艾森豪威爾總統教你有效管理時間

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【大紀元2021年09月20日訊】(Max Palmer撰文/大紀元記者張玉編譯)德懷特·戴維·艾森豪威爾(Dwight D. Eisenhower)於1953年當選美國第34任總統,1956年再次當選連任直至1961年。他在總統任期內完成了大量的工作,包括出台1956年《聯邦高速公路法》,有效地結束了朝鮮戰爭等等。

艾森豪威爾最值得稱道的成就之一,是他創造的有效管理時間的法則,人們稱其為『艾森豪威爾法則』,艾森豪威爾這個成就並非是他在總統任期時期發明的。

在競選美國總統之前,艾森豪威爾曾任職美國陸軍將軍以及任職和其它軍事領導職位,那時,他發明了這個有效管理時間的法則——緊急-重要工作法則(Urgent-Important Matrix),也稱為艾森豪威爾法則(the Eisenhower Matrix),或四象限法則(Quadrants)、十字法則等。使用這個有效管理時間法則使他成為更好的軍隊以及國家領導者。

艾森豪威爾法則是將日常工作以重要緊急程度進行優先排序,從而提升了日常工作效率,在相同時間內可完成更多工作。下面我們來看看此法則的工作原理,以及我們如何運用到日常生活中:

四象限法則的原理(Quadrants)

艾森豪威爾四象限法則的工作原理,是製作一個四象限圖表,將工作及事宜以其輕重緩急程度填寫在四個象限內。參照此圖表規劃時間處理工作和事宜。

象限一:儘快處理(Quadrant 1: Do)

放入第一象限的工作及事宜是緊急又重要,需高度重視。看到象限一等於看到『儘快處理』這幾個字。

象限一的內容包括截止日期,尤其是那些不可更改的截止日期。包括與客戶會面、航班時間以及固定的編輯截止日期等等。每天早上你應該首先查看象限一。

用於處理突發事件的時間通常也歸入這個象限。例如,如果您的整個辦公室都失去了互聯網,您需花時間調整日程安排應對這種緊急情況。

象限二:給予足夠重視但可暫緩 (Quadrant 2: Decide)

有些人會把重要的工作和緊急的工作混為一談。第二象限可以幫您區分兩者。對於允許在適當時間內完成的重要工作或事宜,可劃入這個象限。

例如,保持身體健康很重要,但並沒有固定的截止日期。因此,將去健身房的時間添加到這個象限中。這將有助於確保自己別忘了去健身房,同時不會讓完成這件事變成不必要的壓力。

可以將與家人共度時光的時間、享受個人愛好的的時間,比如在下午悠閒地閱讀一本書放鬆一下,這樣的事情安排在這個象限。

象限三:考慮安排他人做(Quadrant 3: Delegate)

有些工作或事宜很緊急,但不如第一象限裡的那麼重要。如果可能,可以將這些事分派給下屬。對於領導崗位的人來說,這個象限是一個特別重要的象限。不少領導者可能會執著細節,他們本可以將一些事劃分到第三象限,但卻用這些事塞滿自己的第一象限。

例如,安排約會可能很緊急,但不會像你即將參加的會議那麼重要。安排約會的工作可以委託給祕書去做。

象限四:可忽略(Quadrant 4: Disregard)

這是艾森豪威爾四象限的最後一個象限。那些既不緊急也不重要的事,甚至可以忘記的事歸屬在這裡。有些人將這些事稱為「不必做」,或「刪除」。

其中一些事宜你甚至不應該標註到您的工作日曆中,例如瀏覽社交媒體或小睡。這些事兒即使很誘人,但既不重要也不緊急。

艾森豪威爾四象法則之所以如此有效,原因之一就是它將您的注意力從這些干擾中轉移到更重要的項目上。

開始製作並使用您的四象限法則圖表

每個人工作日程排序都會不同,這取決於人們的職業、資歷等,您可以按以下幾個步驟開始:

列出你工作

首先,列出您在未來幾天內需完成的所有工作。列出重要的截止日期、目標,約會的時間,哪怕是最小的事宜,都羅列在此列表中,因為稍後您將對其進行篩選。

當您開始使用四象限法則時,不用擔心如此多的工作該如何劃分,儘量確保您將所有工作都羅列進來。

開始製作四象限法則表格

有了工作清單,可以開始繪製你的艾森豪威爾四象限圖表了。您可以畫在筆記本上,也可以使用 Microsoft Excel 或 Google Sheets 等表格軟件,畫一個十字分出四個象限。

畫出這個簡單的圖後,開始分類你的工作或事宜。將工作或事宜分輕重緩急分別填入四象限圖表不同的象限中。

緊急而重要的工作或事宜放在左上方的象限一,重要而非緊急工作或事宜放在右上方的象限二,不重要但緊急的工作或事宜放在左下方的象限三,不重要不緊急工作或事宜方在右下方的象限四。

艾森豪威爾四象限法則圖表。(張玉/大紀元)

請隨身攜帶你的四象限圖表

除非您記憶力超凡,請隨身攜帶您的四象限圖表,以便您隨時使用,並確保意外情況發生時隨時調整計劃。如果您的四象限圖表在網上,那可以使用任何電子設備隨時查看。

現在您可能已經了解了艾森豪威爾四象限法則圖表的構建方式,那麼開始吧,下週您就可以開始試用,看看是否可增強您的工作效率,在同樣時間內可以完成更多的工作或事宜。

原文:What Former President Dwight D. Eisenhower Can Teach You About Time Management刊登於Calendar博客網站。

責任編輯:韓玉 #◇

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