图解思考最厉害的38种思考法(2)
1.运用“艾森豪矩阵”厘清工作的处理顺序
我们经常会用到时间管理的概念，而与时间管理有关的“艾森豪矩阵”
(Eisenhower Matrix)，又称为“艾森豪原则”或“优先矩阵”(Prioritization Matrix)，属于一种工作分类的概念，可协助你依重要性(important)与急迫性(urgent)的程度将工作分为四类，优先处理重要而且急迫的工作事项，而说起艾森豪矩阵的由来，则与1953年就任美国第三十四任总统的德怀特‧艾森豪威尔(Dwight D. Eisenhower)有关，他提出了一套处理事情优先顺序的法则，于是这个法则就被后人以他的名字来命名，其实，艾森豪矩阵更早的起源，是与十九世纪末所发现的80/20法则有关。
一切都从80/20法则开始
你是否发现社会上的事物常有不平均的现象？例如：富比士杂志每年统计的有钱人排行榜老是那几张熟面孔？
1897年意大利经济学家帕列托(Vilfredo Pareto,1848~1923)发现财富集中在少数人手中的80/20法则后，世人才逐渐明白原来我们的社会普遍存在这种分配不均衡的现象(ex.80%的财富集中在20%的人手里)，类似的情形也出现在我们对工作的处理态度上，由于每件工作的重要性不同，如果我们还是依照自己的认知、偏好与经验来决定工作的先后顺序，而不是从整体的观点对工作事项先做好分类，再进行处理，那么最后可能的结果是在时间压力下，将重要的工作草草处理，交差了事，因此，我们有必要依重要程度来安排工作的处理顺序。
(图 :脸谱出版社 提供)
“艾森豪矩阵”是80/20法则的实务应用版
如果你想让工作的处理更有效率，让你能用更多的时间与资源优先处理一些重要的工作，那么“艾森豪矩阵”是你可以方便上手的一个分类工作的工具，它利用事情的重要性与急迫性的程度，将事情分成以下四大类，每一大类有不同的处理顺序与方式：
A.重要又急迫的工作 → 优先处理
B.重要但不急迫的工作 → 列入工作进度表，稍后处理。
C.急迫但不重要的工作 → 委派作业
D.不急迫也不重要的工作 → 丢进纸篓(不处理)
其实，这项工作分类的原则之所以取名为“艾森豪”，与二战时，美国知名的欧洲盟军统帅、也是美国第三十四任总统─艾森豪有关，据说，他每天都一丝不茍地强力贯彻他处理事情的原则：“优先处理最重要的事情”，前提是先区分事情的重要程度，正因为他严格遵守这项纪律，因此，这项分类原则以他来命名，也正反映了这项原则的精神与意义；其实，与他同时代的其它伟大将领与近代的成功企业家也应该都会使用这项处理工作的原则─以全付的精力与时间先处理重大又很急迫的工作，这就是处理“关键少数”的工作艺术。
对于“艾森豪矩阵”的其它发想
有时我会想：将事情划分成四类再决定处理顺序的“艾森豪矩阵”，是否就足以让我们应付工作上的所有事情？其实，“艾森豪矩阵”仅是一个概念，这个概念要能落实运用，关键在你分类的动作上，你应该要依据自己的工作属性、内容与职务位阶，来决定哪一件事是必须优先处理或暂缓处理的事项。
其次，优先处理“重要又急迫的工作” 是一个原则，但也有另一种说法是必须先处理“重要但不急迫的工作”，最常见的是属于“规划性”的工作，与某种蓝图的设计有关，例如：要全面检讨与精简公司的人力资源，这种规划性的工作需要耗费大量的心思与时间，与“事务性”工作比较，通常都具有某种程度的急迫性；一般来讲，当一个人在公司内部逐渐往上升迁时，原本需要处理的事务性工作会逐渐减少，而规划性的工作会逐渐增加，说起来，这又与职务的性质与位阶有关；比较好的做法是：立即处理“重要又急迫的工作”(象限A)，但必须有所节制，以便空出更多时间，专心处理“重要但不急迫的工作”(象限B)，也就是象限A与象限B是我们必须优先处理的重点，并思考与调和这两个象限的工作先后顺序与时间分配。
我们以公文签核流程的in与out做为例子，in是工作事项的流入，out是产出，中间的处理顺序与方式就是“艾森豪矩阵”处理的领域，基本上，你要以三个档案夹来对工作进行分类，并以123代号来命名：
档案夹1：重要又急迫的工作 → 必须优先加以处理
档案夹2：重要但不急迫的工作 → 将这些工作排入进度表，订下完成时间。
档案夹3：不急迫也不重要的工作 → 先放一边，但你仍必须找时间完成。
对于急迫但不重要的工作，由于你必须先处理重要又急迫的工作，已经分身乏术，因此，如果你不能委派作业，由别人代理执行，建议你向上级主管报告，由主管出面来解决这个问题。
还有另一个有关的话题，就是派遣人力的问题，理论上，公司应该保留核心业务，而将其它业务委外，由派遣公司来执行，可将艾森豪矩阵中的急迫但不重要的工作，主要是事务性的工作，交由这类的派遣人力来负责，而公司则省下一部分的人事成本。
(图 :脸谱出版社 提供)
(注：日本有工作的人口中，约有1/3属于派遣人力，十分庞大；台湾的派遣人力占政府与企业的员工比例，近年也有增加的趋势) @(待续)
摘编自 《会图解思考的人最厉害！写报告、提企画案、开发新产品、解决问题，一生受用无穷的38种思考法！》 脸谱出版社 提供