作者：Jim Conroy
（大紀元記者謝漫雪編譯）報稅可不是一年只做一次的事情。先要有個計劃並養成日常習慣，到報稅時會輕鬆許多。如果你的目標是學習一門語言之後出國旅遊，那麼平時分小段學習容易吸收和記住內容。當你終於踏上旅途時，你會受益良多。
報稅也一樣。等到報稅截止日前幾天才來處理報稅資料，容易產生壓力、錯誤甚至無法按時完成。你可以把報稅相關需要保存的單據和整理工作分成較小的部分，例如每週花一小時查看收據和發票，可以讓你的報稅流程更易於管理，不至於手忙腳亂。一整年都能定期關注你的報稅資料甚至對你的整體財務狀況也有好處。
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定期查看報稅資料
你是否有過幾週不修剪草坪的時候？突然間，你的草就長到膝蓋高了，草會卡住你的刀片，結果你花了更多的時間去打理。處理報稅相關的財務也是如此。如果你在記憶猶新時就把收據和發票歸檔，那麼核算起來就會很容易。這就是為什麼應該定期查看的原因。至於多久查看一次，則取決於工作量。我建議至少每月檢查一次，但如果你的業務量很大，可能需要每兩週甚至每週檢查一次，將其作為你日常工作的一部分。
一個很好的方法就是把這項工作登記在你的商務日曆上。寫下來有諸多好處。你還應該寫下每個必須解決的問題。
這麼做時，你就可以利用這些資訊來預測下一步的事情。如果你每個月的收入不定，這個方法也非常有用。查看上個月的收入，你能：
‧大致推估到年終時的收入會是多少；
‧看看收入是否會出現短缺，盡快在問題變得嚴重之前加以解決；
‧了解哪些是你最好的客戶。
當你估算出年終收入與上一年或預期有很大不同時，你可以制訂計劃，預先準備好年底需繳納的稅款，或調整你的預估納稅額。
如果你發現今年的年收入比預期的多，這也為你提供了一個投資的機會。你可以購買一些對業務有幫助的東西，甚至可以帶一大筆錢回家。
不要丟失報稅憑證
平時整理報稅相關資料，到報稅時就輕鬆很多。無論是由你本人、員工或稅務會計師進行申報都是如此。平時就記錄近期可以用來減稅的支出，這包括房租等固定支出；水電費或上網費等變動支出（如果你申報的是家庭辦公室或者傳統辦公室、設備支出，請注意美國國稅局的規則），以及商務電話。最容易忽略的支出是記錄商務里程。申報時輸入里程和出差原因會讓報稅變得更加簡單。
這就是文件管理系統（DMS）用武之地。當你的業務日程表顯示需要處理稅務相關的工作時，你只需找出所有的相關文件即可。無論是發票、支票帳戶帳單、收據還是國稅局(IRS)所需的任何資料，DMS都會讀取所有資料。
使用光學字符讀取（OCR，又譯光學字符辨識）技術這樣的解決方案，可以從手機照片、電腦檔案和電子郵件附件獲取資料。一旦資料儲存在雲端，你就可以按類型對資料進行分類，生成你要的報告如支出或收入報表。這些數據還可以減少錯誤，免於引起國稅局的不滿而導致罰款和處罰。而且，如果國稅局希望審計，所有這些數據都很容易獲取和歸類。國稅局更喜歡電子檔案。
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事半功倍
生產力專家從大衛·艾倫（David Allen）到托尼·羅賓斯（Tony Robbins），以及出版物如《哈佛商業評論》和《今日心理學》都指出，完成一項大型任務的最佳方法就是將其分解為較小的任務。年復一年，耗時少而富有成效的工作自動就將你推向終點。視覺提醒如電腦上的便利貼可以幫你把整理報稅資料變成一種習慣。在便利貼上寫明要做的事情，用助記符號會有所幫助，也許「Tax Record Tuesday」可以寫成「Taco Tuesday」。平時整理好報稅資料，到報稅季節開始時，你已經準備好了，幾乎沒有什麼痛苦。當你周圍那些拖拉的人正在揪頭髮、咬指甲張羅報稅資料時，你可以穿戴整齊，一心在你的業務上。
原文：Want Taxes to Be Easy? Work on Them Year Round, Not Last Minute 刊登於Entrepreneur（創業家）網站，授權《大紀元時報》轉載。
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