当你踏进会议时，你就走进了一个合作、决策、交换想法的共同空间。珍惜这个空间，它会变成你心动的来源。别把会议当成服务个人利益的地方—会议不是发表长篇大论、拥护封闭思想，或踩着别人往上爬的场合。
规则①：在场
我说的是“真正的在场”。我看过太多“人在心不在”的会议。坐直，身体靠近桌子，散发正面能量。这不是你任由脑袋瓜神游的时候。
规则②：有备而来
如果主办人事先提供议程，一定要事先准备。如果你觉得根本没时间准备，那你大概也没时间去开会。再次问自己：这个会议真的值得留下来吗？
规则③：别带电子产品
没骗你，大家都看到你在偷瞄手机。这不但没礼貌，也释放出“这个会不重要、不值得认真听”的讯息。手机还会发出各种噪音，从通知到点击萤幕都有。一旦有人开始，其他人就会跟着做，会议该得到的尊重一下就荡然无存。如果专心开会，会议就能更快结束、更有效率，也更有趣。
规则④：听⋯⋯认真聆听！
开会时，我们应该从彼此身上学习。这并不容易，因为大家都喜欢说话。研究人员从一组实验中发现，人真的很爱说话，甚至愿意为了说更多话而放弃赚现金的机会。从这些人的脑部成像可见，说话给人的满足感跟吃东西一样。也难怪会议很快会变成一堆人在七嘴八舌，完全离题，听的人却很少。
规则⑤：大胆表达意见
有时候你会有特别的资讯要跟大家分享。话题要能提供新资讯、不同的观点，或是把讨论拉回正题。如果你认为需要更多批判性思考，就自告奋勇扮演“唱反调”的角色，或是代表“竞争者”或其他利益相关人，例如公司里的另一个部门、监督者或客户。
厉害的主持人会制止多余且无益的讨论，但好的参与者能够约束自己的行为，根据“我是否提供了有助于达成会议目标的新资讯”这个简单的规则，判断何时该发表意见，何时该专心聆听。如果答案是否定的，那就该专心听其他人发表意见。
规则⑥：不要伤害他人
我们都是负责任的大人，怪罪别人、打断别人、自我推销，都会让会议失去功能。有个杰出的研究调查了九十二场团队会议，发现负面行为对会议的伤害比正面行为对会议的良好影响还大。所以，你起码要做到，别把恶毒语言和不良态度带到会议上。
规则⑦：支持他人
与其直接否定别人的说法，不如改以更好的回复方式。用“好，那么⋯⋯”取代“不，但是⋯⋯”，抛掉否定他人的第一直觉，训练接纳别人的意见。这样对方的感受比较好，你也会因为帮到别人而觉得开心。
学习条理清楚地开会
或许你是经常要召开会议的主管，或者你希望事业更上一层楼，肩负更多责任，其中可能也包括让会议顺利进行。你可能得跟客户合作，跟他们一起讨论才能得到更好的结果。
你的上司可能有天跑来找你，请你代替他主持会议。你能够胜任吗？无论你担任何种职位，学习条理清楚地开会，对你都是很有用的技能。
首先，掌握自己想达成的目标。这个会有必要开吗？有些会议只是公布资讯，通常有更有效的方式可以替代，简单的书面通知或几张幻灯片或许就能达成目的。让其他人有空时再快速更新资讯，把会议留给讨论和决策。
如果是固定的定期会议，除非有人主动取消，不然就是每个礼拜都召开。你能够把定期会议改成不定期会议，等有重要的事情再召开吗？
第二，仔细思考邀请谁来开会。现在有电子行事历，要邀人参加会议很方便，所以很容易就邀请了一大堆人，不是为了让会议感觉更有份量，就是主办人认为这样会议会更顺畅。如果要手写邀请函，你还会花时间邀请这么多人吗？
实际的状况是，人太多会拖慢会议的速度。比起会议室“坐满人”，更重要的是“请对人”，也就是有珍贵的资讯分享，或有权力采取行动或做出决策的人。
第三，在邀请函中写出会议目标。这样能帮助受邀者决定自己有没有必要参加。如果没有必要，允许他们无条件跳过这场会议。如果你认为少了某个人，会议的效能就会降低，那就要说明他们的参与有多重要。若是没有他们，会议照常能进行，这就表示他们不一定要参加。
