【大纪元2022年01月16日讯】（John Rampton撰稿 / 温芳编译）即使在疫情开始之前，已经有越来越多的雇主通过监控员工的方式提升绩效。2018年Gartner报告显示，239家大企业中有50%都承认他们对员工实施监控，特别是他们的电子邮件和社交媒体账号。不仅如此，这些公司说他们还监控员工利用哪些人在工作，谁与谁会面等各种信息。
根据Accenture一项一年后对几个大公司高层管理人员的调查显示，62%公司都在搜集员工的数据。当然，疫情的到来加速了监控员工的发展趋势。可是，到底怎样正向监控和激励员工，是所有企业都在摸索和学习的一个领域。
ExpressVPN进行的一项调查显示：
- 尽管83%雇主都认为监控员工是不道德的行为，但是78%的雇主仍然使用监控软件。
- 超过三分之一的雇员不知道雇主在监控他们的网络活动，15%的雇员以为这不可能。
- 56%的雇员对雇主监控他们的通信记录感到压力和焦虑。41%的雇员怀疑他们是否受到监视；32%的雇员因此减少了休息时间。
- 如果可以不受监控，48%的雇员愿意减薪。四分之一的雇员愿意减薪25%。
- 雇员承认他们被录下的工作电话中，41%的内容含有足以解雇他们的证据。而且，37%的雇主已经使用录音作为证据解雇了某些员工。
- 73%雇主还使用电子邮件、短信和电话内容评估员工的绩效，46%的雇主用这些信息追踪员工组结工会的行动。
所以，到底应该怎么做呢？毕竟，随着新一波疫情的到来，很多公司又要延期重开办公室的计划。即使疫情过去，很多公司也会保留远程工作、至少是半远程工作的模式。
在这样的情况下，雇主就需要找到不会引起员工焦虑的监控团队的管理方式。这当然不是一件容易的事情。但是，可以参考以下十个技巧。
1 设定明确的期望值和合理的完成时限
很多领导和项目管理者到现在还不知道怎样对员工提出明确的期望和给出合理的完工时限。这让我很不理解。在我看来，不论团队是在办公室工作还是远程工作，这些话题都应该是优先确定答案的事情。
如果你讲明需要他们完成什么内容，员工会很高兴去完成，效率也很高。如果沟通总是卡在“泛泛而谈”的对话上，我建议尝试这样做：
- 聚焦在明确的目标上
- 目标要具体、可量化、可以做得到、有意义、时间安排上是合理的
- 解释你期望背后的原因，这样员工知道他们的工作是有意义的
- 提供范例以及工作所需的工具和资源
- 谈好一个合理的完成期限
2 雇主、团队一起使用合适的技术
迪安娜·里奇（Deanna Ritchie）在上一篇博文中写到：“拥有丰富的通讯和合作工具太好了，不过，你不用全部使用它们。相反的，你应该挑选最必要的工具使用。这样可以避免分心，避免员工不停地在各种工具中来回切换，而且也会避免信息超载。”
以下工具可以帮助你测量和追踪团队的工作效率，供参考：
- Calendar自动安排会议。更重要的是，它拥有分析功能，你能看到你的时间花在哪里。
- Slack是流行的短信工具，让你的团队实施沟通、合作。
- Basecamp是项目管理工具，帮助所有成员了解项目进展。
- Hub Staff带有计时、录屏、监控员工、调度和提供工资单功能。
- Google Drive让团队成员在线分享文档。
- Kickidler不仅可以监控员工，还有计时、员工绩效分析等功能。其中的Autokick功能会通知员工他们的绩效，或提醒他们是否浏览网页太长时间。
- Time Doctor是计时软件，帮你统计分析花在各项任务和项目上的时间。
- Teamwork帮你统计员工的工作，开出发票。
3 必须互相信任
Deloitte咨询公司办公室文化主管珍·费舍尔（Jen Fisher）说：“信任是所有关系的基础。任何好的关系都是从信任开始的。”
费舍尔参与撰写过《更好地合作：如何培养牢固的关系以最大限度地提高幸福感并提高利润》（Work Better Together: How to Cultivate Strong Relationships to Maximize Well-Being and Boost Bottom Lines）一书。费舍尔说，建立在信任基础上的工作环境才会健康和高效，而且，在瘟疫流行这样动荡的年代，信任可能比以往任何时候显得更加重要。
