怎樣評估和追蹤企業員工的績效?

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【大紀元2022年01月16日訊】(John Rampton撰稿 / 溫芳編譯)即使在疫情開始之前,已經有越來越多的雇主通過監控員工的方式提升績效。2018年Gartner報告顯示,239家大企業中有50%都承認他們對員工實施監控,特別是他們的電子郵件和社交媒體帳號。不僅如此,這些公司說他們還監控員工利用哪些人在工作,誰與誰會面等各種信息。

根據Accenture一項一年後對幾個大公司高層管理人員的調查顯示,62%公司都在蒐集員工的數據。當然,疫情的到來加速了監控員工的發展趨勢。可是,到底怎樣正向監控和激勵員工,是所有企業都在摸索和學習的一個領域。

ExpressVPN進行的一項調查顯示:

  • 儘管83%雇主都認為監控員工是不道德的行為,但是78%的雇主仍然使用監控軟件。
  • 超過三分之一的雇員不知道雇主在監控他們的網絡活動,15%的雇員以為這不可能。
  • 56%的雇員對雇主監控他們的通信記錄感到壓力和焦慮。41%的雇員懷疑他們是否受到監視;32%的雇員因此減少了休息時間。
  • 如果可以不受監控,48%的雇員願意減薪。四分之一的雇員願意減薪25%。
  • 雇員承認他們被錄下的工作電話中,41%的內容含有足以解僱他們的證據。而且,37%的雇主已經使用錄音作為證據解僱了某些員工。
  • 73%雇主還使用電子郵件、短信和電話內容評估員工的績效,46%的雇主用這些信息追蹤員工組結工會的行動。

所以,到底應該怎麼做呢?畢竟,隨著新一波疫情的到來,很多公司又要延期重開辦公室的計劃。即使疫情過去,很多公司也會保留遠程工作、至少是半遠程工作的模式。

在這樣的情況下,雇主就需要找到不會引起員工焦慮的監控團隊的管理方式。這當然不是一件容易的事情。但是,可以參考以下十個技巧。

1 設定明確的期望值和合理的完成時限

很多領導和項目管理者到現在還不知道怎樣對員工提出明確的期望和給出合理的完工時限。這讓我很不理解。在我看來,不論團隊是在辦公室工作還是遠程工作,這些話題都應該是優先確定答案的事情。

如果你講明需要他們完成什麼內容,員工會很高興去完成,效率也很高。如果溝通總是卡在「泛泛而談」的對話上,我建議嘗試這樣做:

  • 聚焦在明確的目標上
  • 目標要具體、可量化、可以做得到、有意義、時間安排上是合理的
  • 解釋你期望背後的原因,這樣員工知道他們的工作是有意義的
  • 提供範例以及工作所需的工具和資源
  • 談好一個合理的完成期限

2 雇主、團隊一起使用合適的技術

迪安娜·里奇(Deanna Ritchie)在上一篇博文中寫到:「擁有豐富的通訊和合作工具太好了,不過,你不用全部使用它們。相反的,你應該挑選最必要的工具使用。這樣可以避免分心,避免員工不停地在各種工具中來回切換,而且也會避免信息超載。」

以下工具可以幫助你測量和追蹤團隊的工作效率,供參考:

  • Calendar自動安排會議。更重要的是,它擁有分析功能,你能看到你的時間花在哪裡。
  • Slack是流行的短信工具,讓你的團隊實施溝通、合作。
  • Basecamp是項目管理工具,幫助所有成員了解項目進展。
  • Hub Staff帶有計時、錄屏、監控員工、調度和提供工資單功能。
  • Google Drive讓團隊成員在線分享文檔。
  • Kickidler不僅可以監控員工,還有計時、員工績效分析等功能。其中的Autokick功能會通知員工他們的績效,或提醒他們是否瀏覽網頁太長時間。
  • Time Doctor是計時軟件,幫你統計分析花在各項任務和項目上的時間。
  • Teamwork幫你統計員工的工作,開出發票。

3 必須互相信任

Deloitte諮詢公司辦公室文化主管珍·費舍爾(Jen Fisher)說:「信任是所有關係的基礎。任何好的關係都是從信任開始的。」

費舍爾參與撰寫過《更好地合作:如何培養牢固的關係以最大限度地提高幸福感並提高利潤》(Work Better Together: How to Cultivate Strong Relationships to Maximize Well-Being and Boost Bottom Lines)一書。費舍爾說,建立在信任基礎上的工作環境才會健康和高效,而且,在瘟疫流行這樣動盪的年代,信任可能比以往任何時候顯得更加重要。

「瘟疫讓我們對未來很多事情都不確定,」她說,「在這樣的情況下,你需要信任、高質量和互相支持的合作關係。」你可以這樣與遠程團隊建立信任:

