档案管理的通病
经常有主管抱怨秘书的档案管理做不好，东西找不到，找到了又是旧的资料，这也许是秘书的方法不正确，可是也有可能是其他的问题，譬如说：
(一) 无健全的组织系统
公司内部的组织系统不断的变革，使得档案的归属单位经常修改，致使最后移交的时候，谁也不知道档案花落谁家。
(二) 档案人员素质低落
管理档案的人员没有接受过专业的训练，所以按照自己的想法去做。或者是找个不相干的人去管理档案，致使档案系统十分紊乱。
(三) 缺乏科学化的档案分类法
所谓科学化的档案分类方式，是要按照国际惯例来分类，同时依据公司的组织规模来设计，例如按照公司的功能类别，或是按照公司的企业文化发展模式来决定，都必须层层考虑在内。
(四) 无完备的索引
有很多档案设立，但是任谁也找不到，那就等于零。档案管理的原则是，任何人随着档名，就可以轻易的找到所需的资料，而且资料还是最新的才行。
(五) 缺乏档案管理制度
无论任何最小的组织或者单位，在建立之初，都要有自己的档案管理制度，规定一些必要的建置与档案流程，保存期限等等，这些制度也必须明令公布。有关完整的档案管理制度法规，请参照本书最后的附录。
档案管理的制度
在一个公司中，档案管理的工作不应随便交给新人，而应由对公司的组织文化及历史有足够了解程度的人来做；而其实际之档案管理与鉴定流程，可依下列程序进行：
1.建立公司组织图
对于商业档案之鉴定，首要的第一步，即是先建立公司的组织图，从组织图可窥出整个公司各例行业务之全貌。
2. 建立公司文件的目录清单
(1) 全宗原则：依据各部门而列出相关档案，有些较小的公司并无部门之编制，此时，则依“功能”别来区分；同一部门或同一功能业务而产生之档案应放在一起，且应依据其原始顺序排列，此即所谓的全宗原则。
(2) 文件系列为单元：在全宗原则下，再按照该文件的功能、主题或其他特性而形成各种文件系列，如账本、会议纪录等。
通常，在一个公司里，常见的文件系列类型有：会议纪录、往来书信、股份记载书、法律文件、财务文件及统计资料等。
而每种文件系列下，又可区分为许多副文件系列，例如：就会计档案而言，又可分为账本、各种财务报表、发票等；书信又可依年代、往来客户之公司名称或其他标准而分；而会议纪录则又可依不同委员会、工作团体或年度会议来分。
(3) 档案盒标签之制作：每个文件系列之档案整理好后，可放入档案柜，并应在盒外做一标签，给予明确、清楚的描述，所描述的内容可包括：公司和部门的名称、文件系列的名称、文件所涵盖的起迄日期、保留期间和保存地点、档案的件数、档案产生者等等。
3. 定下档案保存期限及决定其销毁日期
建立了档案的清单后，接下来的工作，就是要进行订下档案保存期限及决定其销毁日期的档案的鉴定工作，这种经过鉴定的档案称为“scheduled records”。
通常档案鉴定工作主要的参考资讯，是来自于档案的目录清单（inventories）。因此，目录清单的详细与否，对于档案的鉴定和分析工作，有很重要的影响。
在分析过文件内容后，再参考公司的行政、会计、财务及法律需求，即可定下该档案的处理计划（Records Creation Plan, RCP），此计划即为档案的归档、储存、保留、销毁等过程之准则。
在设定公司档案的保存期限时，需参考公司行政上之需要及法律上之规定，一般而言，有个趋势是设为十年。
但对于那些属于日常性例行业务的档案，可以在保存二年、三年、或是五年后即可销毁。档案的销毁应定期举行，最好在每年的年初。
为了确保档案的机密不外流，在销毁前，最好先检查核对销毁清单，以确定该销毁之档案均已销毁。@(待续)
摘编自 《优质秘书养成术》 书泉出版社 提供
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