行事曆上要區分「商務約會」和「作業」兩類
在安排每天的「預定計畫」時，你有沒有清楚地區分「商務約會」和「作業」兩大類別呢？
儘管辭典裡對這兩者都有其定義，但筆者對於他們卻另有不同的解釋，如下：
「商務約會」簡單來說就是要和某人的會面。
所以不是單方面可以任意更改時間，所需要的時間也比較短。而且，基本上不同的商務約會，時間也是無法重疊在一起的。
而「作業」指的是製作文件、收發信件等等的辦公內容。
這兩者也可以統稱為「預定計畫」。
不過還是有所差別，例如商務約會是屬於「點」的事項，作業則屬於「線」的事項。
因此在使用電腦軟體編輯行事曆時，如果可以用不同的顏色標示出來的話，便會更清楚明瞭。
大多數的人都以「點」來標記商務約會，就連作業也只以結束時間為「點」來標記。但這麼一來就會讓行事曆上的諸事項變得不容易執行。
因為屬於作業的部分，應該用線來標示。如果不用線來記，就會不小心在進行作業的時間帶上，又排入了商務約會。
例如文件的製作，對於何時開始著手、何時必須完成，都要確實掌握才行，不可混為一談。
切忌將「作業」和「預定計畫」混為一談
許多人在安排預定計畫時，只一味著重在商務約會的部分，而忽略了作業時間的掌控。因此經常發生開會在即，卻還來不及將會議資料和各項準備工作完成的情形。
因此，作業時間也必須確實標示在行事曆上才對。不過，前提是你必須要能預估自己所需的時間。至於預估的方法，筆者稍後會再詳述。
筆者的工作安排，是商務約會和作業各占一半。一般人會以為，以寫作為職業的人應該是成天都在寫稿吧。
事實上，白天時間我幾乎都在外面忙著採訪、開會、演講、顧問……等工作，只不過最終還是需要化成文字，才能算是我的工作成果。
就因為如此忙碌，所以如果我不能確實將商務約會和作業分開來的話，一定會來不及交稿。
作業時段和商務約會的時間或許還可以重疊，但不同的商務約會之間的安排，則不能互相衝突才行。@(待續)
摘編自 《時間密度管理術》 麥田出版 提供
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