作者：Jim Conroy
（大纪元记者谢漫雪编译）报税可不是一年只做一次的事情。先要有个计划并养成日常习惯，到报税时会轻松许多。如果你的目标是学习一门语言之后出国旅游，那么平时分小段学习容易吸收和记住内容。当你终于踏上旅途时，你会受益良多。
报税也一样。等到报税截止日前几天才来处理报税资料，容易产生压力、错误甚至无法按时完成。你可以把报税相关需要保存的单据和整理工作分成较小的部分，例如每周花一小时查看收据和发票，可以让你的报税流程更易于管理，不至于手忙脚乱。一整年都能定期关注你的报税资料甚至对你的整体财务状况也有好处。
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定期查看报税资料
你是否有过几周不修剪草坪的时候？突然间，你的草就长到膝盖高了，草会卡住你的刀片，结果你花了更多的时间去打理。处理报税相关的财务也是如此。如果你在记忆犹新时就把收据和发票归档，那么核算起来就会很容易。这就是为什么应该定期查看的原因。至于多久查看一次，则取决于工作量。我建议至少每月检查一次，但如果你的业务量很大，可能需要每两周甚至每周检查一次，将其作为你日常工作的一部分。
一个很好的方法就是把这项工作登记在你的商务日历上。写下来有诸多好处。你还应该写下每个必须解决的问题。
这么做时，你就可以利用这些资讯来预测下一步的事情。如果你每个月的收入不定，这个方法也非常有用。查看上个月的收入，你能：
‧大致推估到年终时的收入会是多少；
‧看看收入是否会出现短缺，尽快在问题变得严重之前加以解决；
‧了解哪些是你最好的客户。
当你估算出年终收入与上一年或预期有很大不同时，你可以制订计划，预先准备好年底需缴纳的税款，或调整你的预估纳税额。
如果你发现今年的年收入比预期的多，这也为你提供了一个投资的机会。你可以购买一些对业务有帮助的东西，甚至可以带一大笔钱回家。
不要丢失报税凭证
平时整理报税相关资料，到报税时就轻松很多。无论是由你本人、员工或税务会计师进行申报都是如此。平时就记录近期可以用来减税的支出，这包括房租等固定支出；水电费或上网费等变动支出（如果你申报的是家庭办公室或者传统办公室、设备支出，请注意美国国税局的规则），以及商务电话。最容易忽略的支出是记录商务里程。申报时输入里程和出差原因会让报税变得更加简单。
这就是文件管理系统（DMS）用武之地。当你的业务日程表显示需要处理税务相关的工作时，你只需找出所有的相关文件即可。无论是发票、支票账户账单、收据还是国税局(IRS)所需的任何资料，DMS都会读取所有资料。
使用光学字符读取（OCR，又译光学字符辨识）技术这样的解决方案，可以从手机照片、电脑档案和电子邮件附件获取资料。一旦资料储存在云端，你就可以按类型对资料进行分类，生成你要的报告如支出或收入报表。这些数据还可以减少错误，免于引起国税局的不满而导致罚款和处罚。而且，如果国税局希望审计，所有这些数据都很容易获取和归类。国税局更喜欢电子档案。
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事半功倍
生产力专家从大卫·艾伦（David Allen）到托尼·罗宾斯（Tony Robbins），以及出版物如《哈佛商业评论》和《今日心理学》都指出，完成一项大型任务的最佳方法就是将其分解为较小的任务。年复一年，耗时少而富有成效的工作自动就将你推向终点。视觉提醒如电脑上的便利贴可以帮你把整理报税资料变成一种习惯。在便利贴上写明要做的事情，用助记符号会有所帮助，也许“Tax Record Tuesday”可以写成“Taco Tuesday”。平时整理好报税资料，到报税季节开始时，你已经准备好了，几乎没有什么痛苦。当你周围那些拖拉的人正在揪头发、咬指甲张罗报税资料时，你可以穿戴整齐，一心在你的业务上。
原文：Want Taxes to Be Easy? Work on Them Year Round, Not Last Minute 刊登于Entrepreneur（创业家）网站，授权《大纪元时报》转载。
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