  • 不要管得太細,減少員工的壓力,尊重每個人的習慣,經常聯繫。
  • 頻繁提供反饋,幫助團隊學習和成長。
  • 認識每位員工,嘗試一對一的網上會議。
  • 給出明確的目標和期望。
  • 分享你的專長,並承認你並不是什麼都知道。
  • 積極參與網絡會議,分享工作成績,甚至可以帶領團隊網絡參觀實地情況。
  • 表現穩定,比如總是尊重別人的時間。

除了這些,還有保持透明度。如果你在監控你的團隊,要讓組員事先知道。並解釋清楚這不是窺視他們,而是需要蒐集這些資訊減少團隊浪費時間、提升績效。

4 注重產出而不是投入

王瑞安(Ryan Wong)在Entrepreneur專欄寫到:「監控員工的行為在疫情之前已經很普遍。2018年,研究顯示50%的大公司都使用電子郵件進行監控和地理位置分析。」然而,「封鎖開始的幾個月裡,監控軟件的使用度飆升,像Teramind和ActivTrak這些軟件的銷售額得到創紀錄的增長。」

「對雇主來說,使用監控工具只是員工不在辦公室工作的權宜之計。」王瑞安說,可問題是「坐在鍵盤前、攝像頭前,並不代表就有績效。」

用這樣的辦法監控員工只會適得其反。員工知道他們的鍵盤敲擊動作被監控,會促使他們進行無用的、大量的、沒有商業價值的勞動。

「深層問題是,很多時候我們錯誤地評估績效,混淆了投入和產出。」王瑞安說,「即使是監管員工工作時間的老一套方法,從根本上也具有誤導性。知道一個人一週做滿了40小時,並不意味著他們有成效。」

什麼才是好辦法?根據產出獎勵員工。「具體的做法對每個企業、對每個員工來說都不一樣,這是關鍵所在。花些時間定義你要的成功是什麼,然後找到衡量的指標,才是提高績效的好辦法。像KPIs、OKRs和KRAs這些績效指標都以這個為前提設計。」

5 重質不重量

評估員工的工作,考評質量很重要。比如,你為客戶提供的服務決定著你企業的聲譽,當然這不容易衡量。

所以,在設計績效考評系統的時候要注重評估質量。問自己這個問題,「做什麼事情工作才有績效?」

比如,你是否收到分銷員對某位員工的反饋,說他在工作時間之外回應了他的請求?員工不僅要多投入時間完成這樣的工作,而且價值是很可觀的。所以你的考評系統一定要能夠回饋這樣的工作績效。

6 使用正向激勵

毫無疑問,快樂的員工績效更好。然而,不是只有加薪才會讓員工快樂。這些辦法也可以使員工感到快樂:

  • 展示善良、同理心
  • 聚焦於有意義的工作
  • 尊重員工
  • 不推卸責任
  • 提供有建設性的反饋
  • 獎賞出色的工作

7 管理任務分配

通過數據分析,了解每個員工的強項和弱項。比如,你會發現有的員工完成任務速度比其他人快。最好把很多責任交給這個員工,由他帶動激勵團隊的績效。

了解績效最差的員工的問題所在。比如,他們是不是不會用某個軟件、或哪裡卡住了。這時候,你需要提供一些培訓提升他們的技能,提高績效。

8 綜合評估短期和長期績效

要綜合考量短期和長期的績效。對完成出色的小任務進行鼓勵,會累積員工的正向士氣,鼓勵他們進取更長遠、更大的目標。

不要小看細節的互動。儘管不明顯,但是小事情累積起來會促使員工達成更大的目標。

9 不要浪費時間

分析數據考察員工在哪些工作上花掉很多時間。比如,可以限制員工每天花在某些網站或應用軟件上的時間,避免他們分心。

數據還能看出,哪些客戶花掉員工很多的時間,降低了他們的績效。很可能你的企業從這些客戶身上根本賺不到錢。遇到這種情況,就要調整員工的時間分配,減少花在這類客戶身上的時間,提高整體績效。

10 注重利潤

現在小企業越來越注重利潤產出,而不是員工工作了多少時間。這樣也給予員工靈活度,讓他們自己掌握什麼時間工作、怎樣工作。

擁有一個遠程工作的團隊好處很多,包括減少租金、水電費、清潔費、食品和稅務等開支。調查顯示,平均每位遠程工作的員工每年可為公司節省這些雜費達1萬美元。不僅如此,遠程工作的團隊績效更高。他們也較少請假,更願意與公司團隊在一起。不少員工寧可放棄加薪選擇在家工作。

原文:How to Effectively Measure and Track Employee Productivity刊登於Calendar博客網站。

責任編輯:韓玉 #

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