在议程内提供详细的资讯，以便受邀者事先准备。例如，列出要做的决策或讨论的提案，请大家事先想一想，带着自己的想法来开会。
第四，鼓励大家积极参与。你邀大家来开会，没有什么比霸占讲台更快浇熄大家的热情。一开始就要表明，你的目标是听取大家的意见，而不是要大家听你发表意见或接纳你的所有意见。领导者说得太多，就会拖慢决策，降低生产力，决策的品质也会降低。
切勿下台一一请人发表意见，应该请有想法的人直接举手发言。利用开放性的问题邀请大家主动参与，这样能促进讨论，大家也能安心地畅所欲言。例如可以问：还可以用什么方式来看这个问题？我们应该留意什么盲点？客户、员工或其他选民会有什么感受？
如果开会的人心不在焉，尤其是在定期会议上，去找他们谈一谈，鼓励他们下次在会议上发表意见。他们觉得自己没什么要补充的？若是如此，那是因为他们不是参加这场会议的适当人选吗？那就允许他们不用来开会。
如果是因为缺乏自信，例如他们是会议中最低阶的人员，就要让他们知道你邀请他们是为了想听他们的意见。
第五，订出会议时间表。一场会议通常是三十或六十分钟，因为是整数，除此之外其实没什么道理。会议很少提早结束，即使工作已经完成也是。如果预定的时间是好几个小时，就会拖好几个小时。
一旦会议超过六十分钟，大家就可能开始精神涣散。会开太久，前半段就可能效率低落，因为没有时间压力。把会议时间缩短除了能节省时间，适当的时间压力也能激发创意。
试着把目前的会议减少十五分钟，除非你发现时间不够。
冗长的会议虽然耗费精力，但要小心的是，别因此改成时间较短但更频繁的会议。大多数人都会一口答应时间短的小会议，但小会议要付出的代价可能不小于大会议（这还是假设小会议真的很短，但实际情况很少如此！）。准备会议很花时间，而且会打断其他工作。
研究发现，花多少时间开会对员工影响不大，真正影响他们的是参加多少会议。频繁的小会议经常打断工作，比起较不频繁的大会议更让他们沮丧、疲惫。同一个研究也发现，开更多会无法提高生产力。最好是把相关的问题放进大约四十五分钟的会议里一起讨论，而不是在一周内预定好几个小会议。
站着开会，拿掉传统的会议桌椅，会激发更多创意和合作。从象征层面来说，坐着就标出了地盘，人因此容易抓着自己的想法不放，较难接受其他新构想。相反地，站着开会让人更投入，也较无地域之分。一个额外的好处是，站着开会通常比较快结束。
最后一点，会议不只需要目标和议程，也需要总结。从感谢大家的参与开始：在场的人拨空来支持这场会议，理应得到你诚心的感谢。总结应该要能让大家知道，他们的时间为什么没有白费。可以问这类问题：我们有了哪些进展？碰到哪些阻碍？学到什么？解决了什么？
如果会议最后达成了某些决策，请与会者公开表示会支持这些决策，即使他们并不赞成。公开声明之后，他们支持到底的可能性就更大，会后也比较不会暗中耍小动作，破坏原先的决策。
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想像那些令人振奋的会议，还有你热切期盼的会议。这些会议让重要的专案有所进展，有时甚至还会提早结束。如果你尽自己的力量整理手边的会议，这样的理想并非遥不可及。帮助会议室里的所有人体验更多怦然心动的感觉吧！
（网站专文）
（本文摘编自《怦然心动的工作整理魔法：风靡全球的整理女王╳组织心理学家，首度跨国跨界合作》，方智出版社提供）
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责任编辑：曾臻
