电子核实(E-Verify)系统是一个由移民局和社会安全部门(Social Security Administration)共同操作的网上系统,加入该系统的雇主可以通过网上资源来核实新雇员的合法工作资格。所有新员工的合法工作资格,包括美国公民和非公民员工,都将与移民局和社会安全部门数据库进行核对以确保员工的合法工作资格。雇主在电子核实系统中输入新雇员登记表(Form I-9)上的信息,电子核实系统将对输入的信息和社会安全部门数据库和移民局数据库中的大量信息进行核对确认。
根据乔治亚HB 87和SB 160法案的有关规定,符合某些条件的私人雇主(private employers)必须在法案规定的时间范围内开始登记使用电子核实系统对公司所有新雇员的工作许可进行核实,否则将会面临处罚。根据乔治亚法律,如果合同金额达到或超过2,500美元,任何想参与向乔治亚政府部门提供服务项目的承包商都必须提供文件证明其参加了电子核实系统,并且保证只聘用已经参加电子核实系统的分包商提供项目服务。没有提交此证明的承包商将无权参加项目招标。
另外,符合下列条件的乔治亚雇主需要根据以下期限分三个阶段开始注册使用电子核实系统对公司所有新雇员的工作许可进行核实:
2012年1月1日:所有雇用500人或以上人员的雇主。
2012年7月1日:所有雇用100至499人员的雇主。
2013年7月1日:所有雇用10人以上100人以下人员的雇主。
根据上述时间表,从2013年7月1日起所有雇用10人以上的乔治亚雇主都必须加入电子核实系统。另外在计算雇员人数时任何从2013年1月1日之后每周至少工作35小时的人员都应包括在内。
乔治亚雇主应当注意严格审核和遵守I-9和电子核实系统所规定的聘用审核程序,如果不遵守I-9和电子核实系统有关规定,雇主将很难正确使用电子核实系统。这是因为电子核实系统所需要的数据直接来自I-9表格中的信息,一旦I-9表格中的信息错误,该雇主的电子核实系统账户也不能正常运作。
如果雇主应当使用电子核实系统但却没有使用,那将有一系列不利后果。例如地方政府在营业执照颁发或延期时需要公司已经在电子核实系统登记的证明信或者证明由于雇员不超过10人所以不需要登记电子核实系统,如果无此证明则无法取得或延期营业执照。从2013年7月1日起,所有向政府部门提供服务的承包商必须签署承包商电子核实系统证明(Contractor E-Verify Affidavit)以证明其已经注册使用电子核实系统,并且其所聘用的分包商(subcontractor)也必须签署分包商电子核实系统证明(Subcontractor E-Verify Affidavit)以证明分包商也都已经注册使用电子核实系统,分分包商(sub-subcontractor)也同样,否则将无权参与政府项目的竞标。在此前政府承包商必须在电子核实系统注册的要求仅适用于提供建筑类服务(construction type services)的承包商,而现在除了承包商外还包括所有的分包商,并且适用的服务范围也从原来的建筑类服务扩展为包括电脑、会计/审计等专业服务。
由于政府加强了对雇主I-9表格使用的监督,不符合规定的工作资格审核可能导致罚款等民事处罚,情节严重的甚至可能导致刑事处罚,所以雇主不应掉以轻心。政府雇用单位(public employers)、政府承包商和分包商应当将其联邦政府颁发的乔治亚电子核实系统号码(federally-issued Georgia E-Verify user identification number)和颁发日期出示在其网站上。仅向政府机构出售货物的合同不需要电子核实系统。
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