與同事交談 五個步驟提高溝通技巧

精采的談話能帶給你成功的解決方案和富有成效的計劃

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作者:Arjun Buxi
(大紀元記者徐海韻編譯)工作中的交談是個棘手的問題——(大部分)都是和我們認識的人進行常規互動,談論的也應該是我們熟悉的話題。

那為什麼我們一想到它就畏縮呢?

回憶一下,可能至少在一些交談中沒有人傾聽(或關心)你的觀點;缺乏共識,沒有採取有意義的行動;或是談話讓人感到重複,於是就產生了一種慣性。

相反,也有一些很棒的談話:意見完全一致,解決了問題並且做出了成功的計劃。簡而言之,作為一個團隊一起完成了任務。

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讓我們找出幾個簡單的步驟,讓你的工作中的交談更加精采。

1. 傾聽並了解

關於良好的溝通,人們最大的誤解是要說得好。

而傾聽才是第一位的。最棒的溝通者聽的是說的兩倍,這幫他們從一開始就能了解存在的問題。問題通常在於一個小的細節,而「大聲說出來」時可能會把它漏掉,因為我們太專注於演講的效果,甚至不知道問題存在的根本原因。更糟糕的是,對方的觀點根本就不客觀,只是覺得我們這邊缺乏信任、包容或關心。

也就是說,在說話之前,為了了解而傾聽會重建信任。這樣會吸引聽眾,並讓他們參與到解決問題的過程中來。

2.提問並澄清

傾聽給了我們開始交談時所需的信息;提出有見地的問題可以為最棒的傾聽提供輔助,表明我們確實在關注,並試圖弄清真相。

我們可能會馬上與他人意見的不同,但如果不接受自己錯了的想法,我們的判斷又有什麼價值呢?(由Shutterstock提供)

好的提問能激發說話者和傾聽者批判性的思維,迫使說話者找到一種能夠簡化問題的對話框架,而傾聽者接收到的信息限於必要的框架中。我們可能會找到在非結構性談話中意想不到的答案。

當然,提問的類型很多,也有一些很棒的策略可以把它們結合起來。

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3.分享觀點,保持一致

如果我們所做的只是傾聽,肯定能夠建立起高度的信任,卻實現不了我們的目標。因此,最後,當完成了傾聽和對問題的了解,我們需要開始分享我們的觀點——這不是一個對錯的問題,而是基於我們關心的問題、優先級和需求進行合理的論證。這樣做讓對方有機會交換意見,也許還會意識到在他(她)之外還存在著其它的優先事項。

在這個過程中,我們必須開始走向一致。詢問對方對你觀點的反饋:雙方觀點之間存在什麼樣的差距?為什麼會這樣?要想在某些項目上更進一步,需要做些什麼?這就是我們開始考慮優先級的時候。

4.共同決定優先級

在其它條件相同的情況下,我們傾向於與比較理性、通情達理的人一起工作(如果不是,我表示同情)。然而,優先級可能是意見不一致的共同根源——我們個人或團隊的議程不同,所承受的壓力也不同。

時間和資源是有限的,為了獲得成就感和取得進步,我們需要實現每個人清單上的一些目標。

這就是我們圍繞優先級制定結構化評分計劃的地方:時間、投資與回報、與其它目標的關聯性、戰略價值等等。

在明確了優先級後,我們終於可以討論最後一步了:行動。

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5. 集體行動計劃

如果到目前為止我們做好了準備工作,那麼我們已經通過良好的傾聽建立了信任,並通過戰略性的提問全面分析了面臨的問題。在充分交流了觀點和優先事項後,朝著協調一致邁出了一大步,因此大家對問題的看法是一致的。

接下來是行動——工作對話中最關鍵的部分。

每個人都有自己的目標,更重要的是要採取行動實現這些目標。

我們要決定每個目標或行動的時間表、截止日期及可衡量性,以及追責的後續方法。

在談話的最後,如果每個人的需求都得到了滿足,並且所有的團隊成員都知道需要做什麼,並且對成功有著中度到高度的信心,那麼我們剛剛就進行了一次很棒的工作談話。

轉載自《企業家》(Entrepreneur)

賦予人們改變世界的業務權力/企業家®(Entrepreneur)致力於推動世界有遠見的領導者通過創新的想法、企業和觀點做出改變。

原文:If You Cringe at the Thought of Talking to Your Co-Workers, Follow These 5 Steps for Better Conversations刊於Entrepreneur網站。

責任編輯:韓玉 #◇

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