每週多一天？ 專家教你逆向思考管理時間

【大紀元2022年10月13日訊】（Kristen Fischer撰文／大紀元記者李芳編譯）時間寶貴—尤其是過著忙碌生活的我們。一天就是24小時，而我們總是希望能再多那麼一點時間，以便把事情都做完。

那麼講究點策略，是不是真能再為我們節省出一些時間來呢？

這正是澳大利亞時間專家唐娜·麥克喬奇（Donna McGeorge）在《撿回一天，把時間找回來，智慧過日子》（The 1 Day Refund: Take Back Time, Spend It Wisely）一書中提出的概念。她相信我們可以找回15%的時間，即每週多一天，這樣就能過更充實、更有效率的生活。

每週節省一天的時間？這聽起來好像天方夜譚，很難辦到。但麥克喬奇說這是可能的。她在書中分享，找回15％的時間不是要你做更多的工作，而是，要你將日程表安排的寬鬆一點，甚至「什麼都不做」，調劑一下緊繃的神經。

「如果你日程表安排的滿滿的，忙的不可開交，沒有和他人相處的時間，你很可能會錯過一些事情。」麥克喬奇接受《大紀元時報》採訪時表示。

那為什麼是15%呢？

「關鍵是投入85%的時間和精力來處理日常的工作，這樣你就不會總是處在緊張和壓力之中了。」 麥克喬奇解釋道，「你不需要花100%的時間來完成100%的事情，這只會給你帶來倦怠和疾病。」

書中提到「少即是多」，實際上就是如何能更好地優化你的時間，以此節省出更多的時間來。書中分幾個單元詳加說明如何思考、調息、生活和工作的空間。

她說：「不斷的自問我們能減少什麼？少做還是簡化事情。無論是工作還是生活上都必須這麼思考。消除摩擦讓事情更順暢，亦或僅僅是放慢腳步。」

正如書中描述的：「我們總是一股腦想著所有需要做的事情，沒有想清楚就去做，以致於老做錯事情，到一天結束時發覺一事無成。可悲的是，我們經常日復一日重蹈覆轍。」

預留時間給自己

麥克喬奇指出，我們很容易就在日曆上預留約會和會議的時間，卻很難在日程表中預留放鬆的時間。

「我們犧牲自己的時間只為了配合他人的需求和日程安排，甚至解決他人的問題」， 麥克喬奇說，「想要時時保持最佳狀態的自己，你需要給自己留有空間。

如果你不確定是否要找回15％的時間（又或者你不知道該怎麼打發多出來的時間），麥克喬奇建議，「就先停下腳步」。

「給自己至少一個小時的時間，坐下來，讓自己放鬆，緩解一下壓力，」她說，「把心中所想的全部寫下來，所有的。」包括需要完成的工作和你心裡掛念著的事情。然後根據事情訂出輕重緩急：現在必須完成的事，可以晚點再做的事，或者不需要做的事；然後再看看：是需要你來做呢，還是可以委託他人來完成。

「無論你是CEO還是全職媽媽，許多人仰賴你一起行事、做決定、制定計劃。如果你不能花些時間與他們一起完成，你很可能會讓他們失望。」麥克喬奇說。

給自己靜下來思考的空間，把要做的事寫下來，釐清哪些事該做，哪些可以忽略，哪些可以自行實施，或委派他人去執行，這樣釋放出了空間。

麥克喬奇建議經常問自己：「我今天做了什麼可以讓未來的我感到滿意？」

這其中很大一部分說的是做重要的事。

「做三件重要的事情，勝過做一百件沒有太大意義的事情。」 麥克喬奇說，「帕累托法則（Pareto principle）在這裡同樣適用，你所做的重要的20%事情，將為你帶來80%的成效。（譯注：八二法則）」

如何節省出時間？

想要節省時間嗎？以下是麥克喬奇的建議：

從小處著手

如果每天留出一個小時感覺太多，那就從30分鐘做起。留出一些時間給自己，「無論多少時間，只要你能安排好工作，不是濫用。」她建議。

利用一天的開始或結束

如果你每天下午5點半下班，那麼就將睡前30到60分鐘的時間留給自己。「這樣你在一天結束時，對自己的狀態有更好的把控。你可以利用這段時間把該做的事情做完。」

如果你是早起的鳥兒，那麼不要讓各種會議或活動佔據了你一天的開始。「很多人早起是為了儘快完成各項工作，不一定要這樣做」她說，「只要決定早上開始工作的第一個小時屬於你就行了。」

