时间分块法提高效率 创业家管理时间的利器

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作者:John Rampton
(大纪元记者李若琳编译)从起床到头再沾上枕头,创业家整天忙得团团转,一个会议接着一个会议,马不停蹄,忙着灭火。还要分神处理电子邮件、接电话和回答员工的问题。创业很辛苦,有这么多事情要做,我们怎么可能都完成得了呢?

有一些创业家能够从容不迫地应对各种难关,不介意一周工作80小时。他们不是工作狂,就是一个人的团队而不得不这样做,但这样的生活方式是难以持久的。

不管你承不承认,一个人的精力、专注力和意志力是有限的。当有一天你开始感到崩溃和挫败时,那些80小时的工作周会反过来成为你的包袱。

如果不懂得运用时间管理技巧,你就只是在浪费时间。没有优先完成重要的事情,就等于让各种干扰和不重要的事占用了你大部分的时间。接下来的情况你知道,你一直在追赶和错过生活中最重要的事情。

如果我告诉你,有一种技巧可以提高效率,助你完成必要的工作,推动业务发展,同时还能让你过上更充实的生活,如何?真有这么好的东西吗?是真的,它就是时间分块法(又译时间块管理)。

规划出需要完成的任务,划分特定的时间块专注做好些任务。(Shutterstock)

什么是时间分块法

时间分块法是一个非常容易理解的概念,你可以将一天划分成几个时间段。例如,你不必全天查看电子邮件,而是设置一个时间段,让我们从上午8点到8点半清理收件箱并回复邮件。一旦收件箱的计数为零,你就可以继续做下一个任务。

时间分块法的重点是规划出需要完成的任务,然后划分特定的时间段专注完成这些任务。这么做可以防止你一天需要完成的任务不会因为同时处理多件事务或其它干扰而被打断。如此,你可以更快地完成待办事项中的任务,提高效率

最重要的是,时间分块法鼓励忙碌的创业家为自己安排日程。无论是五分钟还是一小时,将迫切需要的“我的私人时间”添加到日程中,以便你可以深思、锻炼、阅读或做任何让自己开心的事情。让我们在疲惫不堪时得以充电,有时间享受生活。

为什么时间分块法对创业家很重要?

当你启用时间分块法时,会发生两件神奇的事情。

首先,你能够更快、更完整地完成重要的任务。这是因为你没有将注意力分散在15个不同的任务之间。你将100%的注意力集中在手头的任务上。

其次,你仍然能够完成那些不太重要的任务,因为你不会一直分心。换句话说,将相似的任务组合在一起,你可以使用同一个思路处理事情,思绪不会来回跳跃。有结构的处理事情让你很容易就能按照日程表行事。

然而,这仅仅是开始而已。时间分块法还有更多好处:

. 帮助你平衡好紧急和重要的任务。
. 强迫专注于优先事项。
. 提升工作深度,对抗拖延症。
. 对时间的掌握更加务实,不会高估或低估完成任务所需的时间。
. 借用“帕金森定律”的说法,即“你会拖延工作,直到完成时限到了为止”。当知道完成一项任务的明确时间时,你就有可能完成它。
. 完成那些一次就可以谈妥的事情,不拖延。例如,如果你必须联系一位自由职业者询问工作报价,你知道你什么时候会做这件事,而不会说“我稍后再谈”。
. 你可以说“不”而不会感到自责,因为你知道什么时候有空,什么时候没空。

分时间段处理你的优先事项,只在最有效率的时候工作。(Shutterstock)

如何使用时间分块法

时间分块的概念听起来似乎不太好执行。然而,你会注意到你不是在安排所有事情的细枝末节,实际上,你只是将一天划分为多个时段,以便一次可以专注于同类的事务。

如果你仍然不确定从哪里开始,这里有一些提示教你如何善用时间分块法。

1. 分时间段处理你的优先事项

这可能是时间分块法最困难的部分。我的意思是,身为一名创业家,所有事情不都是优先事项吗?

