【大纪元11月23日讯】公司雇员外出办事，总是需要一些花费，如车旅费、娱乐费、请客送礼以及其他相关开销。在这种情况下，公司应该设立一个消费账户（expense account）。但是，纽约的华人公司很多，但设立合适的消费账户的不多。
消费账户有二种，一种是能说明的（accountable），一种是不能说明的（nonaccountable）。两种账户都必须符合国税局的条件：消费必须与生意有关；消费必须有证据（如收据）；雇员收到多余的补偿应返还给雇主。假如公司账户是个说明的账户，雇员从该账户收到的钱不计入其收入内。它也不算作工资和其他收入。雇主也不须扣税。消费报告不可用模糊的辞汇，应清楚纪录消费。
假如雇员不能描述他们的花费，且获得的补偿超过花费，国税局就会将其定义为不能说明的账户。雇员从这样的账户中获得的补偿就要被当做收入对待，并要纳税。假如雇员没有获得补偿，他们也可以在个人逐项扣税的栏目中抵税，但须超过雇员调整后收入的2%才行。
有关该类账户的税法多次变化。1994年，餐饮花费的抵税比率从80%降到50%。受到税法变化影响的其他消费还有配偶商业旅行的抵税、一定类型的俱乐部的会员费和礼物税的抵税。
雇主和雇员对此类消费的期许不同。雇员总认为，这些花费都由雇主决定，即什么样的花费可以补贴。而雇主，特别是小生意的老板，要确定雇员不会在住宿、饮食、娱乐上过度消费，弄虚作假。因此，精明的公司通常制订补偿政策，要求详细报告每次花费的内容。
小商业的消费账户政策
华人小商业的主要问题是，随意性大，没有保留花费证据。资料显示，美国企业弄虚作假的花费每年约四千亿元。因此，国税局把查账的重点放在小商业上。而保存证据可一举两得，既可应付查账，也可以防止雇员作假。因此，小公司老板加强管理很有必要。
一、建立一个内部控制系统，追踪消费账户及其活动。该系统包括花费报告和补偿的文字政策，包括什么可以花费，什么不可花费，定期提供花费账户报告与证实花费的原始文件的要求。
二、设定报告程序，检验花费的合理性。具体步骤包括统一花费报告审核标准、每年成本比较和递交的里程花费与实际里程资讯的比较。
三、严格雇佣制度，在聘请新员工前，仔细进行背景调查。公司在进人上把好关，就可减少作假的机会。
四、避免过严的消费政策。假如消费账户疏于管理，可能导致公司的收入减少。但是，当今商业竞争日趋激烈，迫使许多公司提供较好的政策以吸引客户和商业伙伴。消费政策过严，就会失掉一些客户。
补偿雇员的汽车花费
华人小公司的另一个问题是，雇员用自己的车给公司办事。当然，他们可以在退税表中抵掉这些花费。但是，假如他们用自己的汽车过多，而公司没有进行补偿，雇员可能对公司产生不满情绪。因此，处理好汽车补偿很重要。
许多公司按照雇员实际的交通花费补偿。为了雇员的利益，老板要确定，补偿该花费对雇员来说不是课税收入。请记住，假如该补偿是课税收入，雇主和雇员两方都要支付工资税。
商业花费的抵税，包括汽车花费，主要取决于支付的钱是否来自可“能说明账户”。对雇员的汽车补偿的最简单的方式是：按与商业有关的里程数补。他们可使用联邦政府制订的标准抵税率纳税。不过，雇主也可以高于这个比率补偿，只要该比率合理，且没有超过实际的花费。
假如使用商业允许里程方式，雇员不必保留实际汽车的消费证据，但仍然需要保存书写里程记录，以表示时间、地点、用途和商业目的。
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