「共感」簡報這樣做 成功打動聽眾的心

作者: 三輪開人(非營利組織e-Education負責人)

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編者按 :如何做簡報才能讓聽眾產生共鳴?作者三輪開人是非營利組織e-Education的負責人,為開發中國家提供教育援助。很多人認為,其他國家的教育問題與自己無關,但作者憑著獨創的「共感」簡報法,成功打動聽眾的心,募得活動資金,也吸引世界銀行、Panasonic、Uniqlo等國際組織與跨國企業紛紛響應。共感簡報包含四元素:腳本、口白、投影片、訓練。本文介紹好的腳本需要先跨越阻礙共感的三道高牆。

容我重複一次,簡報的四個要素(腳本、投影片、口白、訓練)中,腳本是引發共感最重要的元素。而且,腳本的製作比你想像的還要簡單。

說到製作簡報腳本,許多人腦中可能會浮現「起承轉合」。比較熟悉商業簡報的人,或許會想到「PREP法則」(一種簡報的文稿結構,按照結論→理由→事例→結論之順序講述的方法)或「AREA法則」(一種簡報的文稿結構,按照主張→理由→事例→主張之順序講述的方法)等的簡報結構。

我並非要否定這些方法,但其實我並沒有那麼重視這類簡報結構。我更重視的是,讓自己製作出的腳本掌握住可直接引發共鳴的重點。反過來說,就是要能跨越阻礙共感的「高牆」。

阻礙共感的高牆有三:一是不感興趣的「漠不關心高牆」,二是與我無關的「事不關己高牆」,三是不急於現在的「以後再說高牆」
若不跨越這三道阻礙共感的高牆,不管以再怎麼流暢的起承轉合展開論述,聽眾都不會受到感動,也不會產生共鳴,自然就不會付諸行動。那麼,接著讓我向各位介紹讓腳本跨越這三道高牆的訣竅。

1「漠不關心高牆」靠增加交集克服

在思考腳本時,首先該關心的重點是,與你的聽者的「交集」。

簡報臺下的聽眾,常常是初次見面的對象。很少遇到聽眾一開始就很期待講者演說的情況,大部分遇到的情況往往是,根本不知道聽眾和講者之間有什麼共通點。彼此處在這樣的關係下,就算對聽者大聲疾呼:「這是社會問題!」「現在有一個這麼棒的解決方案!」恐怕也很難打動他們的心。因此,我會盡量在簡報中,製造出聽者與我的交集。

製造交集時,請注意三段時間線——「過去」、「現在」、「未來」。

比方說,簡報的主題是工作術,就可以在過去尋找交集,例如:「各位是否有過這樣的經驗?把重要的工作放在一邊,先做不重要的事。」也可以向未來尋找交集,例如:「各位想不想更迅速地完成工作?」只要身邊有共通點,或有類似經驗,就能大大拉近你和聽眾的距離。

只不過,若是以開發中國家的教育支援為主題,在聽眾過去及未來的時間線上,恐怕很難找出交集。
此時我們可以善加運用的就是—現在的視角。比方說,我在介紹e­Education的事業時,會以投影片展示在開發中國家的農村拍攝的照片,然後詢問聽眾:
「你們看得出這張照片是在拍什麼嗎?」
照片上是一個高中生,在夜晚的街燈下讀書的模樣。他雖然夢想著考進大學,但因家中沒有電,只能在街燈下埋頭苦讀至深夜。
「看到這副景象,不會讓你感到於心不忍嗎?」

他奮發向上的模樣,能觸動人心,讓許多人為他感到於心不忍和惋惜。這種設身處地的情緒可成為交集,讓從未到過開發中國家的人,也能開始關注「現在」我們的地球村正在面臨的課題。

製造出自己與初次見面的人的交集,縮短彼此的距離。這是決定聽眾能否對簡報產生共鳴的第一道關卡。
「漠不關心高牆」要靠刻意製造交集點克服。

2「事不關己高牆」靠來回於主張與交集之間克服

跨過「漠不關心高牆」,聽眾開始產生興趣後,接下來要克服的就是「與我無關」的「事不關己高牆」了。

做法和跨越「漠不關心高牆」一樣,就只是持續不斷地製造交集而已。重點是要反覆製造多個交集。提高相交的頻率,不停拉近與聽眾的距離。

簡報的目的是明確傳達講者的主張。只不過有一種情況經常發生——當我們聊到自己的主張時,就忍不住說到渾然忘我,忽略了聽眾的存在。
因此,我們更需要不斷往返於闡述主張與製造交集之間。在主張與交集間往返愈多次,愈容易克服「事不關己高牆」。

