職場上常有許多機會需要做決策，在這個以數據、計算見長的年代，若沒有數字思維作為支撐，往往容易誤下判斷，給企業或個人帶來偌大的損失與影響。而如何把複雜的數據資料轉換成圖表是上班族經常需要面對的課題。學會製作圖表或如果你已經會使用圖表了，切莫因為「自己已經會用」就覺得放心，一定要練好基本功才行。
本文整理了職場上頻繁使用的三種圖表及其用途。當然，情況各有不同，不過可以先依照此基本原則使用。
三個基本圖表：直條圖．折線圖．圓形圖
直條圖：比較大小時使用。
折線圖：呈現變化時使用。
圓形圖：顯示比率時使用。
■選擇標準是「你想表達什麼？」
舉例來說，某事業一週的每日營業額分別以三種圖表呈現。〈圖表A〉容易傳達週末營業額比平日低的訊息，〈圖表B〉容易傳達從週一到週日營業額逐漸降低的訊息，〈圖表C〉則清楚看出每日營業額占總營業額的比率。
總之，想呈現「〇〇較大（小）」等比較資料大小時，使用「直條圖」；想顯示「逐漸增加（減少）」等變化時使用「折線圖」；想一目瞭然看清楚比率時，使用「圓形圖」。
重點是，得先決定想透過資料表達什麼訊息，自然就可選定圖表，不可隨意想著「來用哪個圖表好呢？」，基本原則一定要確實掌握才行。
〈BAD〉
「這個資料要做成什麼圖表好呢？」
→「折線圖簡單易懂。不，還是用直條圖吧？」
→「感覺直條圖看起來比較醒目……」
〈GOOD〉
「我想透過這份資料表達什麼呢？」
→「下降趨勢的這個事實。」
→「那麼就選折線圖吧。」
一個圖表只附加一個訊息
■製作圖表時兼具「訊息」與「貼心」
上文介紹了三種基本圖表的用途。不過，在圖表中編輯資料時，光是這些圖表還不夠，因為缺少了以下兩個重點。
．只放入一個訊息。
．視覺上簡單明瞭。
請再加點功夫，在圖表中放入訊息，這樣對方就能夠瞬間瞭解「你要講的是這個吧」。透過這樣的做法，圖表之於對方才開始產生意義。
舉例來說，假如想表達的是〈圖表A〉呈現的「週末營業額比平日少」的事實，則比較平日與週末的方式，就更容易傳遞訊息。而最簡單的強調方式應該就是改變顏色。
另外，若想傳達這個訊息，標示刻度的橫線有存在的必要嗎？刪除其他非必要的訊息，可使圖表看起來更清爽，視覺上也比較沒有負擔。
另外，假如〈圖表C〉想傳遞的主要訊息是「平日的營業額約占總營業額的八成」，就要以同樣概念在圖表上多下一點功夫。加入想傳達的訊息，同時減少視覺上的負荷，就可做成上圖下方的圓形圖。
■無論是製作資料或烹飪，「下功夫」最重要
總之，傳遞訊息的圖表就是要不厭其煩地下功夫製作。只利用資料做出一個圖表給對方，這樣是無法傳達任何訊息的。
雖然這只是小事，不過有能力的人就會確實花功夫在訊息的傳遞上。反過來說，這樣的人在面對圖表時，也會以相同的角度解讀圖表。
任何人都能夠畫出圖表。
正因如此，能否花點工夫製作圖表，這點就會與你的對手拉開距離。製作資料時請務必注意細節，避免因為不小心的疏忽而獲得負評。
製作資料與烹飪的道理一樣。無論是調味或擺盤，只要花點功夫，味道或給人的印象就會驟然改變。若想提高工作品質，一定要下功夫研究才行。
<本文摘自《上班族必備的工作數字力》，商周出版提供>
（網站專文）
責任編輯：茉莉
