【大纪元4月23日讯】（大纪元记者游攸编译）在今天的科技时代，电子邮件带来方便，却也带来不必要的误解。电子邮件缺乏传统信件的优雅语句，写电邮的人为了快速传达讯息，可能在不多考虑的情况下，用词用句伤了别人。
ABC新闻报导，每天有半数的美国人使用电子邮件，5千3百万人使用即时信息(instant messaging)。因为忽略了电邮礼仪而造成的误解不少，这样下去肯定会出现一些社会疏失。
出版社Hyperion Books主编施瓦尔贝（Will Schwalbe ）和纽约时报编辑希普利（David Shipley ）合撰的新书“电邮手则（Send）”中提供了从电邮到即时通信息中的网路沟通礼仪。
他们最重要的两个课题分别是：“在寄前先想一想”以及“当其他发信者犯错时，原谅与忘记他们吧”。
那么，什么是关于电邮守则呢？为何我们寄了这么多电子信息？为何人们会不记得写过的东西都会留下无法擦拭的电子记录？为何我们忘记要去仔细编写信息，好让收信人了解意义不需猜测？
一开始，电邮并非想像中那么早出现。众所皆知，美国线上（The America Online）在1989年之前还没个影呢！现在，每周数不清的电邮被寄出。美国公司工作者一天中至少花了25％的时间在电邮上；好几小时在掌上型电子通讯器材上。在2009年，布什政府预计要将超过1亿封的电子信息倒入国家档案柜中，2001年柯林顿政府只留下了3千2百万封电邮，这显示电邮使用量继续增加中。
这项新科技大约在最近10年内统驭整个地球。就如同上一代人努力结合第一代电报系统，然后变成生活中的电话一样，我们正努力适应生活中的电邮系统。我们使用它，然后过度使用它，最后还可能误用它。
电邮容易导致误解
假使你没有有意的将语调带入电邮中，那么电邮也没有办法传出这些感受。但，不涉及语调的书写文字在读者的心中将会留下空白视窗。
“你开会会迟到吗？”这是一个简单的问题。但将此句写入电邮中时，就会导致南辕北辙的反应。一名在试用期的职工可能会将这样的句子视为是严厉的警告。一位规规矩矩的职员可能将其诠释为一种污辱，心理想着：“我总是准时到，为何现在会认为我会晚到呢？”或者它会导致混淆：“为何我会在会议迟到呢？难道在此之前有什么我需要知道的事情发生了吗？”。
的确，所有用写的沟通比起人与人之间见面互动，或甚至是使用电话互动都来的困难些。使用电邮时，你无法像面对面进行谈话那样适时的根据别人的反应来修正你要表达的意思。电邮是所有书写媒体中最困难的。
传统信件至少还可以给我们一些帮助我们推测意义的线索。私人信纸写着公司不同的某件事并给予我们其中的一些暗示，或即使其他格式的电子通讯比起电邮来说误差都较少。即时信息和短信（texting）比较像，但这些一般用于发送给那些和你有关的社团及好朋友。
电邮的意思很容易被误解，因为我们在非正式沟通（如和朋友拟订计划、向同侪询问问题）和正式沟通（如应征工作、向潜力顾客说明）中的界线难以划清，有时还会导致危险的后果。
发送电子邮件前缺乏考虑
我们发送电子邮件又无可避免的快。如果一个在每天会收到数十封甚至数百封信息位置上的人，他们通常缺乏专心度；这些人对于顾客的需求、态度与情绪时常在变。
在电邮中，人们几乎都不是自己，他们是生气的、没有同情心、缺乏认知、更容易受伤，甚至是更饶舌与口是心非。
对此有一个合理的解释。在面对面（或声音）交谈中，我们的情绪大脑正不断地监控对方的反应。我们能分辨出他们的好恶。相反地，电邮沟通无法提供即时的第一手回馈信息。
电邮书写数目大量的增加，甚至那些以前不需要书写技巧的工作者也需要使用它。结果我们只是抱怨所收到的电邮数量过多，但最重要且被忽略的是我们传输交换信息的品质。
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