不必浪费时间!聪明的会议20分钟就够了

作者: 吉姆.范德海,麦克.艾伦,,罗伊.史瓦兹

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想想你耗在过于冗长、过于庞杂、百无一用的会议,以及永远拿不回来的时间。

为什么重要:你可以透过在较短的会议中加入聪明简洁沟通技巧,借此转变团队的文化和绩效。重视别人的时间会成为你的正字标记。

•第一步是学习怎么开会。四个人当中有三个人没有受过如何开会的训练,难怪会有这么多烂会议。

•其他人也和你一样:90%的人承认今天开会时在做白日梦,72%的人在做别的事。(资料来源:HBR Design Thinking)

•现在就运用本章的原则建立连贯性,设定清楚的方向,并得到更好的成效。

设定会议时间,如果做得好,20分钟通常就够了。(Shutterstock)

会前准备:优质会议的决胜点通常在会议开始之前。

•听起来愚蠢,不过务必先确定你真的需要开会。如果是需要隐私和直白说实话的事,或许采取一对一的谈话会比较好。

•会议发起人应在会议通知的电子邮件中订定会议目标(直白的一句话)和议程(最多三项)。

•尽量在前一晚发出会议通知,以免有些与会者当天行程已经满档,这也能让大家有充分的时间思考。

•贝佐斯因为把这一点做到极致而闻名:他不信任在会议用PowerPoint报告(他说简报档与其说是说明,不如说是制造混淆),“相反地,我们写的是有叙事结构的六页备忘录”,他在一封致股东信里这么说,“我们在每次会议开始时安静阅读这份文件,仿佛在‘自修室’里。”

•六个精简的句子就够了!

•如果可能,具体列出要做的决策或要采取的行动。

会议中:

1. 设定时间限制:如果做得好,20分钟通常就够了。大部分人都像机器人,不管需要做什么,都会自动把会议时间设定为30分钟以上。撼动你的组织文化,你会大放异彩。

•Slack通讯软体的做法看起来很聪明:会议只有25分钟或50分钟。如果你的会议是一场接着一场连续排下去,你下一场会议就不会迟到,搞不好还有时间可以喝杯咖啡。

•试试微型会议(5到10分钟)。没有任何法律或理论要求让会议超过必要的时间。

2. 用标题为会议开场:就是在会前寄出的通知里,用一句话写下的目标,它点出这次开会的原因:我们有什么事需要解决或讨论?

3. 第二句话解释“为什么重要”,为什么这件事在这个时候对在场的人这么重要。大家都很忙,经常穿梭在一场又一场会议之间转换主题,让他们知道他们为什么在这里。

4. 接下来,明确说明必须做出哪些具体决定。会议结束时,你会在总结要点时回顾这些决定。

5. 引导讨论,以焦点和效率为会议定调。把这当成健康的同侪压力。如果有人开始离题,请微笑着打断他说:“离题了!”振臂挥手能够添点幽默,消除不快的感受。

6. 兼容并蓄。最安静的人通常有最精彩的想法。鼓励沉默的人说出他们的观点,至少他们会感谢你给他们开口的机会。

7. 会议剩2分钟时,讨论开始收尾。总结要点,具体说明后续步骤,让团队知道你会在下班前发送会议纪录。

会议后:

•趁着会议内容记忆犹新,用条列重点的方式发送简要的追踪事项清单给与会者。

•我们发现,这些电子邮件通常能促使人们补充他们在会后想到的事项,或许这能帮大家省下一次会议。

错误示范:

•聊天说笑与寒暄是早到者的福利。开会时间到,如果你还在聊午餐或周末的事,等于在告诉一群大忙人这个会议没有那么重要。那你为什么要开会?

•开会的人太多、主题太多、时间太长。对于规划出这样一场会议的元凶,同事们不太可能会说什么,不过,他们会注意,也会记住。⊙

<本文摘自《聪明简洁的沟通:200 字写重点,26 秒赢得注意力》,天下文化出版社提供>

(天下文化提供)

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责任编辑:曾臻

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