受了我先生河原和他的理念影响，现在我只要发现工作愈积愈多、工作量变大，或是生产力下降，就会找时间跟他一起自我反省。我们会运用以下三个步骤来整理工作：
步骤①：掌握现实
我们会拿一本大素描本，横放，画一条平行线。把线均分成十二等分，标出十二个月份，在每个月份上写下行事历上已经决定的所有事，例如：三月：纽约演讲；五月：电视录影；八月：出版新书。
我们会在底下写出我们想做、但时间还没决定的事，这样就能清楚完整地掌握某个时间正在进行和即将到来的工作。
步骤②：决定工作的优先顺序和时程
下一步是按照每件工作的重要程度排出顺序。这时，我们会问自己这类问题：我为这件事心动吗？它会促成怦然心动的未来吗？还是无论心不心动，我都得做这件事？判断一件事“是否会促成怦然心动的未来”时，我们考虑的是它能否帮助我们达成目标，并实现公司的宗旨，那就是“让世界井然有序”。
决定工作的优先顺序之后，再来思考每件事要投入多少时间，并写在素描本的计划表里。我们的基本原则，就是把大部分的心力分配给令人心动或促成怦然心动的未来的工作，只在无论如何都得做的事上花最少的时间。
在素描本写上每件工作之后，我们会全部再检查一遍。要是发现投入出版相关工作或品牌知名度的时间太多，就再调整分给每个专案和工作的时间。
步骤③：把专案拆成详细的工作
以上两个步骤能对工作有全面的掌握，包括每项工作的优先顺序和所需时间。
第三步是把每个专案拆解成详细的工作，然后输入 Google 行事历或写进记事簿。完成后，我们会再浏览行事历最后一遍。如果认为某个任务并不重要，就把它删掉或移到其他时间。
如此一来，调整过的行事历上就都是最重要、也最值得投注心力的工作。
这套整理工作的基本方法，不只可以用来整理一年的工作，也可以整理三年的工作，用来详细检视某个专案也很好用。一旦开始用这种方式整理工作，我渐渐体认到每天的工作有多重要，工作起来便更有干劲，也更加专心。
透过跟河原一起整理工作的过程，我发现自己因为知道每件事（无论大小）的重要性，所以工作时的心动程度和动力都大幅提升。
（网站专文）
（本文摘编自《怦然心动的工作整理魔法：风靡全球的整理女王╳组织心理学家，首度跨国跨界合作》，方智出版社提供）
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责任编辑：曾臻
