有一次，亨利沃德‧比彻发现自己的信箱里有一封信，拆开一看，发现上面只写了两个字“白痴”，完全没有署名。比彻不知该向谁回应，便利用布道的机会向听众谈这件事，他说：“我知道写完信后忘了签上自己的名字的人大有人在，可是一个人只签了自己的名字，却忘了写信，我倒是头一次见到。”
简单一句装傻的幽默，就将这封信对自己的侮辱化为无形，并将负面批评转化到写信者的身上。
在网路发达的今日，许多人不再提笔写信，习惯利用MSN等即时通讯系统聊天，电子邮件几乎取代了传统书信。电子邮件保留了纸面书信非同时、同地交流的功能，让双方保留各自思考的私密空间，甚至不需付费，传递的速度非常快，电光石火之间，讯息已传到天涯彼岸。从企业内部下达命令、会议记录，到生意上的联系、意见讨论，甚至签约，都可以透过电子邮件完成。
正因电子邮件无远弗届，功能多样，使用上更应小心，因为电子邮件是有效力的法律档，可供作呈堂证据。微软在美国缠讼多时的反拖拉斯案就是一例。检察官在微软高阶主管的电脑中寻找证据，扣押了他们所有过去往来的电子邮件备档，后来果真在电子邮件中找到只字词组，证实反拖拉斯确有其事，以致于被控的公司要赔偿巨额的损失。
美国南卡罗来纳州州长桑福德，与居住于阿根廷的情妇秘密交往多年，因为两人通信的电子邮件被骇客撷取，卖给媒体，导致婚外情曝光，最后落得羞愧下台收场，断送了问鼎白宫宝座的机会。
我自己也曾处理过一件商业案件，对方在电子邮件上同意付我们公司两百万美金，后来却反悔。在法律上，他是站不住脚的，因为电子邮件的报价行为有时候等同纸上报价或合约，具有实质效力，除非我同意，否则他不能更改原先的报价。
不只商业行为，在电子邮件里面辱骂、攻讦、毁谤、诈欺对方，甚至在部落格或MSN上的留言，都会成为有效的呈堂供证，甚至成为合约的法律根据，这比当面说话及电话交流更严格。当面说话及电话交流，还得经过对方同意录音，才有法律效力。
电子邮件虽然方便，但我觉得电子邮件比较适合当讯息传达工具，并不是很好的沟通工具，最好不要透过电子邮件开会，应该是开完会之后，透过电子邮件节录会议纪录及双方同意的事项，作为备忘之用。
文字没有声音表情来辅助情绪表现，稍一不小心，就容易引发对方误解。同一句话，明明你没生气或挑衅的意思，对方却可能理解成这样；或者，写信的人缺乏礼貌及情感交流，一味在交代事情，也会让对方反弹，以为你在吩咐他做什么。因此，透过电子邮件讨论事情时，最好只陈述事实，避免使用强烈的言语；如果发现双方意见不同时，应适可而止，更不要因此打起笔仗。
在回电子邮件的时候，千万不可用气，应慎而又慎，免得被有心人利用。如果遇到有人在电子邮件中找晦气，硬是气不过来，此时最好深呼吸或离开电脑，等自己冷静再回信。有时候，不回应还比回应好。
值得注意的是，在法律上，电子邮件虽能当作呈堂证据，却不能禁止对方转寄你的邮件给别人。若是担心里面的内容被第三者看见，不想让人知道的秘密，还是少写为妙。
摘自 《用心说好话》 启示出版社 提供
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