這是機率的問題。以棒球為比喻,就是在說打數,而非打擊率,打數愈多愈有可能命中。往返的次數愈多,愈有可能跨越「事不關己高牆」。

因為每個聽眾產生交集的點各不相同,沒必要硬著頭皮想出一個能讓所有聽眾產生共鳴的故事,只要增加不同類型的交集即可。

重要的是,要一次又一次地站在聽眾的角度講述。不停穿插多個能讓聽者從各個角度發生移情作用的小故事,像是開心的故事、好玩的故事、生氣的故事、難過的故事等等。只要有一個故事觸動到對方,那個人就會覺得「這是為我所做的簡報」。

請花時間確認,你的簡報是否有不停往返於主張和交集之間。
如果感到有點少,就請增加次數。即使好幾個小故事都揮棒落空了,只要有一次安打,那你就能跨過「事不關己高牆」,離共感簡報更進一步。

3「以後再說高牆」靠解放心靈煞車器克服

「真是一場精采的簡報!」
能聽到這樣的回饋,當然是一件開心的事,但如果你的目的是要讓聽者購買商品或捐款的話,就不能滿足於此。無論得到再多讚美,如果無法引導聽者做出你所設定的目標行為,那這場簡報就無法達到滿分。

這是阻擋過我無數次的高牆,也是我感到最困難的地方。老實說,到現在我依然覺得有難度。不過,最近做完以募款為目的的簡報後,捐款的人數確實增加了。

透過這個經驗,我領悟了一個真理:
人喜歡花錢,花錢讓人快樂。
當你買新文具,買自己青睞的品牌服飾,或買票觀賞自己支持的足球隊的比賽時,是否也感到興奮雀躍?不過,如果只顧滿足快樂的話,存款很快就會見底,所以大多數人會告訴自己「不能花錢」,為自己的慾望踩煞車。

我們的內心在購買的慾望和不買的理性之間來回擺盪,這種經驗多數人應該都有過。當我領悟這個真理時,我才發現我在簡報中,犯了一個嚴重的錯誤。
過去,我都把腳本的重點放在「請聽眾捐款」上,但其實真正該注重的應該是解放聽眾的心靈煞車器。

心靈煞車器分成三種:
「不一定要現在」、「不一定要是我」和「不一定要是你」。以下我會依序說明每一種心靈煞車器分別該如何解放。

第一種煞車器是「不一定要現在」,這是最常出現的一種。正因為如此,坊間充斥著各式各樣解放這種煞車器的話術,像是「只有現在」、「限量〇〇份,賣完為止」、「剩下〇天」……這些說法都是為了讓對方放掉「不一定要現在」的煞車器。電視購物節目的最後,一定會出現這類說法,各位不妨以學習的角度觀察看看,一定會大有所獲的。

第二種煞車器是「不一定要是我」。這是大部分募款的請求被拒絕的理由,聽者會想說:「我捐的一點小錢,能給的幫助有限。」「就算我不捐,也一定有別人捐。」這類回應我聽過無數次,因此也認真思考過,該怎麼說才能讓聽者放掉煞車器。

「金額的多寡不是重點,真正帶給我們力量的是,伸出援手的每個人背後的心意。」「你的支持是無可取代的。」使用這些說法,將聽眾化為公益行動的英雄和英雌(事實上,對非營利組織而言,每一位捐款人確實都是貨真價實的英雄和英雌)後,捐款給我們的人比過去更多了。

第三種煞車器是「不一定要是你」。這似乎是很多人容易忽略的部分。他們的想法是:「我捐款的對象不是你也沒關係吧,支持你的人這麼多,你一定不會有問題的。」

我曾在一場創業家的簡報比賽中擔任評審,那次獲得冠軍的,是一位人生第一次發表簡報的創業者。他的投影片上有錯字,講話時又因為緊張而卡住好幾次。但也因為如此,他所展現出的滿腔熱血,是老練的簡報中所沒有的,這使得他特別亮眼,評審們也感到「想替他加油打氣」。

簡單來說,與其力求完美,不如以最真實的自己一決勝負,帶著一些小缺點也無妨。在製作腳本時,不妨也從這個視角切入。
「不一定要現在」、「不一定要是我」和「不一定要是你」……
只要將這三種煞車器解放了,就能克服共感簡報的最後一道障礙「以後再說高牆」。(網站專文)

<本文摘自《共感簡報:改變自己、也改變他人的視覺傳達與溝通技巧》,三民書局提供>

(三民書局提供)

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責任編輯:茉莉

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