張雪梅閻小同律師事務所專欄

喬治亞電子核實系統適用範圍

張雪梅律師

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電子核實(E-Verify)系統是一個由移民局和社會安全部門(Social Security Administration)共同操作的網上系統,加入該系統的雇主可以通過網上資源來核實新雇員的合法工作資格。所有新員工的合法工作資格,包括美國公民和非公民員工,都將與移民局和社會安全部門數據庫進行核對以確保員工的合法工作資格。雇主在電子核實系統中輸入新雇員登記表(Form I-9)上的信息,電子核實系統將對輸入的信息和社會安全部門數據庫和移民局數據庫中的大量信息進行核對確認。

根據喬治亞HB 87和SB 160法案的有關規定,符合某些條件的私人雇主(private employers)必須在法案規定的時間範圍內開始登記使用電子核實系統對公司所有新雇員的工作許可進行核實,否則將會面臨處罰。根據喬治亞法律,如果合同金額達到或超過2,500美元,任何想參與向喬治亞政府部門提供服務項目的承包商都必須提供文件證明其參加了電子核實系統,並且保證只聘用已經參加電子核實系統的分包商提供項目服務。沒有提交此證明的承包商將無權參加項目招標。

另外,符合下列條件的喬治亞雇主需要根據以下期限分三個階段開始註冊使用電子核實系統對公司所有新雇員的工作許可進行核實:

2012年1月1日:所有僱用500人或以上人員的雇主。

2012年7月1日:所有僱用100至499人員的雇主。

2013年7月1日:所有僱用10人以上100人以下人員的雇主。

根據上述時間表,從2013年7月1日起所有僱用10人以上的喬治亞雇主都必須加入電子核實系統。另外在計算雇員人數時任何從2013年1月1日之後每週至少工作35小時的人員都應包括在內。

喬治亞雇主應當註意嚴格審核和遵守I-9和電子核實系統所規定的聘用審核程序,如果不遵守I-9和電子核實系統有關規定,雇主將很難正確使用電子核實系統。這是因為電子核實系統所需要的數據直接來自I-9表格中的信息,一旦I-9表格中的信息錯誤,該雇主的電子核實系統賬戶也不能正常運作。

如果雇主應當使用電子核實系統但卻沒有使用,那將有一系列不利後果。例如地方政府在營業執照頒發或延期時需要公司已經在電子核實系統登記的證明信或者證明由於雇員不超過10人所以不需要登記電子核實系統,如果無此證明則無法取得或延期營業執照。從2013年7月1日起,所有向政府部門提供服務的承包商必須簽署承包商電子核實系統證明(Contractor E-Verify Affidavit)以證明其已經註冊使用電子核實系統,並且其所聘用的分包商(subcontractor)也必須簽署分包商電子核實系統證明(Subcontractor E-Verify Affidavit)以證明分包商也都已經註冊使用電子核實系統,分分包商(sub-subcontractor)也同樣,否則將無權參與政府項目的競標。在此前政府承包商必須在電子核實系統註冊的要求僅適用於提供建築類服務(construction type services)的承包商,而現在除了承包商外還包括所有的分包商,並且適用的服務範圍也從原來的建築類服務擴展為包括電腦、會計/審計等專業服務。

由於政府加強了對雇主I-9表格使用的監督,不符合規定的工作資格審核可能導致罰款等民事處罰,情節嚴重的甚至可能導致刑事處罰,所以雇主不應掉以輕心。政府僱用單位(public employers)、政府承包商和分包商應當將其聯邦政府頒發的喬治亞電子核實系統號碼(federally-issued Georgia E-Verify user identification number)和頒發日期出示在其網站上。僅向政府機構出售貨物的合同不需要電子核實系統。

本文僅為有關法律知識及信息簡介,不為本所法律意見。如需個案法律咨詢,可與張雪梅律師聯繫。

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