最有效的時間縮短術，就是訊息的確實傳達
人與人之間每天都需要溝通，尤其面對公事上的交流時，格外重要。而溝通上的失誤，正是損失時間及信賴感的最大因素。
溝通最講究的，就是訊息的確實傳達。
如果訊息無法讓對方確實理解，就容易導致工作上的失誤或作業不完整等重大錯誤，需要花費相當的時間去補救。
作業一旦有失誤，距離截止的時間就會更緊迫。
換句話說，在發現誤解對方意思的那一刻，已經沒多少時間了。
因為失誤本來就不在計畫中。就算失誤最後得到完美的補救，時間也已經浪費掉了。所以，「不失誤」才是上策。
預防的失誤的最佳方法，就是傳達上的精確。
對方理解了，傳達才會有意義
基本上，身為傳達者的你，首要便是必須對要傳達的內容有百分之百的理解。如果連自己都不明白的話，一旦傳達失誤了，也不會屬於傳達上的問題，因此自己必須先弄懂再說。
然而，最常發生的情況通常都是傳達者自己雖然懂，卻不在意對方到底懂到什麼程度，因而傳達給對方的是不完整的內容。
這樣的結果常常會導致不但訊息沒有完整傳達，傳達者還會因為對方沒聽懂而生氣。
而這一生氣，又形成時間的浪費，給人的評價也跟著變差。
若是這種情況頻頻發生在公司內部，實在是非常浪費時間，平常就應該對一起工作的夥伴有一定程度的了解才是。
如果對方無法完全理解你要傳達的內容，就必須想辦法讓他徹底理解。似懂非懂的傳達，最後一定會招致失誤。
如果是真的完全聽不懂自己要傳達的內容的話，對方還會直接反應「聽不懂」，如此還有機會可以進一步解說。就怕那種似懂非懂的理解，對方很容易不懂裝懂。
對於能力較低的對象，結果的確認更重於訊息的傳達
就算是接受訊息的一方理解力較差，但傳達上的任何失誤，仍然要由身為傳達者的自己負起責任。
特別如果自己的工作能力又比較好的話，失誤的補救作業也一定會落到自己的身上。
所以，「確認」的工夫非常重要。
講完了欲傳達的內容之後，很多人會順口問對方：「清楚了嗎？」這實在是毫無意義的問法。上司問下屬「清楚了嗎？」，下屬就算不太了解，也一定會回答「清楚了」。
千萬不要單純只用「清楚了嗎？」一句話來確認對方聽懂與否。應該把你期望的結果，也一併帶進這個問句裡。
例如：「聽完剛剛的說明，明天之前你可以交出一份讓客戶對產品特性一目了然的企畫書嗎？」直接把你期待的結果明白提示到問句裡，才叫真正的確認。@(待續)
摘編自 《時間密度管理術》 麥田出版 提供
