一句話一張紙 P&G筆記術練就第一流人才

作者/杉浦莉起

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我第一次看到提出的筆記被退回的時候,心裡一陣錯愕。那是我從未見過的景象,回到我手中的筆記,一片滿江紅,感覺就像是自己寫出的文字,完全一字不留似的被全面改寫。就算照著訂正的內容重寫,仍是滿江紅,就這樣重複了好幾次。

P&G是源自美國的跨國消費日用品公司,也是目前全球最大的日用品生產商之一,總部位於美國俄亥俄州辛辛那提,全球員工近140,000人。這家跨國企業非常重視撰寫筆記,然而這裡所說的筆記,並不是像電話備忘錄那種一般所想像的筆記,在P&G裡面,所有與業務相關的文件都被稱為筆記。

這麼大的一家大企業,P&G員工平日都採取什麼樣的行動?接下來就針對筆記和時間管理來說明,或許沒辦法馬上澈底模仿,但是,只要大家可以從辦得到的部分開始,一點一滴的學習,那就太令人開心了。

筆記的種類各式各樣,提案、確認同意事項、提供資訊、問題相關的回覆、學習事物的總結、結果報告書、指示書等資料都是筆記。

筆記
日常做的各種筆記是各式各樣的。(圖/Fotolia)

P&G的筆記有一貫制式的寫法,格式必須是A4單頁(P&G有全球標準的紙張大小),內容必須是任何人都可以在三分鐘內理解、接納並判斷的程度。因此,P&G甚至還有「筆記寫作」的內訓課程,並鼓勵新人積極參與培訓課程,向前輩們學習筆記寫作的基本方法,因為筆記是在P&G裡溝通的基本手段。

筆記
筆記在P&G裡是基本工夫。(圖/Fotolia)

依照基本形式,主管會親自檢查日常所有文件,然後像老師那樣,拿紅筆多次修改,直到內容足以見人的程度。這可說是所有P&G的新鮮人都必須經歷的儀式。

即便是一份簡單的報告,也可能被要求重寫好幾次。如果是新進員工,十次、二十次更是家常便飯。就算以為好不容易通過了,也可能被高層退回重寫五次。等到好不容易修正到紅色部分已經算得出來的時候,才隱約找到方法。

重要的資訊是什麼?是不是只要用淺顯的遣詞用字,簡單表現出重點就可以了?在P&G裡只能慢慢推敲,順道一提,P&G的文件或電子郵件全都是用英文。等到最後終於完成時才知道,應該刪掉所有多餘的內容,明確的表明主張,使內容澈底精簡。

P&G規定,單頁筆記的內容必須符合目的、具備所有的必要資訊,文章的結構必須一眼就能理解且簡單明瞭,同時,數據和資訊也必須正確,得澈底排除不需要的資訊、缺乏邏輯性的內容,以及毫無根據的意見。

如果十句話的內容,能用八句話充分表達,就要修正;如果表格或圖表比文章更能清楚表現,就要修正;沒有數字的內容也要修正;應該製成附件資料,而非加入本文的內容,就要修正;可能造成誤解,或無法正確傳達的文字表現,就要修正成更適當的表現;拼寫錯誤或計算錯誤等內容,也需要修正。

如此一來,筆記就會變成更加簡潔、明確、更具說服力,且可以馬上化成簡報,就算沒有刻意召開會議,仍可以代替自己,有效的跟其他人共享資訊,促進快速決策,形成強而有力的溝通工具。

老實說,當自己的筆記在公司內部被傳閱,看到那份筆記的社長,或是平常很少往來的國外小組說出「Great」的誇讚言詞,相繼寫信來表示「筆記很棒」的時候,我真的十分感動。

所有資料彙整成一張

P&G筆記的格式本身非常簡單,真的只會收錄必要資訊。就像接下來所介紹的六點一樣,因為只會寫出理所當然,卻都是必須加以考量的重點,所以不管是什麼企業、什麼人都可以應用。

P&G
P&G的筆記只要一張A4紙,讓人在三分鐘內理解。(圖/大是文化提供)

1.目的和結論的重點。
2.背景資訊。
3.主文(提案/報告/重要訊息)。
4.根據。
5.檢討事項或課題。
6.今後應採取的行動。

目的和結論的重點,是決定閱讀者思維模式的重要環節。要明確表達自己使用這份筆記,是希望獲得什麼?以及寫這份筆記的目的(提案、報告、或共享重要資訊)和結論的重點(這份筆記對業務有什麼益處?針對什麼?為什麼?什麼時候?專案的目標是否與公司的目標策略相連結)。

背景資訊往往會遭到忽視,但其實背景資訊很重要,有時也會成為關鍵。因為背景資訊有兩個功能,第一個功能,是把筆記的主題和公司或品牌的目的策略連接起來;另一個功能,是清楚載明企圖解決的問題。

具體來說,就是寫出事實、過去的數據,以及說明「為何現在要寫出這份筆記,並公布給大家看」和其契機等題目。

主文,就是詳細結論的重點,不過,就只明確記載重要的部分,也必須與背景資訊說明的解決問題對策有所關聯。可以採用項目條列式寫法,讓主文更為明快、簡潔(基本彙整三至五個以內)。

根據,是加上讓主文更加淺顯易懂的數據,或是可以證明的資訊或數據。確實表示主文的理由和根據,同時免除疑問。

檢討事項或課題,具有解答閱讀者的疑問、預測未提及事物,以及檢討風險或替代方案的作用,同時也具有釐清未來課題的作用。

今後應採取的行動,是根據上述的所有資訊,載明撰文者或小組未來應該採取的行動。

如前面所陳述的,撰寫筆記時必須重複推敲好幾次,反覆琢磨想法和表現。可是,修改並不光只是更動表面,主要核心是最重要的訊息(自己真正想傳達的是什麼)。多次改寫的過程,可以把思緒理得更清楚,讓原本模糊不明的事物變得更加清晰。等到最重要的訊息變清晰之後,就可以刪除多餘的資訊或是字句。透過這樣的方式,就可以只保留這份文件最應該傳達的重要內容,並更有邏輯。

P&G
P&G的筆記格式十分簡單。(圖/大是文化提供)

那麼,筆記寫好了。接下來就是再次確認,重點有下列幾項:

1.目的是否明確(自己希望用這份筆記得到什麼)。
2.閱讀者是否能夠理解(鎖定某個人為閱讀者,思考什麼事情,能夠成為決策關鍵的要素)。
3.文章是否明確、簡潔、完美(簡短俐落,不會導致閱讀者誤解的文章)。
4.是否是正確的文章、資訊。反覆檢查錯字、漏字、數據、句子的連接、文法、標點符號等(主管或同事的雙重檢查),並確實校正。若有錯誤,就無法實現筆記最基本的作用。

而更聰明的做法是:

1.一句話講完最重要的事情。
2.把重點濃縮成三項。

只要注意到這兩點,就能夠把重要的訊息放進一張紙裡面,寫出具有講稿功能的文件。

先試著挑戰把資訊彙整成一張吧!這種基本筆記的寫法,可以鍛鍊出統籌性的觀點與邏輯性的思考。同時也能培養出商業頭腦,把自己現在正在做的事情,和公司的事業目的與策略連接在一起。@

工作術
《P&G工作術,高手這樣練成》書封。(圖/大是文化提供)

<本文摘自:P&G工作術,高手這樣練成:一句話、一張A4紙,一年就從全身菜味,提升為《財富》雜誌評比世界第一流的人才,大是文化。>

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責任編輯:伊芙◇

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