的聚会,要和同事真的出来见面、一起到咖啡厅工作,同时,你也要在业余的时间进修相关的技能,加强自己各方面的专业,才不会默默地走入舒适圈而停止进步。自主管理其实有点像主动积极,但管理层面更广,也要求你要更进取、更自律的去设计除了工作以外的生活。

我们每个人的人生重要基石都环环相扣着,包含亲密关系、职场生活与个人生活,假设你和你的另一半在上班之前因故起争执,其实也会影响着你的工作表现,因此,以往的观念里,或许我们能将这些基石画分得很清楚,但在未来的社会中,我们的外在成就永远是建筑在内在成就之上,想要强化工作表现,应该先从私人生活的细节中开始做调整。

5.个人风格

无论是否从事远距工作,拥有特别的个人风格一直都是加分条件之一,因为它提高了你的不可取代性,有些故事只有你能说,有些事情只有你能做。尤其如果你想要从事设计、艺术或任何与创作有关的产业,发展出自己的特色就变成你的职责之一。

至于我们究竟该如何培育特别的个人风格?我认为就从多方位的视角开始培养起。想要拥有多种看事情的角度,简单来说,就是要先拥有一个精彩且多样化的人生。如果我们的日常全都只有工作,那肯定也无法做出什么太有创意的事情。因此,除了工作的产业,你得开始接触更多跨领域、跨文化、跨属性的项目,例如你可以多多了解历史故事、多听音乐、看电影,经常出外旅游、参加博物馆、尝试不同国家的食物、从事户外活动、尝试极限运动、做手工艺、当志工、写写文章、阅读奇幻小说⋯⋯等。

无论你在做什么样的行业,如同自我管理一样,我们都是得先活好,把自己的生活过得精彩,我们才有更多的素材库去激荡出新的创意、新的想法,而个人的风格也是透过看得够多、试得够多,才能够渐渐开发出所谓的原创,让你越来越难被取代。

6.温柔细心

以上五项远距工作必备的软实力,你可能多少都听过、看过,也大概能够猜到,但最后一项“温柔细心”是我远距工作近五年来体悟非常深刻的一点。

我虽然不是神经真的很大条,但也不太算是一个细心的人,在远距工作初期,我就经常因为自己的粗心大意,而造成沟通误会、做白工等来回跑的事件。现在的我认为,作为一个细心的人或个性比较体贴的人,真的在远距工作上的表现会比较好,这些人就是因为心思细腻、做事谨慎周到,所以可能会 Double-check、会将表单上的细节注明清楚,他会缩短网址、整理排版,让观看者感到舒服,他也会标记色号、将重点画上萤光笔,节省合作者与主管思考的时间。

有的时候,正是因为一些粗心小错,让整个工作进度大 delay,例如我以前就经常遇过他人传送 Google 文件给我时,忘了开启 Google 权限,导致档案无法开启的情况,而且,这件事发生的频率绝对远比你想像中还多!你可能会在想:“怎么会忘了这种事呢?怎么会传错连结呢?这不是一件很简单的事情吗?”事实上,越简单的事情,我们就越容易因为掉以轻心而犯下不该犯的错误,这样的错误虽小,但累积起来却很可观。有时候正是因为字型或字级设定错误,或者是图片忘了置中这样的无聊小事,而大大的损耗了你的能量,你不仅会觉得:“为什么我每天都在处理这种鸡毛蒜皮的事?”之外,也可能因为心情受影响而更加的浮躁,尤其如果又有时差的阻碍,一点小错,就可能会落后了一天的进度。

另外,因为远距工作难以感受到对方的情绪、感受,有时候也看不到对方的表情,在用字遣词或语气上也很可能造成误会,会让对方不小心脑补成其他意思,因此,如果能够更有自觉地将语气设定得温柔一些,适时抽换用字,也许可以让与你共事的人更加舒服,工作起来更加顺畅。

你可能在想:“如果我本身就是个粗神经且大喇喇的人该怎么办呢?”我相信,只要你螺丝吃得够多,铁板踢得够痛,你就会愿意更加细心的处理远距工作,因为我就是个实际的案例。有些时候,我们确实会因为个人的性格不同,而有不同的做事方式,但假设你今天是一位高敏感族群,和一个本身就有点迟钝的人相比,你就是得做更多的练习来降低自己的焦虑感,因此,我认为变成一个细心的人没有什么妙方,就是多留意、多上心,自然能够减少工作上的人为错误。

以上便是我认为从事远距工作最重要的六个必备软实力,这些软性实力都能够透过后天培养、锻炼或留心来持续进步,所以它们都不是什么与生俱来的才能,意思就是你绝对能够透过足够的训练而越做越好。当然,所有人都能够透过后天训练来加强软实力,但唯有做了才知道,其实要坚持下去且时时刻刻地提醒自己并不是这么容易的,这是一场心理战,比的就是恒毅力与决心,而我相信会买这本书来看的你,绝对拥有比其他人更上进的心,也更愿意为自己的梦想付出努力,因此,加油啰!未来的无限可能在前方等着你。

本文摘自<启动远距工作,设计你的理想生活,如何出版社>

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责任编辑:陈真

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