善用A4表格，外行人也能成為業界萬事通
我在三菱地產和軟體銀行擔任企畫經理期間，接手過很多企畫案。聽起來好像很了不起，其實剛開始時，我在各領域都是個十足的門外漢。對不動產和市區營造完全不懂，資訊通信的範疇更是懵懂無知。然而，既然上面把工作交代下來，我就必須在有限的時間內，把整個企畫精通到可以簡報的地步。
在這種時候，必須先從研讀該領域資料開始做起。接到命令後，馬上到書店找資料，或是漫無目標地在網路上搜尋並沒有錯，但在毫無預備知識的狀況下，投入大量資訊的海洋裡，並不算是個有效率的方法。此時應該採取的方法，是省略學者程度的見識或與工作無關的資訊，在最短的時間內，獲得必要而充分的知識。所以我用「讀書計畫表」找到最適當的資訊收集管道，有效率地增加知識。
比如說，上司下令「企畫一個寬頻事業吧」。我也不用隱瞞，這是我在軟體銀行時孫正義給我的偉大任務。當時，我連「寬頻」是什麼東西都不知道，所以首先用這張表，打算在最短時間內惡補通信產業的知識。
要了解一個完全陌生的領域，第一步的重點就是俯瞰全體。我在「1年計畫表」(第33頁)中也說明過，人類的大腦一開始認識大略的情報後，才能準備接受詳細的資訊。乍然間猛讀詳細的知識，大腦也吸收不了，只能留下片斷式的印象。所以首先選擇一本說明大略組織或一般知識的書，是必要的步驟。此時，網羅了所有統計或數據的白皮書，應該是最為合適。所以當時，我找到總務省《情報通信白皮書》，先了解概括，又找到《未來的情報‧通信市場會怎麼樣？》，它是一本從通信、廣播、電子商業交易、硬體等各層面做市場預測的書，從中學習未來預測的市場變化。
了解大概之後，就可以看出自己應該深入學習的課題或有興趣的範疇了。 像是「希望看到更詳細的數字」、「想參考國外的例子」、 「政府讓多家寬頻業者競爭的政策是什麼？」「得更了解具體的技術才行」等。
於是，接下來就去找出對這類主題或領域有更詳盡說明的書。可以在書店或亞馬遜上尋找，也可以從第一階段閱讀的書籍所引用的其他文獻或參考資料中，挑選適合的材料。
經過這個階段後，大致可以看出企畫或案子的方向性，而產生更詳細的疑問和課題。到達這個地步，已經不太需要仰賴書籍了。因為內容太過細瑣，就算找到文獻，其中的資料可能也多已過時。
此時才是網路出場的時機。網路查詢時，只要方向有一點誤差，就會因為資料太過龐大，而難以找到自己真正需要的資料。然而到達這個階段時，問題或課題都鎖定在很小的範圍內，應該可以很快尋獲資料才對。剛發表的論文、最新統計的數據在網路上都可找到，資料的新穎度也不用擔心。如果還是不知怎麼找法，請參考「正確搜尋關鍵字表」(第183頁)。如果有機會問到熟知該領域的人，那會是極寶貴的資訊來源。請運用「正確提問表」(第179頁)問出有利的情報。@
摘自《表格學習術：40種超效率圓夢計畫書》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)
