88%職員曾對已發電郵後悔 這四步驟幫你避免

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【大紀元2024年04月15日訊】(大紀元記者李馨編譯報導)有沒有發完電子郵件後又想收回的時候?大多數上班族都有過這種感覺,而剛開始工作的年輕人最有可能為自己發過的郵件感到後悔。

語言學習平台Babbel對2000名美國辦公室職員的一項調查顯示,約88%的人表示,他們曾在點擊發送後對工作郵件的內容感到後悔,28%的人甚至認為,他們發送的郵件直接傷害了自己的職業生涯。

年齡在18歲至24歲之間的Z世代辦公室職員中,大約有五分之一的人說,他們「經常後悔」他們發送了某封電子郵件。

Babbel的文化和語言學專家埃斯特班‧圖瑪(Esteban Touma)說,有兩大錯誤會導致你後悔發送郵件,一是打字錯誤,二是傳達的信息不清楚。

圖瑪告訴美國消費者新聞與商業頻道(CNBC)「Mak It」節目,為了避免這些失誤,請花時間「暫停並仔細查看電子郵件,確保語氣恰當、內容簡潔明了。查找措辭中可能會產生的歧義或潛在誤解。考慮是否已經包含了所有必要信息,以及這封電子郵件是否有效地傳達了您想要表達的意思。」

避免發送令人後悔的電子郵件的四個步驟

學習軟件公司Epignosis的人事運營總監克里斯蒂娜‧賈萊利(Christina Gialleli)說,另一個重要建議是:不要在壓力下回覆。

她建議使用GROW框架,GROW代表以下四個審視步驟:

目標(Goal):我想通過這封電子郵件或回覆達到什麼目的?
現實(Reality): 這封電郵是否針對正在發生的現實?
選擇(Options): 這封電郵是否給了這個人前進的選擇?
我們會做什麼(What will we do):這封電郵是否明確了我們下一步將採取的行動?

賈萊利表示,換句話說,就是「確保電子郵件中非常清楚地包括了你正在試圖涵蓋的主題、行動項目和接下來的步驟」。

圖瑪說,如果你確實發現自己在起草電子郵件時感到焦慮不安,那麼最好休息一下,以「冷靜沉著的心態」重新審視郵件。

「與其立即發送電子郵件,不如考慮先起草郵件,並將其保存為草稿。」他補充說,「這可以讓你在一段時間後以全新的視角重新審視這封電郵。在重溫草稿時,您可能會發現需要改進的地方,或者重新考慮整個內容。」

圖瑪說,對於緊急事項,最好在一兩個小時內回覆,但對於時間上不敏感的事項,在24小時內回覆「被認為是禮貌和專業的」。◇

(本文根據CNBC的報導)

責任編輯:葉紫微#

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