為電子文件建立「三種分類系統」

效率提升程序「PEP」的創始者凱利．葛理森（Kerry Gleeson），推薦一種能夠同時對應電子檔案與紙張整個整理系統的方法，也就是製作「使用中」、「參考」、「保管」等三個資料夾，把所有檔案收在三個資料夾裡面，然後在裡面做分類。

本書所介紹的整理系統，是把正在進行的工作相關文件放在辦公桌抽屜裡，有必要時會參考的文件則放在檔案櫃或書架上，要保管一定期間的東西則放在專用的空間。在這裡介紹的整理電腦檔案的方法，原理是一樣的，只是在電腦裡面建構這三種分類系統而已。

葛理森的方法，是先把抽屜或檔案櫃裡面的檔案夾名稱列出清單，以便作業可以開始輕鬆進行。接著把和抽屜中檔案夾名稱相同的子資料夾，放入名為「使用中」的資料夾裡面；和檔案櫃的檔案夾名稱相同的子資料夾，放到「參考」資料夾裡面；和保管空間的檔案夾名稱相同的子資料夾，放到「保管」資料夾裡面。

然後把電腦裡面所有文書檔案，移入相對的資料夾裡面。這樣紙張與電子檔案的整理系統就一致了。

用跟紙本資料一樣的程序來管理

使用這種方法，就必須與紙本文件的整理做一樣的維持、管理。完成的工作的資料夾，就從「使用中」的資料夾移入其他資料夾。以電腦的特性，應該不用花太大的工夫。

但是對於很容易累積大量資料的人來說，從「使用中」資料夾移動到「保管」資料夾，經過一定時間之後再刪除，或許是有意義的。

如果不必擔心記憶容量，那麼把檔案分類到與紙本檔案夾相同名稱的資料夾裡面，應該沒什麼不方便。若是沒有相當於紙本檔案夾的資料夾，可以建立新資料夾，以群組分類歸到一個大分類裡面去，這麼做比較容易管理@

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使用中、參考、保管、桌子抽屜、檔案櫃、保管倉庫、簡單明瞭！

摘自 《史上最強整理術》 商周出版社 提供

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