限時會議

一天中零零散散的隨機會議佔用了你整個日程安排，讓你幾乎沒有時間專心工作。集中會議在某些時段以便能騰出時間不受干擾地處理其它工作。

不要頻繁查看信息

不要整天查看信息。人總是經常查看信箱，但這種做法會打斷你的工作流程。可以定時查看，比如，利用每小時的前五分鐘，而不是每15分鐘看一次。

專心工作一小時

完成工作的另一種方法是，在一小時內努力完成工作。麥克喬奇稱之為「一小時的力量」。設置計時器，開始工作；無論您是洗衣服還是為即將舉行的會議準備演講稿。「如果你每天花一小時全神貫注於一項工作，你會為這一小時能完成的事情感到驚奇的。」她說。有時做完一件事會釋放出其它資源。

有了更多的時間做什麼？

如果你不能善用節省下來的時間，等於白做。需要好好運用精簡、取消、優化、授權等種種努力省出來的時間。麥克喬奇說，你需要搞清楚哪些新的工作符合你的目標。

對於某些人來說，這樣做的目的是減輕壓力，給自己一些喘息的空間。如果你是這樣的情況，那麼你要做的就是靜下來放鬆、理清頭緒。 你可以去散散步、打坐、甚至做做白日夢，這些都會有療癒效果。

有些人可能想要尋求工作中的突破，而想利用這段時間多做些工作。如果那個是你，那麼你一定要清楚地了解你在工作中想要達到的目標。

如果你不確定你想用這段時間做什麼，看不到它的意義，需要先找到目標，那麼好了，麥克喬奇說，那就到大自然中去尋找你的答案吧！

「這並非是關於生命、宇宙，或一切事情，只是開拓你的視野。」她說。

善用節省出來的時間

節省出時間並智慧地利用它這只是其一。找出一天中令人沮喪的事，是另一個能夠幫助自己更好的安排時間的方式。

無論你是身為人母還是公司的老闆，經常有很多事等著你做決定。雖然我們不一定在意做決定會消耗多少能量，但確實如此。每個決定都面臨權衡和取捨，選擇一方就要犧牲另一方。這其中要付出很多精神和情感上的努力，甚至讓你決策疲勞。

決策疲勞就像精力的吸血鬼。你比如說，工作了一天回到家，剛一進門，家人就問晚餐吃什麼，如果你已經做了一整天的決策，你會特別感到有負擔。一旦你有了決策疲勞，做每個決定都會讓你有這種艱難的感覺，甚至導致迴避去做決定，結果就是拖延做決定，如此又進一步加深由此產生的疲勞。

有時我們會迴避做重大決定，因為它們似乎會涉及諸多風險。結果是我們花了大量的時間在較小的決策上。這不是一個好的解決問題的方法。

「試想一下，你能做出哪些重大的決定以便消除一堆小的決定呢？」麥克喬奇問道。

例如，您可以在一週的開始決定好每天吃什麼晚餐，這樣哪天太累了懶得張羅，就訂餐好了。

幾個提醒

優化時間以便節省出15%的時間，這是完全可行的。如果你這樣做了，會減少那種不知所措的混亂感。當我們覺得自己沒有時間處理擺在面前的事情時，這種感覺會佔據我們的一切。一旦你做到了，那就是你想利用這段時間來做什麼的問題了。

說你根本不想做任何事情，那也沒有關係。自由的、沒有限定的時間，去散步或構思創作、獲得靈感，或者只是與鄰居聊聊天，都是有意義的；即使它不符合所謂「高效」的現代觀念。

清楚知道自己想用這額外的15%的時間做什麼，會讓你有動力採取行動。麥克喬奇的書可以提供幫助。

值得慶幸的是，即使你覺得自己沒有時間或精力去讀一整本書，你也大可不必擔心。麥克喬奇的書分成幾個單元，你可以一點一點地去消化。此外，如果你是視覺學習者，書中還有插圖，可以讓您輕鬆掌握其中的原則。

「我這本書提出的原則適用於所有想要克服壓力、找回自我掌控，並專注於重要事情的人。」 麥克喬奇說。

原文Reordering Priorities Can Free up Your Time—at Least a Little, Author Says刊登於英文《大紀元時報》。

責任編輯：茉莉◇