【大紀元2月1日訊】（大紀元記者陳艾編譯）在資料傳遞的方式中，Word文件檔可說是目前最為普遍的格式之一，相信你也曾為了各種不同的目的，將Word文件檔案夾帶在電子郵件中寄出，但你可曾想過，Word檔案中隱藏著文件過去的修改紀錄，可能將你不欲人知的訊息，同時傳給了收件者。
比如說，你可能在信件中提到了不甚文雅的字句，覺得不妥加以修改，可是這些修改的歷史紀錄，Word都會忠實完整的儲存於檔案之中。
使用Word的人都可能在不經意之間暴露了你的個人資訊，因為Word檔案不只記錄了文件的內容，他同時還記錄了其他與文件相關的資訊（也就是俗稱的Metadata），內容可能包括──作者姓名、文件標題、關鍵字、列印及儲存時間，甚或是任何曾經校閱、修改評註過這個檔案的人，Metadata也可能會洩漏你的任職公司，或是你使用的硬碟及網路伺服器的名稱。
這些資訊有一部分可以很輕易的就從Word程式中看到，但有些就必須用專門的程式開啟才能看到，居心叵測的人一旦找到了正確的途徑，所有資訊就一覽無遺了。
Metadata對於多人共同修改一份文件是很有用的，例如，你寫了一份文件，將之呈閱長官，你會希望能看到他的修正或是評註。
但對於商業文件來說，若有他人對其歷史修改資訊一覽無遺，可能就會造成嚴重的後果了，想想看會有多少的機密資料在不經意間就洩漏出去？可能是合約的底價或會議的內容？
面對這個問題，軟體公司Bitform就曾做過研究，他們在網路上隨機取樣100家公司，對其Word、Excel 及PowerPoint的檔案進行分析，你可知從中可以辨別出上千個使用者的姓名。
其實可以避免類似的問題在你身上發生。以下就是常見的保密方法。
1，關閉快速存檔功能：快速存檔功能會在你做了少量修改後就自動存檔，以減少存檔時所花費的時間，但這樣會使你刪除的文字仍舊保留在檔案之中，微軟建議將這個功能關閉。在〔工具〕功能表上按一下〔選項〕，再按〔儲存〕 索引標籤。 清除〔允許快速儲存〕 核取方塊即可。
2，你可以在儲存檔案的時候，將個人資料移除，以Word 2002及2003為例，按〔工具〕 →〔選項〕，再按〔安全性〕 標籤，選取〔隱私選項〕 下方的〔存檔時將個人資訊從這個檔案中移除〕核取方塊，然後按〔確定〕。在Word 2000中，則在 [工具] 功能表上，按 [選項]，再按〔使用者資料〕，然後將其中的內容全部清除，後選擇〔確定〕即可。
3，關閉追蹤修訂功能：以Word 2002及2003為例，按〔工具〕 →〔追蹤修訂〕即可。若是Word 2000或更早的版本，則按〔工具〕，指向〔追蹤修訂〕，再按〔標示修訂處〕，然後清除〔編輯時加上修訂標記〕核取方塊，你可以藉由檔案下方的狀態欄確定本功能是否開啟，若為開啟狀態，則〔TRK〕字樣會顯示為黑色，反之則為灰色。
在你開始作修改動作前，請務必確定〔TRK〕為灰色（即〔追蹤修訂〕為關閉狀態），否則你所做的一切修改動作，都會被WORD給忠實紀錄下來。
4，最後，你還可以免費從微軟的網站中下載「Office 2003/XP 增益集」，來永久消除檔案中的隱藏資料。
微軟「Office 2003/XP 增益集」下載網址：
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=zh-tw&FamilyID=144E54ED-D43E-42CA-BC7B-5446D34E5360 （繁體中文）
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=zh-cn&FamilyID=144E54ED-D43E-42CA-BC7B-5446D34E5360 （簡體中文）
（資料來源，USA Today）
(http://www.dajiyuan.com)
