如何分析数据?三种基本图表的用途与使用

文/深泽真太郎

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职场上常有许多机会需要做决策,在这个以数据、计算见长的年代,若没有数字思维作为支撑,往往容易误下判断,给企业或个人带来偌大的损失与影响。而如何把复杂的数据资料转换成图表是上班族经常需要面对的课题。学会制作图表或如果你已经会使用图表了,切莫因为“自己已经会用”就觉得放心,一定要练好基本功才行。

本文整理了职场上频繁使用的三种图表及其用途。当然,情况各有不同,不过可以先依照此基本原则使用。

三个基本图表:直条图折线图圆形图

直条图:比较大小时使用。
折线图:呈现变化时使用。
圆形图:显示比率时使用。

■选择标准是“你想表达什么?”

书摘
以图表显示某事业的每日营业额。(商周出版提供)

举例来说,某事业一周的每日营业额分别以三种图表呈现。〈图表A〉容易传达周末营业额比平日低的讯息,〈图表B〉容易传达从周一到周日营业额逐渐降低的讯息,〈图表C〉则清楚看出每日营业额占总营业额的比率。

总之,想呈现“〇〇较大(小)”等比较资料大小时,使用“直条图”;想显示“逐渐增加(减少)”等变化时使用“折线图”;想一目了然看清楚比率时,使用“圆形图”。

重点是,得先决定想透过资料表达什么讯息,自然就可选定图表,不可随意想着“来用哪个图表好呢?”,基本原则一定要确实掌握才行。

〈BAD〉
“这个资料要做成什么图表好呢?”
→“折线图简单易懂。不,还是用直条图吧?”
→“感觉直条图看起来比较醒目……”

〈GOOD〉
“我想透过这份资料表达什么呢?”
→“下降趋势的这个事实。”
→“那么就选折线图吧。”

 一个图表只附加一个讯息

■制作图表时兼具“讯息”与“贴心”

上文介绍了三种基本图表的用途。不过,在图表中编辑资料时,光是这些图表还不够,因为缺少了以下两个重点。

.只放入一个讯息。
.视觉上简单明了。

请再加点功夫,在图表中放入讯息,这样对方就能够瞬间了解“你要讲的是这个吧”。透过这样的做法,图表之于对方才开始产生意义。

商周
有下功夫传递讯息的图表。(商周出版提供)

举例来说,假如想表达的是〈图表A〉呈现的“周末营业额比平日少”的事实,则比较平日与周末的方式,就更容易传递讯息。而最简单的强调方式应该就是改变颜色。

另外,若想传达这个讯息,标示刻度的横线有存在的必要吗?删除其他非必要的讯息,可使图表看起来更清爽,视觉上也比较没有负担。

另外,假如〈图表C〉想传递的主要讯息是“平日的营业额约占总营业额的八成”,就要以同样概念在图表上多下一点功夫。加入想传达的讯息,同时减少视觉上的负荷,就可做成上图下方的圆形图。

■无论是制作资料或烹饪,“下功夫”最重要

总之,传递讯息的图表就是要不厌其烦地下功夫制作。只利用资料做出一个图表给对方,这样是无法传达任何讯息的。

虽然这只是小事,不过有能力的人就会确实花功夫在讯息的传递上。反过来说,这样的人在面对图表时,也会以相同的角度解读图表。
任何人都能够画出图表。

正因如此,能否花点工夫制作图表,这点就会与你的对手拉开距离。制作资料时请务必注意细节,避免因为不小心的疏忽而获得负评。
制作资料与烹饪的道理一样。无论是调味或摆盘,只要花点功夫,味道或给人的印象就会骤然改变。若想提高工作品质,一定要下功夫研究才行。

<本文摘自《上班族必备的工作数字力》,商周出版提供>

责任编辑:茉莉

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