專家:成功及內向的人都具有被低估的技能

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【大紀元2023年01月28日訊】(大紀元記者高杉編譯報導)一位哈佛大學的神經科學專家分享了自己所領悟的,所有成功人士都擁有的,也是自己作為一個內向的人所擁有的技能。他的文章發表z在CNBC網站上,全文翻譯如下。

我一直是個性格內向的人。當我在獲得神經科學博士學位後找到第一份工作時,我很擔心自己很難與他人溝通。

但我很快就知道,我不需要強迫自己成為外向的人,隨時隨地地與人面對面的溝通。因為所有的成功人士,尤其是性格內向的人,都擁有一個最被低估的技能,那就是他們能夠清楚地、有效地通過寫作來進行書面溝通。

你從事什麼行業並不重要。如果你是一個有思想、有策略的人,而且你會寫東西,你就會在與人的互動中變得更加自信,無論是在電子郵件、公開演講甚至只是小範圍的交談中。

關於如何通過寫作來與人溝通的問題,以下是我的最好的建議:

1. 為你要傳達的信息選擇正確的格式。

在你想要向別人傳達一個想法或要求之前,先決定傳遞信息的最佳格式。

例如,如果你要分享一些涉及複雜數據的研究成果,那麼能夠顯示圖表和圖像的PowerPoint文件,可能就是最好的格式。

如果你是要宣布管理決策,就發送一封詳細的電子郵件。添加要點項目符號(Bullet points)是讓讀者關注和消化這些信息的一個好方法。你也可以使用被稱為「STAR」的方法,關註:情況、任務、行動和結果。

對於像進度更新或收集反饋這樣的討論,一般來說,發一封簡短的電子郵件,或當面說一下就足夠了。

2. 避免使用行業術語。

使用平實而簡單的語言,是闡述複雜話題的最有效方式。要避免使用行話或行業用縮略語(首字母縮寫),不管你認為它們有多流行。

考慮使用圖形或類比來推動你的觀點。我所見過的最好的例子之一就是,一位高管把他的年度財務戰略報告,設計成了模仿兒童讀物的樣子。

但是,不要包括不相干的細節,以免偏離主題或使觀眾不知所措。如果這些細節對話題來講沒有必要,就把它移到最底部。

3. 減少接收者需要投入的精力

要知道,你的收件人整天都在被電子郵件和文件輪番轟炸著。所以在你發送任何東西之前:

提醒他們你為什麼要聯繫他們(例如:「關於昨天的會議……」);
將電子郵件格式化,以便在手機屏幕上容易閱讀(例如,使用短小精悍的句子);
指出行動要點(例如,「接下來的步驟是……」;「最後期限是……」等等);
如果你的信息超過了一頁,請創建一個單獨的文件作為附件,並使用電子郵件來提供重點;
不要假設聽眾擁有和你一樣多的背景知識。提供一些基本信息,讓每個收件人都可以站在同一起跑線上思考。

4. 展示你的決定過程。

如果你正在處理一個可能會產生爭議的話題(例如,分配預算或重組公司部門),還需要讓讀者了解你的思考和決定過程。

這種方法可以建立信心,並向人們展示你是開明的。可以把一些瑣碎的觀點編織在一起,並在涉及重大決策時提供關鍵背景。

請他們提供反饋,並記錄下任何對該問題的擔憂。

5. 寫作要簡練、準確。

最後,你要確保自己在工作的各個方面,都能展現出一個強大而有能力的形象。

在你發送任何東西之前:

不要敷衍了事。檢查是否有錯別字、語法和數字的一致性;
避免添加不必要的笑話和幽默。它們有時在書面上很難被很好地理解和接受,特別是對不認識你的人來說,更是這樣;
挑戰自己所寫的東西,儘可能多地刪除單詞、句子,甚至整個想法。然後問一下自己:我的論點是否仍然站得住腳?
從本質上講,你應該像對待自己的寶貴的貨幣一樣,對待所發出去的文字。◇

責任編輯:葉紫微

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