“瘟疫让我们对未来很多事情都不确定，”她说，“在这样的情况下，你需要信任、高质量和互相支持的合作关系。”你可以这样与远程团队建立信任：
- 不要管得太细，减少员工的压力，尊重每个人的习惯，经常联系。
- 频繁提供反馈，帮助团队学习和成长。
- 认识每位员工，尝试一对一的网上会议。
- 给出明确的目标和期望。
- 分享你的专长，并承认你并不是什么都知道。
- 积极参与网络会议，分享工作成绩，甚至可以带领团队网络参观实地情况。
- 表现稳定，比如总是尊重别人的时间。
除了这些，还有保持透明度。如果你在监控你的团队，要让组员事先知道。并解释清楚这不是窥视他们，而是需要搜集这些资讯减少团队浪费时间、提升绩效。
4 注重产出而不是投入
王瑞安（Ryan Wong）在Entrepreneur专栏写到：“监控员工的行为在疫情之前已经很普遍。2018年，研究显示50%的大公司都使用电子邮件进行监控和地理位置分析。”然而，“封锁开始的几个月里，监控软件的使用度飙升，像Teramind和ActivTrak这些软件的销售额得到创纪录的增长。”
“对雇主来说，使用监控工具只是员工不在办公室工作的权宜之计。”王瑞安说，可问题是“坐在键盘前、摄像头前，并不代表就有绩效。”
用这样的办法监控员工只会适得其反。员工知道他们的键盘敲击动作被监控，会促使他们进行无用的、大量的、没有商业价值的劳动。
“深层问题是，很多时候我们错误地评估绩效，混淆了投入和产出。”王瑞安说，“即使是监管员工工作时间的老一套方法，从根本上也具有误导性。知道一个人一周做满了40小时，并不意味着他们有成效。”
什么才是好办法？根据产出奖励员工。“具体的做法对每个企业、对每个员工来说都不一样，这是关键所在。花些时间定义你要的成功是什么，然后找到衡量的指标，才是提高绩效的好办法。像KPIs、OKRs和KRAs这些绩效指标都以这个为前提设计。”
5 重质不重量
评估员工的工作，考评质量很重要。比如，你为客户提供的服务决定着你企业的声誉，当然这不容易衡量。
所以，在设计绩效考评系统的时候要注重评估质量。问自己这个问题，“做什么事情工作才有绩效？”
比如，你是否收到分销员对某位员工的反馈，说他在工作时间之外回应了他的请求？员工不仅要多投入时间完成这样的工作，而且价值是很可观的。所以你的考评系统一定要能够回馈这样的工作绩效。
6 使用正向激励
毫无疑问，快乐的员工绩效更好。然而，不是只有加薪才会让员工快乐。这些办法也可以使员工感到快乐：
- 展示善良、同理心
- 聚焦于有意义的工作
- 尊重员工
- 不推卸责任
- 提供有建设性的反馈
- 奖赏出色的工作
7 管理任务分配
通过数据分析，了解每个员工的强项和弱项。比如，你会发现有的员工完成任务速度比其他人快。最好把很多责任交给这个员工，由他带动激励团队的绩效。
了解绩效最差的员工的问题所在。比如，他们是不是不会用某个软件、或哪里卡住了。这时候，你需要提供一些培训提升他们的技能，提高绩效。
8 综合评估短期和长期绩效
要综合考量短期和长期的绩效。对完成出色的小任务进行鼓励，会累积员工的正向士气，鼓励他们进取更长远、更大的目标。
不要小看细节的互动。尽管不明显，但是小事情累积起来会促使员工达成更大的目标。
9 不要浪费时间
分析数据考察员工在哪些工作上花掉很多时间。比如，可以限制员工每天花在某些网站或应用软件上的时间，避免他们分心。
数据还能看出，哪些客户花掉员工很多的时间，降低了他们的绩效。很可能你的企业从这些客户身上根本赚不到钱。遇到这种情况，就要调整员工的时间分配，减少花在这类客户身上的时间，提高整体绩效。
10 注重利润
现在小企业越来越注重利润产出，而不是员工工作了多少时间。这样也给予员工灵活度，让他们自己掌握什么时间工作、怎样工作。
拥有一个远程工作的团队好处很多，包括减少租金、水电费、清洁费、食品和税务等开支。调查显示，平均每位远程工作的员工每年可为公司节省这些杂费达1万美元。不仅如此，远程工作的团队绩效更高。他们也较少请假，更愿意与公司团队在一起。不少员工宁可放弃加薪选择在家工作。
原文：How to Effectively Measure and Track Employee Productivity刊登于Calendar博客网站。
责任编辑：韩玉 ＃
