【税务专栏】公司成立后须注意的几件事

更新 2004-10-21 11:49 PM 人气 3

新公司成立后﹐往往忽略四件事。第一是修改公司章程。第二件事是分发股权书。第三事是定期开会。第四件事是当公司有盈余时要分红。官员在亏损年长薪要记载为何长薪。
有限公司是按州法成立的机构。申请人向州务卿(SECRETARY)递交申请书和付费后﹐公司便诞生了。“出生纸”是公司证书和付费证明﹐为了方便公司运作 ﹐专业人士为公司订购章程﹐股权书和钢印。公司有无限的生命﹐不自然消失﹐需要到州务卿处登记﹐才能注销。公司可以切割为许多部分-股份﹐而股份可以转让和出售﹐要想公开上市需要经特别批准。

许多年来﹐小生意成立公司是为了发生意外时﹐只要承担有限责任﹐具体来说﹐当债权人或客户向公司提起诉讼时﹐公司理赔的最高极限为公司的权益﹐这对大公司来说是对的。但对于小生意或家庭式的有限公司来说﹐这层保护伞很容易被捅破。

诉讼指向公司股东的私有财产。
在处理有关公司的诉讼时﹐法院或税务局首先要判断。公司是名符其实的公司。还是少数股东挂着公司牌子来逃避债权人或客户责任的工具。而为公司量身打造的章程﹐分发股权书﹐定期开会﹐会议记录包括分红和长薪的记载便是保持名符其实公司的标记。
(一)
公司的章程(BY-LAW)是董事与公司的合同也是董事与执行官员的合同﹐章程规定了公司的条件﹐董事的权力﹐义务和责任﹐章程还规定了公司的性质﹐经营范围﹐活动区域划分﹐报告制度﹐章程一旦被认可。股民们可以阅读﹐检查。
章程一般包括以下三十项内容﹐创始人﹐公司的组成﹐公司性质﹐其它业务﹐董事的权力和义务﹐选举董事﹐董事的报酬﹐任命官员﹐官员的责任﹐官员的报酬﹐股权 ﹐发行股票﹐资金﹐资金帐﹐会议﹐会议记录﹐股民的权力﹐官员的任务﹐雇用政策﹐工资账目和税务﹐会计方式﹐责任保险﹐地产﹐法律顾问﹐税务﹐一般活动规定﹐库存程序﹐收入和支出﹐银行签字﹐资金短缺处理。
成立公司时律师﹐会计师为公司订购统一格式的章程﹐公司在使用时应根据本身情况增减内容﹐公司的章程应在董事会议中多数通过确认。
章程通过后﹐往往被束之高阁﹐当发生客户﹐供应商﹐贷款人﹐股民﹐雇员告公司时﹐才被取出。作为判断是非的依据。
(二)
发行股票要按规范做﹐董事会决议发行多少股票﹐股票的权力优先和限制﹐要做发行记录﹐规定谁负责发行股票﹐股票转让和回收﹐补发被毁盗的股票﹐指定负责记录发行股票的人。
记录发行股票包括以下内容﹐股票允许发行的数量﹐股民的姓名﹐地址﹐社安号。
股民的投资﹕金钱﹐财产或服务。实际发行的股票﹐股份拥有的比例﹐股份应收或转让﹐允许发行而未发行的股票。发行股票是件严肃的事﹐不管公司的资金多少﹐人员数量﹐都应做好发行记录。
家庭式公司有时不重视股票发行的记录﹐股票发行凭大股东的记忆﹐最好要发股权书﹐对股民有明确交代。在办公司时﹐律师﹐会计师一般向股东提供股权书﹐股票发行人应依实填写﹐发给股东和股民。
(三)
新成立公司的另一个明显问题﹐不按时开会﹐和开会不做记录。新公司的股东们可能认为只有大公司才需要开年度股民会﹐其实不然﹐一年一度的股民会不是可开可不开﹐法律规定一定要开。
许多时候﹐大股东临时召开会议﹐通过电话﹐传真﹐电子邮件做出决定﹐这不等于公司正式开会。
会议记录内容包括时间地点﹐参加人﹐最少参加人﹐会议讨论的主要内容﹐修改公司章程和制定政策﹐提议和针对提议的讨论﹐会议记录应由负责人签字﹐存入档案以备法律和税务查询。
(四)
当税局要对公司进行查账时﹐向公司索取资料﹐资料表(FORM 4564)前三项是﹐股权﹐发行记录﹐会议记录和公司章程。
一个营利的公司应在当年给股民发红利﹐税局要查公司的股权记录﹐红利发出后﹐股民的拥有股权应重新计算。如果有红利发放﹐税局会查有无发放记录﹐如果把发放记录变成股东从公司贷款计划而没有还款证据﹐税局会怀疑公司逃税。
如果公司在亏损年增加官员薪水﹐税局将怀疑官员为私利报亏损。税局会查看公司章程是否有条款﹐调薪的原因。税局会考虑公司并非亏损。而调薪部分实为红利﹐未报红利会导致罚款。税局会进一步考虑公司并不是名符其实的公司﹐而是少数人用来退税的保护伞。从而进一步审查公司的财务。