【大紀元1月8日訊】（大紀元記者曹香編譯）你還記得﹐最近一次是什麼時候﹐一件重要的文件找不著了﹖另外是在報稅時期﹐為了整理家裡重要文件﹐你花了多少時間﹖實際上﹐我們如何去決定什麼文件值得留﹐什麼文件可以丟棄呢﹖
問問自己哪些是重要家庭文件﹖
也許每家每戶都有他們自己一套方法﹐不過這兒有一些指標對你或許有些幫助。首先要問問自己下面一些問題﹕
*家人能夠明白你存放文件資料的系統嗎﹖
*除了你以外﹐家裡還有誰知道家裡的資產與負債情況﹖你有沒有將一些重要的聯繫人的電話號碼記下來﹖例如﹐稅務資訊專家、律師、銀行、保險、經紀人、雇主和債主或欠你錢的人的電話號碼。
*你有沒有將房契和其他財產的契約收藏在最安全的地方﹖如沒有﹐你可以去請問一些專家如房地產律師、銀行專家等。如果能好好的保存並記錄這些重要的文件﹐當家裡有人死亡時﹐處理遺產的問題上便能夠顧到全局。如有其他的變動亦可以作相關的修改﹐比如﹐離婚、分居、小孩成年了、長期臥病、官司纏身、天災、失業和退休等事情發生時﹐亦可將文件內容更新。
*如果因火災﹐偷竊或自己遺失了這些文件﹐你如何去補救﹖有些文件是無法替換的﹐你又該怎麼辦?
應存放在保險箱內的文件
出生證或與出生證同等有效的證明﹐應存入保險箱﹐因為這是常常要用到的文件。如果發現此證遺失時﹐最好立即重新申請(可以去州政府出生登記處申請)﹐免得急用時不得﹐耽誤事情。
死亡證明書也一樣﹐應放入保險箱﹐有關這些證明文件的資訊可以去消費者資訊中心查詢(Consumer Information Center,Pueblo, Colorado 81009).
其他重要的文件如﹐結婚證書、離婚證書、領養證明書、入籍證明、服役證明還有任何政府或法律文件都應存入保險箱內。
遺囑的正本﹐通常都保存在為你立遺囑的律師那兒﹐副本則保存在自己的保險箱內﹐有時候也存一份在家裡﹐以備不時之須。
另外的重要文件包括有﹐商業和經濟方面的一些投資的證書﹐證券、地契、合約、汽車所有權狀、租約、備忘錄、政府的債券、專利執照等﹐這些文件如果遺失了﹐補救起來就費時費力﹐應該放在保險箱內。
保險箱的租貸
銀行或一些貸款公司都有保險箱出租﹐按照自己的須要﹐可以租不同大小的保險箱﹐
如果是為了存放投資的文件而租的﹐那租金還可免稅。總而言之﹐一些文件如果遺失了就不能或很難補回來的就都要存入保險箱內。
報稅的記錄要保存
報稅的記錄是應保存三年﹐那是因為美國國稅局﹐可以複查你過去三年的交稅情形。但有例外﹐如果你少報了四分之一的收入時﹐美國國稅局可以查你過去六年的記錄﹐甚至可以進行法律程序﹐如果故意逃稅或沒交稅﹐則美國國稅局可以無時間限制的﹐一直審查所有你的過去的資料。當然你也沒必要保存每一張支票﹐你的W-2表要保存﹐醫療費用記錄要保留三年。美國國稅局會保存你交稅的記錄六年﹐若有疑問可向他們查詢。
家裡財產的清單
在你的重要家庭文件當中應該有一份家庭財產的清單﹐因為萬一遭遇火災或盜竊之時﹐這份資料可以幫助你記得你遺失了那些東西﹐和如果要補償這些東西的費用是多少。同時還可以提醒你﹐為這些產物買的保險夠不夠。
要記錄財產之時可以去商店或縣政府等處買或取一份現成的表格﹐每一間房用一張表﹐就在此表上﹐記錄下每一間房內財產﹐包括每一件東西的名稱、購價、購買的時間、現在的市價、形號、廠家、商家等等。如果能照相﹐那就更好了。貴重的金銀財務﹐要分別的給他們照相。由這份清單﹐便可以計算出你的財務的價值﹐你由此也可以知道要買多少財務保險。每六個月﹐就應該對你的財務清單作一次調整。這些財產清單﹐最好有一檔案櫃來存放。不然﹐也應該在家裡有一個專門的地方來存放這些資料。重要的是你知道你的家裡重要的文件都放在那兒了。
除了保險箱之外﹐應有兩種檔案櫃
一家除了有一個保險箱之外﹐還應該有兩種檔案櫃。 一個檔案櫃是存放現行有效的文件﹐另一個是用來存放過時的文件。下面將列表說明﹐什麼文件應存入保險箱﹐什麼文件應存入現行檔案﹐什麼文件應存入過時的檔案庫中。
保險箱中的文件
1。出生證
2。公民證 (Citizenship Papers)
3。結婚證
4。領養證 (Adoption Papers)
5。離婚證
6。遺囑
7。死亡證
8。房契
9。汽車所有權狀
10。家庭財產清單
11。退伍軍人證書
12。股票﹐債券
13。重要的契約
現行有效的檔案
1。納稅收據
2。待付賬單
3。已付帳單收據
4。銀行報告
5。剛兌現的支票
6。所得稅的扣除的記錄
7。工作記錄
8。健保資料
9。信用卡記錄
10。保險記錄
11。遺囑副本
12。家庭健康保險記錄
13。家庭電器的保證及使用指南
14。購買有保險的用品的收據
15。入學資料
16。保險箱內存放的文件的清單及保險箱的鑰匙
17。貸款的文件
18。分期付款的文件
過時的檔案
在現行有效檔案內﹐所有超過三年以上的文件﹐都要轉入此檔案庫。可以丟棄的文件例如
1。工資單
2。作廢的支票
3。作廢的保單
4。作廢的折扣券
資料來源﹕美國聯邦公民信息中心 http://www.pueblo.gsa.gov/
(http://www.dajiyuan.com)