当然不是。

请先花几分钟时间列出一份待办事项清单,列出每天需要完成的任务。接下来,列出每项工作并按重要程度排列。这些通常都是帮助你实现目标的重要工作。

现在,根据你的待办清单,把最重要和最紧急的事情挑出来作为早上的第一件事。对我来说,我会留出上午9点到中午的时间来完成一天中最重要的任务。

接下来,为第二重要的任务设置时间段,并依此类推。如果你没有时间段来处理既不重要也不紧急的任务,不用担心,明天你再来看。

2. 停止按时钟安排——只在最有效率的时候工作

身为创业家,你不一定要坚持传统朝九晚五的工作日。你可以根据自己最高效的时间订日程表。

例如,如果你是一个早起的人,早上7点就非常有精神也能专注,那这就是你应该处理优先任务的时候。如果你在下午1点到4点的工作效率更高,那么请将优先任务排进这段日程表。

还有一个额外的好处,你能避免分心。我知道很多创业家要么早点开始工作,要么等到当天晚些时候,因为这些时段不会因电子邮件、电话或突然进入办公室的员工而分心。

3. 创建主题日

这可以追溯到我以前讨论过的整个批处理的概念。

与其尝试在一天内做10件不同的事情,不如创建主题日。例如,也许星期一用于招聘,星期二用于安排你所有的会议,周三专注于改进你的产品。然后,星期四是你解决营销问题的时间。

建立这样一个流程,可以避开同时处理多件任务的情形,而且在这个特定日期工作所需的工具和资源都是齐全的。

4. 预留休息时间

一天中的每个小时都想用于工作。但是,这适得其反。

在日程中固定安排一个空白时间段。你可以利用这个时间段冥想、散步或什么都不做。

这么做还有一个好处,增加日程安排的弹性,应付紧急情况。例如,客户被堵在路上,不得不将会议推迟10分钟。因为你的日程已预留时间,这就不会是一场灾难,因为你有弹性的时间应付延迟。

5. 设定界限——但要有弹性

当你进入深度工作时,那是你唯一专注的事情。电子邮件、电话和敲门都必须排到你完成工作后。只要让其他人知道你哪些时间不希望被打扰。

然而,生活是不可预测的。虽然你应该尽可能地遵守日程安排,但有时也要有点弹性。例如,来自潜在客户的电子邮件可以等到当天晚些时候再处理。但是,当一个设备临时发生故障时,你可能得停下手边工作尽快参与解决。

做好计划,根据需要调整安排。(Shutterstock)

6. 规划自我成长的时间段

除了为优先事项和休息订出具体的时间外,你还需要为自我成长留出时间。这包括:

. 每周花几个小时回顾和反思你完成的事情。
. 一些行政事务,例如簿记、归档和整理工作空间。
. 进行研究,例如市场研究,甚至是下一次商务行程的酒店。
. 写作和创作的时间,比如撰写博客文章。
. 继续没有完成的事情。
. 自我保健时间,例如锻炼、瑜伽和冥想。
. 与你的朋友和家人共度美好时光。
. 做让自己开心的事情。

7. 使用日程表app追踪排程

使用好的日程表app(应用程序)是时间分块法的关键要素,因为可用app追踪你的排程、避免任务冲突。有些人使用纸上日程表,例如那些超大的台历。就个人而言,数字日程表是我的首选,因为你可以一直随身携带着日程表。

8. 修改

最后,每周或每月跟踪你的进度,根据需要调整你的日程安排。例如,如果你原订两个小时写一篇博文,而你只花了一个小时就完成了,那就调整日程表反应实际的情况,将下一个任务提前。

原文:Time Blocking Tips Top Experts and Scientists Use to Increase Productivity转载自《创业家》(Entrepreneur)网站,授权英文《大纪元时报》转载。

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责任编辑:茉莉

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