【大纪元2026年01月15日讯】（大纪元记者赵孜济、莫琳编译报导）结合办公室与远端异地工作的混合办公模式在后疫情时代仍然在业界占有一席之地。尽管有人赞成、有人反对，但随着各种连结远端通讯的技术愈来愈成熟，也让企业感到拥有一套可维持高效运行的混合办公系统，不仅能将分散各地的员工整合在一起工作，也能将企业文化延伸出去。
所以问题已经不是“要不要混合办公”，而是——你准备好怎么用好它了吗？
只要有一个人线上，会议就该按线上来办
由于现实情况很难保证所有员工都能坐在同一个会议室里开会，只要有一个同事是远程参会，这场会议其实就已经是“线上会议”了。
这也意味着，会议的节奏、规则和互动方式，都应该考虑远程同事的体验。如果你的公司已经在用远程或混合办公模式，那学会把线上会议开好，真的非常重要。毕竟，沟通和协作一直是公司最看重的能力，而这些大多在视讯会议里进行。
那么混合式会议应该怎么开效率才高呢？
多数混合式会议失败的原因是远端人员没有参与感。良好的设备固然重要，但设备是辅助工具，与会者的交流与讨论才是主角。想推动混合式会议，必须让每个参与会议的人都能了解会议所要讨论的事项，并有公平的发言机会，如同面对面会议一般自然，如此能提高与会者的参与度，讨论才会热烈。
下面是一些简单、好用、但经常被忽略的做法。
1. 良好的视讯会议设备
良好的视讯会议设备能让虚拟会议有如面对面会议般自然。如果会议开始10分钟了，还有人听不到声音，会严重干扰参与者的专注力。因此，设备的选择需考虑简单快速，让大家很快就能进入会议模式的方式。如采用统一的通讯平台Microsoft Teams 、Zoom或Google Meet都是很好的开会工具。
解决肢体语言面部表情看不到的问题，可以在会议室安装一个摄影机照到每个与会者，或者每个人的笔电都打开摄像头。这样每个与会者的影像都集中在一个画面，每个人都能看到彼此，没有遗漏，也能创造一个团体的氛围。
2. 保持开放的混合式会议
实体会议室的与会者，有时碰到一些有争议的议题时，可能暂时离开会议现场，做更深入的意见交换。在混合式会议中，也可以提供远端工作的同事针对特定议题短时间（如15分钟）离开进行非正式的意见交换。
3. 制订会议议程
线上会议最怕的就是聊着聊着跑题，最后什么也没留下。一旦讨论开始偏离议题，主持人要敢于温和地拉回来，或者建议“这个我们另外找时间再聊”。大家都会感谢你帮他们省时间。
所以，一个清楚的会议议程真的很重要。会议议程在开会前拟好发给大家。会议期间，主持人以投影片或在会议室的白板上展示议程，以便大家都能专注在议程的讨论上，不跑题。
4. 主持团队分工有序 根据议程开会
主持团队各有分工扮演的角色，例如经理负责议程掌控，跟踪每一个议题，确认每个议程都充分交流。另一位协助远端工作的同事连线是否有顺畅，以及提醒需要讨论的议题等等。这么做可以确保每个人都跟上会议的进度，没有人落后。
主持人鼓励大家提供意见，让混合式会议愈开愈好，更能凝聚共识。
5. 每个人都有发言机会
别让会议只剩下几个人在说话。线上会议，其实有不少人不太敢随时插话。要开麦、要找时机、还怕打断别人，这些都会让本来就内向的人更沉默。
还有一种常见的情况，就是办公室的同事主导会议，因而忽略了远端同事。缺少远端同事的声音，会议的交流就不完整。
所以，主持人可以多给大家一些“不用抢话也能参与”的方式。例如利用一些协作工具记录会议内容，让大家在会前或会后用文字补充想法；或者在视频通话中实时加文字和视觉内容，增加互动感。
6. 肢体语言
让与会者说话时都对着摄影镜头（等于对着每个人）说话，这样每个人都能从镜头看到你在说话，也能看到你说话的表情和肢体语言等。
7. 回馈机制
刚开始执行混合式会议时，需要多聆听改进的反馈。可以在会议结束后询问大家，也可以用匿名的方式征询大家的意见。这些线索都是改进会议的好方式。
如果你自己也在练习主持会议，不妨直接说出来，大家通常会更愿意给真反馈。
总结
混合式会议开得好不好，关键不在“用没用视频”，而在于有没有用心设计，让与会者，不管在办公室或在远端工作，都能溶入会议的讨论之中，达成共识。
领导者需要多想一步：我的团队适合什么样的节奏？什么方式能让更多人参与进来？如果做对了，混合式会议不但不会拖慢效率，反而能让整个组织变得更轻量、更高效。◇
责任编辑：茉莉
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